（钟韵/ 采访报道・摄影）在酒店举办会议活动时，一旦活动出了问题，是酒店承担责任还是会议组织者？八成是会议组织者。所以说，在合同定下来之前，会议组织者最好花功夫，和酒店好好谈条件，为日后可能出的状况省下不少麻烦和成本损失。
要怎么才能在和酒店谈判时，为自己创造最有利的条件、更好地保护自己的利益？Smithers Information营运和制作总监Alyssa Perna介绍，首先，一定要有取消条款；一旦间夜或场地取消，所须支付费用依取消时间远近而递加。比如活动之前一年取消，须支付全额10%；活动前两个月取消，则须支付全额90%。「改期条款」也是应放到合同里的内容。这指的是，如果在一定时间内取消活动，那么如果在接下来一年（通常是一年）内为酒店带来规模、利润都差不多的新活动，就可取消违约金，定金直接移转到下个活动使用。
客房方面，一定要设下减员条款。也就是说，假设定了100间夜，但最后参会率不如预期，组织者最多只需负担80间夜的费用，或是负担损失房晚原费用的80%。这些条款在参会率浮动的情况下，很有可能为组织者省下大笔大笔的成本。
再就是最优惠政策。假设组织者为参会者谈好了很棒的酒店价格，但活动前五个月发现另一个团体的价格比自己谈的还要好，那就可以回去和酒店谈，要求酒店提供与之匹配的价格，为自己或是为参会者省钱。
