企业差旅付款方式正在加速改变

(张广文/採访报道) 在当今的企业支付领域,企业客户要求能够以无缝、方便、即时和多渠道的方式交易支付。为了满足这些需求,支付技术和平台/系统提供商正在创建与数字支付解决方案相关的全新解决方案,这些解决方案将在未来几年显著地改变公司差旅部门的支付方式。这些变化也将改善旅行者体验,提高旅行计划的效率,并促进整个行业的进步,进而影响旅行者的决策和行为,提升公司照顾员工的管理机制与履行关注义务。

为什么付款越来越重要?付款具有可审计性,能够持续满足不断改变的治理环境,而且是丰富的资料来源,让企业可以履行关注的责任,也能扩大差旅经理的角色,更必须是一个合规工具。

谈到公司差旅部门付款方式的未来,独立顾问Chris Pouney表示,对所有差旅经理来说,付款解决方案永远是最麻烦的问题,也是最需要关心的基础议题。现在随着信息科技发展,很多无现金付款方式出现在市场上,例如,支付宝、微信付款等。差旅者也许不想使用公司建议的预定工具、不想入住公司签约的酒店品牌,但是一定会想要报帐,将自己先付出的金钱收回,因此掌握合适的付款机制就可以管理好差旅,了解差旅者动向,提高差旅者对公司的配合度,同时了解差旅者花费重点在哪,以便聚焦管理重心,进一步管理与之相关的税务事宜。

挑战方面,付款成本和复杂性持续变化、不同地区拥有不一样的要求和能力、付款方式的掌握往往是权力把持的核心;而且差旅经理要改善付款管理之余,他的其他日常工作不会消失,像是九月对很多企业来说都是酒店RFP时间,寻找付款策略、改善付款流程等,只是差旅经理工作的一小部分。另外,很多公司将付款部分纳入财务部门管辖范围,因此差旅经理要处理也不容易。而且很多公司将付款融入于后台既定的解决方案机制中,差旅经理要调整或是改变都很困难。

就机遇而言,付款方式在全球各地的习惯都不同,市场上可以看到越来越多大型企业不再处理现金,改以其他方式取代,如网络付款、公司卡付款等,像是庞大的印度市场。另一方面,货币差异和波动也必须纳入考量,英国和欧盟分开,货币变化所带来的改变也需要关注。另外,中东地区像是阿联酋引入了VAT,也开始关注电子化现金,不想再以现金为经济体主体,而是纳入更多付款方式,让付款机制更透明、更多元。

目前流行的付款方式就是使用美元、VISA卡、万事达卡,以及线上付款。未来替代支付方式将不断出炉,而可以通过手机支付的付款方式将日趋多元,加密货币、数字资产交易平台B coin、比特币、讯息支付、微信支付、支付宝等。

就付款机制而言,用大脑思考出来的策略非常重要,但是用行动展现出来的执行也一样必须重视;就像是以效率、透明、组织、准确为目标,但是也要有支持的相关解决方案来贯彻。整体来看,付款对差旅经理来说是一个机会,可以从终端的付款一路反推到旅游採购,企业不应该靠TMC在旅游资金方面给予协助,直接准时付款给供应商,实施更透明、更有效的付款方式,对企业长期发展而言,更有帮助。

安永亚太旅游全球公司卡主管兼会议和活动负责人Nicola Winchester指出,其实对公司而言,航空合作计划、酒店合作计划、TMC合作计划即使有变化,放观全球仍然大同小异,但是付款计划以及公司卡计划,会根据市场不同而改变。付款计划以及公司卡计划往往被忽视,但是其实最需要花时间关注,因为受到付款影响的计划众多,可是唯有付款计划有效率,所有其他的计划才能顺利推进。就供应商而言,付款是名誉的代表,也是公司形象的组成要素,建立即时的付款机制,让供应商有资金可以运作,日常操作也能因此更顺畅。

虽然接下来付款方式会越来越多元,但是使用方法却会越来越简单,差旅部门不应该视付款为财务部门的事情,而是应该纳入自己范畴,认真检视、瞭解和管理才对。

此外,在付款领域应该要寻求专家的合作,和合作伙伴一起找出一个适合企业的专属综合解决方案。现在市场上调整最快的企业,将能吸引更多人才,消费者将越来越容易接受各种多元产品,以前新兴的革命性产品,未来也将变成普及被接受的选择。

其实如果让差旅人士用自己的卡来先付款,他们往往会选择自己想入住的酒店、想要搭乘的航班,而不会选择公司建议的酒店与航班,使得符合公司建议的占比不到一半,这对差旅经理来说,是一个很困难的管理现状。不过,快速发展的科技,可以帮忙处理付款的细节,让差旅人士可以自动的接受公司建议,也让公司更清楚了解差旅人士的消费习惯,更好管理差旅相关的事宜。

德国嘉惠国际亚太地区策略与企业併购主管Victor Cheng认为,在中国,政府日益收紧的规范,逼迫着企业单位越来越重视付款方式的透明性。酒店付款方面,企业也都在寻找更新的解决方案,例如通过公司万事达卡,纪录员工入住与退房时间,并能在高度安全的情况下付款。

从市场趋势来看,电子化和自动化是两大重点,印度去现金化是一大举措,中国用手机付款也已经成为主流,现在手机交易比率达76.4%,到了2019年,这个数据还将提升至85.2%。要在中国使用现金现在已经越来越困难,很多计程车司机根本没有零钱。这样的手机付款趋势虽然目前大多在休閒市场上看到,但是一定会慢慢影响到商务市场,差旅市场必须要准备好,无论在技术上和心态准备上,差旅经理才能全面掌握所有付款细节。

另外,差旅经理要熟悉每一个市场的挑战,像是中国,发票往往是一个很让人头疼的问题,也常常花费太多时间成本。此外,企业在找供应商时,不应该只聚焦一两家,而是应该更多元,更深入得瞭解每一个市场的不同点和要求,如此才更有比较数据,也更好设计出完善的付款制度。同时也应该紧密的与TMC、预定供应商、信用卡供应商、花费管理工具供应商合作,打造更顺畅、更有效、更灵活、更省成本的差旅管理流程。

汇丰亚太企业和商务卡区域主管James Holt补充道,现在最大两个挑战就是日常运作的效率,以及资料获取系统的效率。科技虽然可以帮助流程更快更好,但是科技必须要在有组织的架构下运作,要先瞭解客户需求、收集信息、建立好日常运作的基础,才能很好的使用科技;而且跟客人之间的互动,虽然可以通过机器人,但是还是有需要仰赖人与人之间的交流。

另外,要调整自己的策略,以配合客户需求,持续提升自己,为客户提供更方便、更好使用的服务和产品,如更有效的高端自动化产品。此外,生物相关的识别科技将逐渐被普遍使用,如指纹、声音、虹膜、脸部、照片等识别方式,这时候,解决方案将更为快速,但是个资的保护尤其在付款方面会非常重要。企业应该追求数据的收集,瞭解客户的需求,接受数据需要花钱取得,如此数据会更持续、也更稳定。

值得注意的是,现在批发、企业差旅相关的虚拟卡市场迅猛增长,尤其在新兴市场,未来其与航空公司、汽车、酒店、TMC等数据结合,可能成为最热门的解决方案。要发展虚拟卡必须注意旅游全程都无缝,每一个环节的供应商数据都纳入到系统之中;同时每一个市场都有不同的商务规则与标准,要确保全部都符合,也是一大挑战。

万事达卡商业支付区域主管Philip Glickman强调,在付款方面越来越多企业愿意花资金投入,当资金越来越充足,科技也就越来越进步,传统产品逐渐被取代,所有产品的成本都会慢慢下滑,所有企业都会越来越重视可持续发展,付款网络越来越大。

付款的架构建在消费者之上,不过也正在转型;B2B市场出现,小规模新兴市场也在吸引商务旅客的关注。以前人人关心美国、英国在付款市场的进步与动向,现在中国、印度在付款方面的管理和发展迅猛,而且政府也在市场上投入资金,为付款环境打造良好基础,也让私人企业在运作上更为顺畅,全新科技亦不断加入市场。未来,付款方式将更多元,众多付款方式也会更为普及的被接受,使用不同付款方式的成本更将下滑。

中国和印度市场要面对的最大挑战就是国际化,如大家谈到万事达卡或是VISA卡不会说是哪一个国家的付款方式,而是人人都可以有机会使用的一种付款解决方案、一个提供服务的品牌,然而支付宝和微信支付现在仍与中国市场密切挂勾,还没普及到全世界,未来一旦国际化成功,将为非常多旅客提供便利。

其实,现金电子化让政府好收税,让企业好管理现金流,也让旅客在旅程中方便付款,更不用担心现金遗失,目前虽然差旅市场中还没有接受,但移动支付只会越来越普及。另外,每个地区到最后都会开放竞争,让国际和国内的玩家都一起在市场上各显本事,企业必须要准备好这样的市场发展趋势。

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