When trade show met Beast 当最重要展会遇上最强大暴风雪

(张广文/英国采访报道.摄影)   由英国旅游局主办的2018探索英国(ExploreGB)旅交会,以展现英国最好的旅游目的地和产品为主题,在2018年2月27日至2018年3月10日于纽卡斯尔举行。期间,全球旅游行业代表和英国供货商们分别进行了多场一对一的桌上洽谈,同时有机会深度的探索英国目的地的魅力。然而,万众瞩目的展会,竟然就遇上了近年来最强大的暴风雪来袭,上千位参会人员可能连顺利抵达现场都有问题,那组织方该如何应对这突如其来的考验,进而完成任务呢?

2018探索英国(ExploreGB)旅交会
▼ 英国旅游局
▼ 展现英国最好的旅游目的地和产品
▼ 2018年2月27日至2018年3月10日,其中,会议活动在2018年2月28日至2018年3月2日举行,而教育考察活动则在2018年3月2日至2018年3月10日上演。
▼ 来自20多个国家约600名买家,以及英国本地300位供货商
▼ 2018探索英国 (ExploreGB)旅交会在纽卡斯尔上演,而中国两个教育考察团队:一个是东南中国组,前往了英国北部,而另一个则是西北中国组,前往了
英国东南部和伦敦。
▼ 全球旅游行业代表和英国供货商们分别进行了多场一对一的桌上洽谈,同时有机会深度的探索英国目的地的魅力。活动期间,在圣盖茨黑德音乐厅(The Sage Gateshead)举行的主题晚宴,绝对是最高潮。
▼ 最重要的旅游展遇上了最强大的暴风雪来袭,如何才能顺利举行?

今年的探索英国(ExploreGB)旅交会,遇上了英国自过去27年以来的最大一场暴风雪,大风雪在英国被称为「来自东方的野兽(Beast from the East)」,完全是没有人会想到的一场突然其来的天灾。当时虽将迈入三月,但是欧洲有许多地区仍然被来自西伯利亚的寒流袭击,各地都出现零下的严寒低温,大雪不断,也造成许多灾情,包括有数十人死亡。

展会即将开幕,但英国已经连续好几天都降下大雪,许多道路被大雪塞住,地铁和火车也因此受到影响,英国航空公司(British Airways)约取消了60班伦敦希斯罗机场(Heathrow Airport)起降航班。

据BBC报导,这是英国近30年同期最冷的一次,部分乡村地区气温下探到零下12度,造成数百间学校停课,许多地区都被积雪覆盖。爱尔兰则是被1982年以来最严重的大雪袭击,积雪在一夜就有10公分。

英国旅游局大中华区区域总经理兼中国及东北亚区代理总经理钱岗表示,暴风雪加大的第一天就发生在所有代表纷纷抵达英国的同一天晚上,英国旅游局为此需要重新协调很多事项,包括:会议期间的食物和饮料、接送代表们的交通运输服务、机场迎宾策略、教育考察路线等。

突然出现了大挑战,英国旅游局也只能积极面对。而且由于事关近千人的日程,旅游局必须非常快速的反应,立刻聚焦当时的紧急情况,全力展现出本身的团队合作精神。

重新安排所有团队线路
首先,英国旅游局的产品发展及分配团队,在仅仅两天的时间内,便重新预定了19场教育考察路线,将所有行程全部调整;在32小时中,把20 0多位参与者一一归类进32个考察团中,一团最多22人,所有团队线路全部重新安排。当中,每一个细节、每一个环节都必须确定万无一失才行。

整个团队连续24小时都投入工作,而且每一位团队成员的电话也一直都处于待命状态,所有人都明白,随时随地都需要处理问题,将解决问题视为第一优先目标。

化整为零、团队协作
其实,危机处理的核心团队只有四名员工,因此在预计的时间内,成功完成了所有的重新预定和调整,是一项非常惊人的成就。位处伦敦的所有其他员工以及海外网络成员,全部都自告奋勇地加入解决问题的行列,支持核心团队,并且将大型工作一一分割成更小的操作任务。整个处理过程,所有人都因为同一个目标而努力,漂亮的展现出不分国家与部门的团队合作精神与努力。

钱岗强调,一个活动的成功,可以从很多方面进行评估,包括一个一个活动之间的无缝推进和顺利结合、有趣的元素、为主要目的而建立的专业会议、与会者在社交媒体上发布的热门话题、食品和饮料的提供,以及传达给客户的推广意念和语气等。就英国旅游局而言,团队高度关注活动细节,而且活动团队力求让每位参会者都拥有最佳的活动体验。

旅游局身为推动英国成为主要度假和商业目的地的政府机构,除了在活动期间,积极致力于完善每一个环节,并让每一位到访者留下深刻美好的印象,活动是否办得好、是否成功,重点也在筹备。筹备过程中对关键细节的拿捏,和大局方向的把控一样重要。而拿捏和把控是否合理,是基于充分沟通基础上的团队协作,也是基于团队成员间的充分信任。

临机应变仰赖长期积累
为了迎接来自全世界的买家和媒体,英国旅游局将本次活动的筹备时间,拉长达九个月,但对于气候的骤变,的确难以准备。幸好,英国旅游局和英国本地及海外市场的旅游业者,都已经建立了深厚的友好关系,因此,反映到组织每年举行的探索英国(ExploreGB)旅交会,点滴堆栈而成的现有机制,早已相当成熟了,也才能成功克服如此大的临时考验。

此次活动后,英国旅游局学习到,本身团队非常有韧性,而且成员非常积极的解决问题,为了解决很难得的危机,反而累积、增加了很多极具价值的管理经验。由于此次突然出现的暴风雪,反而使得今年的活动,让参与者格外难忘,不但加大了团队之间的凝聚力,也让整趟活动能在不断对暴风雪开玩笑的氛围中,有趣地推进。很多参会者反映,虽然遇上了如此大的暴风雪,但是此次活动依然是他们体验过最棒的旅交会之一,也非常期待参与英国接下来在未来举行的活动。

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