簡化成為商旅管理者的共同訴求

HRS亞太區副總裁姜君

(劉霈芯‧張廣文/ 採訪報道) 隨著新技術的快速發展以及商旅人士需求和期望值的提高,商旅經理正在努力面對更為複雜、多層面的商旅計劃管理,因此,越來越多的商旅管理者意識到簡化商旅的重要

據全球商務旅行協會(GBTA)的預測資料顯示,2018年中國的商旅市場支出將實現8%的增長,依舊領跑全球。費控寶總監汪遠根則表示,中國商旅管理市場交易規模持續攀升。2018年預計中國差旅管理市場交易規模達到2,214億元,增長率達18.2%。此市場規模包含機票、酒店、用車等產品,但MICE業務未計入商旅管理市場規模中。

商旅支出持續上漲、市場普及率逐漸提升,驅動商旅管理市場規模快速增長。一來,商旅範圍國際化。「一帶一路」驅使越來越多企業走出去,企業商旅範圍越發國際化。根據調研,60%企業商旅範圍覆蓋國內外,僅國內出差企業占35%。

再者,商旅次數增多。近7成企業2017年較2016年商旅頻次增長,70%以上企業預估2018年商旅頻次增加。另外,企業認知提升;企業客戶對商旅管理的知識逐漸提升,商旅管理理念增強。此外,企業管理訴求增強。企業客戶對商旅成本控制及商旅管理有效性需求膨脹,對專業商旅管理企業的使用訴求不斷增長。

隨着商旅市場的壯大,企業商旅管理也將面臨諸多挑戰。HRS和商旅管理人員總會(ACTE)共同完成的一項針對企業商旅管理者的調查報告顯示,隨着新技術的快速發展以及商旅人士需求和期望值的提高,商旅經理正在努力面對更為複雜、多層面的商旅計劃管理。

為了應對這一挑戰,。研究結果顯示,有72%的採購商將簡化商旅管理作為其首要工作,排在成本降低(88%)、資料安全(84%) 和提高商旅人士滿意度(75%) 之后。

HRS亞太區副總裁姜君女士表示,「越來越多的商旅管理者關注簡化,這是行業發展的必然結果。我們可以從管理者和商旅人士兩個角度來解讀簡化,這是他們共同的訴求。隨着商旅市場體量的增長和新技術的引入,傳統的方式已經無法滿足現有的管理需求,管理者迫切需要在管理流程和手段上進行簡化和革新。我們也看到,商旅人士對商旅體驗中的流程簡化和‘即時性’有着越來越高的要求。因此,商旅管理的複雜性、技術的進步以及企業與商旅人士的需求都將推動我們整個行業向着更為高效、簡化和透明的方向發展。」

HRS亞太區副總裁姜君

智慧化浪潮下的業務流程外包
新技術的發展和智慧化應用的加入為商旅行業注入了全新的內容,為簡化商旅帶來了絕佳的契機。對採購和財務部門而言,提升商旅開支的視覺化程度、酒店項目的合規性和商旅人士的滿意度,是他們所要實現的核心目標。但在實際工作中,原有商旅流程的複雜性、對人工的高度依賴和低配合度,往往成為實現這些目標的絆腳石。在此情形下,尋求專業的外部合作伙伴的支援和建議,並對商旅流程進行業務流程外包(BPO)也就順勢成為許多企業的選擇。HRS大中華區總經理施南飛先生認為,選擇商旅管理業務流程外包的外部合作伙伴不僅僅需要關注他的專業知識和解決方案,還需要有強有力的技術創新和研發能力。

HRS大中華區總經理施南飛

他表示,「如今商旅行業的發展是技術導向的,人工智慧、大資料和區塊鏈,這些炙手可熱的新技術與商旅流程的簡化息息相關,從酒店採購、到搜索預訂、再到集中支付、費用管理與分析,所有環節都需要實現智慧化,都離不開技術的支援。我們需要關注的是如何將這些新技術加以應用,讓它更好地與商旅管理和本地市場的實際需求相融合。」

集中支付方式成為簡化關鍵
商旅流程中的支付環節對企業是否可以實現商旅管理的簡化,具有重要意義。傳統酒店支付方式高度依賴人工流程,需要商旅人士墊付房費並進行個人費用報銷。而財務部門則需要通過人工對賬和審核來完成商旅企業花費的結算。在此過程中,冗雜的財務流程和高昂的人力成本,為企業和商旅人士帶來諸多弊端。

HRS亞太區副總裁姜君女士表示,集中支付方式的落地從根本上改變了這些問題,統一平臺支付的方式為企業商旅管理人員和商旅人士帶來了更為智慧和便捷的商旅體驗。無紙化的入住和退房以及帳單的自動審核,為商旅人士和企業財務人員免除了繁複的工作。提升了效率並節省了流程成本。同時,整合度更高的費用管理方式為企業帶來更好的透明度,為企業踐行員工關懷和成本節省,提供了有力的支援。

她進一步指出,集中支付反映了簡化在支付環節的應用。同時,集中支付也是決定整個商旅管理流程是否能夠真正簡化的關鍵。實現集中支付就像為商旅管理流程打通了任督二脈,由于不再需要墊付、報銷,以及無紙化快速入住和退房,商旅人士可以獲得更好的商旅體驗,從而提升了商旅人士的配合度和採用率,讓商旅管理項目真正落地,從而使得簡化成為可能。
此外,集中支付方式同樣可以惠及酒店。

接納集中支付方式的酒店,在未來商旅市場的競爭中會具有相對優勢,商旅人士和企業往往更加青睞這些可以便捷地支付和結算的酒店。

Mobile Internet
移動互聯將成為商旅管理的下一個風口

在移動互聯時代的迅猛發展下,商旅管理新模式越加現形,為早已是主要移動網民之商旅客及相關管理者,帶來更大的作業簡化。

費控寶總監汪遠根表示,三項關鍵技術加速了產業互連網(B2B)時代的到來。

1. 無所不在的智能終端。滲透及普及率較高的智慧終端無所不在,使得產業互連網高速發展,也使得企業移動互連網應用成為下一個風口。

2. 不斷升級的寬帶網絡。4G、5G網絡的逐漸盛行,帶來了隨時隨地寬帶移動互聯接入的可能,必將在大數據的信息傳遞中,扮演重要角色。

3. 空前強大的雲計算能力。日益被大家接受的雲計算,能夠按照企業自身需求提供資源,使企業可以方便、經濟地使用。
從信息系統技術設施到應用平臺,甚至于應用軟件服務,都將以新的方式提供。
2011年到2019年,中國移動網民規模首次和中國整體網民規模一樣,達7.8億人次,當中,整體網民增長率達1.7%,而移動網民增長率達2.5%。

未來十年后,雲計算領域將出現大變化,網民將達到8億人次,透過網路自助的需求量將爆發,所有的研發與測試環境都會運行在雲上,80%的企業生產應用運行在雲上,同時,100%企業數據都會存儲在雲上,而且企業雲是最安全的IT環境,80%的企業用戶只會使用套件供應商(Suit Provider)提供的SaaS服務。

另外,從中國商旅管理市場需求多元化趨勢來看,國際化、移動化、自助化、服務多元化、支付多元化為特色。中國商旅管理市場技術應用趨勢方面,主要為集成化、自動化和大數據。

以費控寶企業級差旅一站式解決方案為例,其跨界合作打造企業採購、消費生態圈,並從企業費控管理切入,打造企業級消費和採購入口,是一款結合雲計算、大數據和Saas平臺技術研發的費控管理系統,可實現與企業內部的ERP、OA、HRM等系統、外部稅務地展開、電子發票、網銀、商旅服務(TMC)、電商等多平臺的互聯互通。企業接入費控寶即可管控在差旅、消費和對公採購等日常業務運營中的費用支出,實現移動辦公、全流程在線處理、數字化決策,提升企業內控、運營效率,省錢又省力。
簡單說,費控寶結合商旅服務的機票、酒店預定,以及企業服務的ERP、稅務、電子發票,還有消費平臺的移動打車、點評網、網購,也包括了金融機構,如銀行、支付平臺等。

在功能架構上,費控寶可以系統無縫對接六部分,一為員工預定與核對訂單,二為領導審批、確認入賬及成本分攤,三為對賬、結算,四為財務審核、記賬,五為資金結算,六為企業銀行賬戶。同時,直接在企業HRM、ERP、OA系統中被使用。目前已經完成國內十家最大TMC、用車出行和酒店平臺資源系統對接和資源整合,2018年內要擴展到四十家,並在企業差旅和採購上游資源整合上,持續處于領先地位。

未來規劃方面,費控寶開始打造面向大中型企業和企業集團的開發及票據管理的智慧外部服務平臺,也就是佈局財稅智能BPO服務平臺。近期推出了差旅票據OCR智慧識別功能,此移動端票據採集方案,提供完整的手機採集集成方案,包括APP集成、微信公眾號集成、微信小程式集成、API介面調用,還有領先的OCR識別技術,以及基于CNN卷積神經元的人工智慧演算法。
從浦發銀行差旅集中管理項目案例來看,打造一個差旅核算集中平臺,一期的系統功能包括:員工事前申請、自動差標控制、系統自動對賬、審核出差事由、員工確認行程,以及財務對公結算。項目價值分析方面,包括:

▼實現差旅集中採購、降低全行差旅支出。

▼在員工差旅預定、費用報銷等業務流程中,實現移動辦公簡化業務流程,提升工作和管理效率。

▼內外部系統無縫對接,消除重複性輸入工作,提升財務工作效率,降低財務處理成本。

▼系統性實施費用預算控制,整合業務和預算控制流程,降低增效,提升機構盈利能力。

▼順應國家財務政策變化,提前規劃系統以適應「電子發票」為公司商務旅行費用報銷等業務帶來的影響。

▼差旅與費用管理系統可支撐多層級法人實體架構,面向集團統一部署,滿足財務共用中心的規劃要求。

中國中鐵差旅集中管理項目案例方面,則實現了差旅政策制定與執行、商旅訂單管理、TMC平臺配置管理等功能,商旅對接通過平臺提供的標準接口,接入協力廠商商旅平臺商進行商旅產品預定、退改等功能,通過規劃統一的商旅管理平臺。而系統功能包括:TMC對接管理、差旅管控、TMC評分。就項目價值分析而言,綜合來看包括有:

▼降本。打造TMC標準平臺,中鐵集團及下屬公司可根據自己需要自由低成本服務商,TMC切換零成本。

▼增效。出差申請、審批,系統自動處理,明顯提高企業管理效率。▼ 合規。最票價實時提示,差標管控自動提醒,員工費用更合規。

▼ 透明。每筆消費訂單可實時同步回傳到系統,花費一目了然。

Artificial Intelligence
人工智慧將滿足個人化及商旅安全需求

隨著旅客對商務旅行的安全性和個性化需求的不斷增加,商旅市場面臨著巨大的機遇和令人興奮的發展趨勢,人工智慧(AI)將被運用到企業商務旅行中,企業的員工關懷責任也將變得愈發重要

FCM Travel Solutions中國區銷售和客戶管理總監張郢表示,越來越多的商務旅行者使用智慧手機、平板電腦、筆記型電腦對其旅行的安排和花費進行管理。

2018年,將有更多的旅行者使用人工智慧(AI)旅行助手管理其旅行相關事務。這一創舉令商旅人士在旅途中的任何時間皆可通過移動設備與聊天機器人互動,向聊天機器人咨詢行程,獲得旅行推薦和建議。

FCM Travel Solutions近期推出了人工智慧聊天機器人SAM,為協助在途旅行者獲得旅行信息和排憂解難提供了全新的差旅解決方案。舉例某個差旅場景:旅行者動身前往巴黎的前夜,SAM推送給他/她巴黎當地的天氣預報,並提示他/她帶上所需衣物或雨傘。

政府立法支持應用 費用管理技術提升
亞太地區的部分機場也逐漸推出使用人工智慧的舉措。比如,澳大利亞政府正在權衡立法,允許旅行者在過境時憑借面部識別、生物識別技術獲得身份識別。在不久的將來,旅行者將無需出示護照即可完成行李托運、安全檢查、入境檢驗。

此外,他進一步指出,差旅費用管理在技術領域也呈現進一步的發展態勢。差旅企業對于可以即時進行費用管理的APP需求將會增加。自動化不僅優化企業差旅費用的填寫和報銷流程,更可以防止差旅費用管理過程中出現的欺詐和人為錯誤。

而雖然經濟預測令企業領導者相當樂觀,但並不意味着企業計劃增加差旅預算。企業繼續尋求降低差旅支出的方式,卻也並不等于減少差旅頻次。在很多時候,企業領導者的第一直覺也許是自行管理差旅預訂,以省去協力廠商費用。然而,差旅管理公司經常提供給企業或機構內部人員具有競爭力的價格,這往往並非是企業的差旅經理或人力部門的員工可以實現的。

員工關懷責任升高 企業保障差旅安全
企業所肩負的「員工關懷」責任將繼續在亞洲的旅遊業中扮演重要角色,尤其是在中國這樣的新興市場。員工關懷責任意味着在員工出差或者為工作忙碌時,企業有道德義務和法律責任保障員工的安全與幸福感。

英國和澳大利亞正在努力推動相關立法,而由200家組織和機構共同簽署的全球首個員工關懷宣言也于近期出臺。亞太地區越來越多的組織將加入其中,支援風險防範和執行差旅安全原則。

企業必須保障出差員工的安全。只有前往偏遠地區出差才需謹慎這一觀念早已過時。過去一年曼徹斯特、巴黎、倫敦發生的恐怖襲擊事件也反映對差旅人士的安全負責至關重要。想要領先風險一步,保證員工安全的企業或機構可以借助差旅新興技術。先進的差旅解決方案不僅幫助企業和機構即時追蹤出差員工的所在地理位置,而且通過差旅技術平臺時刻刷新相關危險或暴力事件信息的動態。

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