商旅成本的虚假节约需获更高关注

(钟韵/採访报道)国旅运通发现,大多数中国企业表示已经建立了衡量商务旅行投资回报率的体系:有41%的企业会每月追踪签署新业务协定所需的商务差旅支出水平;超过一半的公司声称会运用多种手段来衡量商务旅行的投资回报率。但管理理念不到位、重视直接成本而忽视间接成本和机会成本,是中国商旅管理市场面临的重要核心问题之一。

据国旅运通商务旅行近期与经济学人智库完成的调研报告显示,为了满足纸面上的成本节约,许多企业对于商旅管理的概念仍停留在「机票、酒店、协议价」,却忽略了员工安全、公司治理、资料安全、报销流程以及时间成本等各种间接成本,导致差旅政策再严谨,最终仍会收到反效果——也就是因「虚假」的节约而付出更高的成本。

国旅运通全球商务旅行副总裁及总经理谭浩凌举例,在中国机场、航班数量都不若今日多的2002年,航班淮点率可达80%,然而到了2017年底、2018年初,航班淮点率已落至70%。意即商旅人士每次出行都有30%的机会面对飞机晚点甚或退改签的问题。因此除了直接成本之外,商旅管理还需将时间等间接成本也纳入考量。

而除了间接成本之外,还需考虑的还有「隐性成本」。他举例,大多数情况下,未使用的差旅机票都可退改签、在一年以内都能使用,然而很多企业并不知道;随着中国航班数量迅猛上升至淮点率持续下降,这个问题未来还会放大。

相关调研显示,48%的企业每年有5-15%的未使用机票未做退票,还有一部分企业根本不知道可以这麽做。就一个中性企业来说,一年就会在此隐性成本上有300,000元的损失。

谭浩凌强调,本土企业应该向成熟先进的理念学习,追求真实有效的成本节省、保证差旅品质、员工安全和差旅人授权管理。而单纯追求表面价格、不灵活的差旅政策等严格的成本节约措施,由于导致的合规程度较低,所以可能只会产生虚假的成本节约表像,并给企业带来全方位的负

资料分析力助企业精细化管理

再者,企业要达到节约成本之前,资料分析自是不可少。资料分析为的是向下一步决策提供帮助。在差旅系统裡加入资料分析结果并进行优化,在审批过程中提升企业的精细化管理水平,是资料分析的真正目标。

从供给侧和需求侧的角度来看,各种差旅资料究竟可以为企业带来什麽帮助?斯伦贝谢北亚区供应链经理刘畅就其报销资料的实际经验举例,该公司曾在几年前统计过赴北京出差的员工入住了哪些宾馆,并估计连同研发中心、中国区总部和机场周边,数量约在20家以内;然而其团队却惊讶地发现,公司全年在北京使用的宾馆数量达到70几家,而这个数字背后的原因、每趟差旅旅程是否符合公司规定,也都不清不楚。

得到资料之后,其公司团队就公司在北京的两个点及机场周边的宾馆,进行了整合和减量。这麽做首先带来的影响是大幅简化了与宾馆的对接,毕竟要持续跟踪70多家宾馆的使用情况非常困难。其次,在整合之后,该公司于其中一家宾馆的间夜量有了非常大幅度的上升,因此更直接的影响是,其隔年的协议价每晚降了200元。这是实实在在的成果。

他又举例,有一件很难做,但他们仍不断尝试的项目是机票提前预定。他解释,关于机票最佳预定时间的分析非常多,而在服务行业若是差旅行程牵涉到客户,也很难提前进行预定;但其团队仍希望加强瞭解,就商业运作来说,国内和国际机票究竟提前多长时间预定较为合理、价格较为合适,并在不影响实际差旅频率和体验的情况下,进一步完善差旅政策。

目前,该公司已基于相关资料分析提出了国内、国际机票提前预定区间的建议,并将这些政策融入线上预订系统和审批流程当中;如果出差者提前预定时间符合政策要求,审批将得以简化,若不符合,则会得到上级更多的检视——也就是利用精细化的系统调整,在不影响服务品质的前提下有针对性地处理可控问题。

从这两个例子,他表示,资料分析结果可以引入未来的决策和计划,为企业差旅带来实质性的影响。

国旅运通推出AI机器人「小通」

(提供/国旅运通)

国旅运通全球商务旅行日前于北京启动2018中国商务旅行系列研讨会,探讨行业趋势,同时推出国内行业首个差旅政策人工智慧机器人「小通」,为企业提供便捷的差旅沟通服务。

国旅运通全球商务旅行2018中国商务旅行系列研讨会今于北京启动,之后还将访武汉、青岛等国内重点二线城市。国旅运通《中国商务旅行晴雨表》显示,一方面,许多中国本土企业对于差旅管理的认知仍停留在机票、酒店预定的基础服务的阶段,差旅项目的核心评估手段也以单一的价格为标准,缺乏更深层次的高效管理需求和总成本优化的意识,且管理手段较为落后,未采自动化、流程化的管理方式;另一方面,移动应用、人工智慧等新科技在中国的普及应用速度远超西方,本土企业对于差旅管理手段之科技先进性的要求也远远高于西方企业,显见中国商务旅行管理当前兼具起步与超前两种特徵。

不过与此同时,中国特别是大型的企业对于差旅管理的意识也开始觉醒;据国旅运通面向一批国旗和央企、IPO企业和美概股企业的相关调查显示,受访者普遍认为企业差旅管理会影响公司的业务开拓与维护、运营管理、员工差旅满意度、工作积极性和效率。

但影响公司差旅管理的主要因素包括差旅管理人员专业知识和高层人员支持的缺乏,以及意见不统一等。此外,公司政策的变化以及差旅者对政策的不瞭解,也是影响差旅体验的重要因素。

基于此,国旅运通推出了全新的差旅费控系统,实现差旅审批、预定到完成报销结算的全流程系统自动化控制;以及基于人工智慧平台的差旅「情感机器人」(Emotibot)「小通」,为企业提供便捷的差旅沟通服务并说明企业实现行前预定和行中控制。

国旅运通全球商务旅行副总裁及总经理谭浩凌表示,「高效、专业、智慧将是中国未来差旅行业转型升级的关键字,而国旅运通通过按需定制的解决方案,为企业和差旅人提供精细化、人性化的灵活差旅服务,让差旅成为企业自身业务发展的润滑剂、催化剂。」

差旅细分人群行为及需求差异显著

企业差旅当中,不仅单位和个人因角度不同而有不同的需求,终端差旅者间也有细分人群的差异;与此同时,差旅人群总体的需求也在改变。

爱普生中国差旅经理王婷就其个人观察举例,首先,七零、八零后差旅者较为愿意遵守公司政策,合规意识非常强。然而到了八五后、九零后乃至零零后,差旅者就变得更勇于挑战公司规定,所认不合理处必会提出;在规定允许的范围内,也会积极争取个人利益的最大化。

其次,差旅者对交通和住宿具体细节的关注度在提高,预定行为也越来越会反映出个人喜好和对旅行感受的注重,比如主动选择自己所习惯的航空公司和时间点的航班、选择自己常用品牌的酒店甚至客房位置(很多差旅人会在预定时提出客房须最靠近电梯或非处于走廊尽头等要求)等等。

同时,他们也注重安全:选择大型知名航空公司的航班、大品牌或全球连锁的酒店,很重要的原因便是为了让人身安全有更好地保障或在遇到紧急情况时迅速获取解决预案。

基于这些观察,她认为,

1. 企业差旅经理应尽可能瞭解员工心声。比如,其公司每三个月到半年便会进行员工调研,真真实实地和员工沟通、瞭解他们的需求。需求汇总后,差旅经理首先会将需改善处及时向TMC传达,以进一步提高员工的差旅满意度。

2. 其次会就政策建议进行分类、总结,若有普遍存在的实际问题,便进行规定的调整和更新;若有个别情况,便再次把公司的想法和建议向员工回馈。也就是非一味要求员工遵守规定,而是互相理解、共同完善和执行差旅政策。

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