心意与收获 远超乎马卡龙塔的高度

(钟韵 / 采访报道)

自2014年开业起,每年年底都会举行的北京华尔道夫舞会,今年已办至第三届。今年,因舞会时间正巧赶上希尔顿集团的企业社会责任周,因此酒店团队便兴起了为活动添注慈善元素的想法。盼借出彩的活动和精致的美食,为两个公益组织提供力所能及的说明。

整个活动分成几个部分。一是挑战世界纪录的马卡龙塔。最终,没有运用任何粘合剂的马卡龙塔,达到了1.62米的高度。二是华尔道夫舞会,其中包括现场乐队表演、多家华尔道夫酒店房券抽奖以及奢侈品牌所赞助产品(如礼服、LV项链等)的拍卖。

为了这场十月下旬的活动,酒店刚刚入夏就开始进行筹备和门票销售;除了在微信公众号上进行大力的宣传,也借媒体的力量扩散消息。其销售管道包括酒店自己的微信商城、销售人员拜访客户时对活动的介绍以及大企业的慈善投入。舞会开始前几天,门票全部售罄,销售过程颇为顺利。

挑战1
挑战世界最高马卡龙塔

北京华尔道夫酒店宴会销售总监尹新新说道,马卡龙塔的每一块马卡龙重量都经过严格控制,但由于搭建过程中遇到的几次塌陷对时间造成了损耗,导致团队未能在预期的时间内达到超越2.12米的高度。当天,经认证的测量机构和吉尼斯机构的见证者以及酒店的厨师团队早上6点便已到位,然而最终马卡龙塔还是没有打破世界纪录,是这次活动美中不足的小遗憾。

不过,最终马卡龙拍卖筹善款的任务还是完成了,而当日搭建马卡龙塔的尝试本身也吸引到了许多公众前去观看,为活动一大亮点。多余的马卡龙,酒店除了赠予兴趣被勾起的住店客人,也在活动结束后由酒店管理层和赞助活动的非营利机构亲自带到北京丰台妇幼保健院,慰问住院自闭症儿童。

 

挑战2
空间运用效能最大化

北京华尔道夫酒店公关经理李玥说道,由于马卡龙的用途早已提前规划,因此在慈善目的达到的情况下,塔是否达到了预期的高度,其实也只是一种象征;厨师团队在为了共同目标付出一天的努力之后,是否真的打破纪录,其实也不再重要。

由于北京华尔道夫酒店的场地相对较小,有效地综合利用所有空间非常关键。当时酒店一层酒廊「羿庭」被清空,搭建红丝绒马卡龙塔;其灵感来源于前几年日本创下的最高马卡龙塔世界纪录以及华尔道夫品牌中经典的红丝绒蛋糕。

西餐厅「荣尊1893」招待媒体晚宴。这是因为,当天活动到场人数约为170人,然而宴会厅仅能容纳约10~12桌。为化解空间问题,酒店为媒体和购票客人做了不同规划。

多数媒体被安排在一层的法餐厅用餐,主秀则在二层大宴会厅进行,现场并约有100名客人落座。但为避免媒体错过舞会重头戏,酒店请了「小脉直播」在一层进行了同步直播,让媒体身临其境。

「北京-纽约时光隧道」搭建在酒店二层foyer。时光隧道里,北京戏台和纽约百老汇舞台上表演着京剧与百老汇歌舞,是当此活动的一大亮点。

选择布置这样的主题空间,李玥说道,是因为纽约华尔道夫在整个品牌当中占有重要地位。不仅红丝绒蛋糕和华尔道夫招牌鸡尾酒起源于此、许多经典电影以此为背景,李鸿章作为中国第一位访美的重要政界人士,当时也下榻在纽约华尔道夫,而北京华尔道夫正是李鸿章北京故居。因此这次活动希望利用时光穿梭的概念,在连接品牌经典元素的同时,呼应两家酒店之间地理位置和品牌背后故事的密切关系。

嘉宾入场的动线也经过相应设计。在客人走到宴会厅需经过的旋转楼梯口,酒店放置了美丽的水雾门,真正营造出穿梭气氛:从客人走进酒店感受到的别有洞天,到经过水雾的朦胧感,再从翻开时光隧道的帘子走到活动主场,步步都有小惊喜。

不过没有预料到的是,当时时光隧道占据了很大的区域,而原分流至一层用餐的媒体又希望体会北京到纽约的穿梭概念,导致foyer的人员越来越集中。发现了这个问题后,酒店迅速把原留为工作间的会议室布置成了鸡尾酒区,疏解人流。

主场在宴会厅,爵士乐队等各项表演以及拍卖环节都于此举行。主场中,酒店也遇到了一些小插曲,但因为选择了「对」的主持人,这些尴尬得以化解。一是,为方便客人签到时将抽奖联投入箱中,抽奖箱临时从宴会厅门口被放置在foyer的签到处,而酒店团队因过于专注于现场服务,导致当主持人在进入抽奖环节时,却发现抽奖箱被遗忘在了签到处。幸好主持人和合作伙伴都有良好的应变能力,让酒店员工在临时的互动环节过程中,将抽奖箱带到舞台。

二是,星厨Olivier Elzer虽然知道现场会有与客人互动的环节,但由于所有精神头都投注在后场准备和菜品呈现,因此演讲略显不够丰满。但主持人成功维持了现场气氛,借公关部团队为舞会做的定位及对外界人员的说明,客人也很好地了解到这次舞会的重点在于慈善,因此对星厨演讲、马卡龙塔的搭建等都有很好的配合和接受度。

这次活动为酒店带来了什么好处?

▼首先是可借鉴的经验。尹新新说道,今年是北京华尔道夫舞会首次尝试新的主题;明年如果还是运用类似主题,酒店团队会知道如何更好地协调和安排时间,使所有环节的准备工作做得更加充分。

▼活动当天,酒店为舞会进行了直播,让未能到场的观众通过微信平台感受到实况;活动之前两个公益组织及酒店总经理做的预热直播,尤其推动了当天观看直播的观众人数——仅预热直播的观众便达到2,000~3,000人,活动三天共计访问数量15,059——为酒店的形象宣传起到很好的效果。结束后,酒店公关团队也发布了新闻稿,由此得到很高的公关价值。此外,米其林星厨菜品的加入,也带动了活动参与者积极分享对酒店餐饮的高评价。

值得一提的是,当日所有参会者都清楚地了解此次舞会的定位,认真按照邀请函的要求穿上西装和晚礼服,在活动上认识了很多层次相近的新朋友,并带着满意的笑容离开——包括媒体在内。

说服媒体穿着正装,并在北京降温的寒冷傍晚依约到场,关键是在邀请时便一对一地与受邀者清楚描述活动内容。李玥说道,当时酒店邀请了75位媒体,预期实际到场的人数约50人——这类媒体活动,中国媒体的出席率通常会流失30%——但令人惊讶的是,当天到场的媒体达到70人,另5人是因为较严重的事故等问题才未出席。能得到包括媒体在内的参会者对这次活动的认可,颇令人惊喜。

Sponsored Posts

LEAVE A REPLY

*Comment moderation is in use. Please do not submit your comment twice.