共用经济应根本上提升企业差旅转运效益

( 刘霈芯/採访报道‧摄影) 共用经济的出行方式在商旅的场景下可得到了很好的结合,并在商旅的场景裡衍生出一些特色化的服务。企业应重视这些发展的变化,思考如何调整企业差旅的流程、合规性,以及如何更好地纳入共用经济的应用,进而实现提高效率及效益的目标。

随着越来越多的商务旅行人士倾向放弃公司的旅行计划,而更加青睐共用经济和替代供应商,企业该如何在提高员工旅行满意度的同时,确保差旅出行的安全性及合规性?

何谓「共用经济」?说白话就是我为人人、人人为我。共用经济就是「资源的合理再分配」,将自身多余的资源并且是大众所需求的,通过一个共通平台分享出来,并通过交换或者分时租赁等方式,不论是B to C还是C to C的共用,都实现了效率/益提升的价值。

在未来的很长一段时间裡,共用将是提升整个社会效率的一个有利补充,儘管在短时间内还很难完全取代私有,但其趋势会越来越明显,共用会延伸到生活和工作的很多层面。

上海赤达良赢会展服务有限公司首席执行官张良表示,目前,出行领域的共用单车、分时租赁就将共用的理念引入细分的用车场景,以有限的资源更便捷地满足人们的个性化、差异化出行需求。而且共用经济的出行方式在商旅的场景下也得到了很好的结合,并在商旅的场景裡衍生出一些特色化的服务。

比如Airbnb在2017年发佈了商务旅客使用的搜索工具,新的功能将允许商务人士通过Airbnb搜索已经被列为“Business Travel Ready”的住宿。被标记为“Business Travel Ready”的住宿必须有办公桌、无线网路连接,通过门卫或数字锁的自助登记,以及免费洗髮水、吹风机和熨斗等其他酒店中必备的设施,以提供差旅人士期待的服务。Airbnb看好商务市场的发展,为商务用户增加了更多功能.

Luxoft差旅经理Marcie Olbert

Luxoft差旅经理Marcie Olbert也指出,企业内部有越来越多新一代的年轻差旅者,在他们的生活裡早已非常习惯于分享经济带来的各种便利,或许其根本不清楚过去还在智慧手机互联网发展阶段的差旅过程。

企业内部有越来越多新一代的年轻差旅者,在他们的生活裡早已非常习惯于分享经济带来的各种便利。

事实上,随着时代发展许多事物都在快速改变,大多数人可以很快速的应用各类创新服务和产品,从通讯、摄影到方方面面的产品和技术都在快速变革。以国内为例,过去中国是一个大量使用自行车的国家,随着共用单车的遍佈全国,现在大家可以轻易地在路上就能找到共用单车使用,不仅便利,也不需要自行购买、维护自行车。同样的,类似的还有共用汽车、交通出行软体等,共用经济已经逐步在人们的生活中成为习以为常的一部分,因此企业应重视这些发展的变化,思考如何调整企业差旅的流程、合规性,以及如何更好地纳入共用经济的应用。

而近日针对差旅客户对共用经济看法的一项调研亦指出,差旅客户希望共用经济可更加便利有效率地应用在差旅出行人员身上,同时对企业差旅採购人员来说,也能更便捷地採集资料、分析资料,更好地为合规做出贡献,最终达到降低成本的节流目的。

那麽从安全层面、法律层面、执行层面、经济层面和资料层面等来看,共用经济又要如何在这些方面都符合企业差旅的需求?

从财务风险评估的角度来说,「可持续性」是最重要的原则,尤其是差旅方面的各种费用支出,一定要有发票作为报销凭证,才能维持控管的可持续性。

交通及住宿安全是二大重点

ATNS企业差旅经理Violente Mckay

ATNS企业差旅经理Violente Mckay表示,每个国家对安全的解读都有所不同,但差旅人员最基本的需求就是希望在差旅期间能享受到安全的服务,并确保其所有出行安全,即使在新时代环境下衍生了共用经济,差旅管理经理仍要确保企业差旅人员的入住是安全的;此外,差旅人员也特别关注其出差国家地区的交通出行安全性,因此海外出差的住宿和交通问题都是作为企业差旅所关注的重点。

共用经济服务确有成本优势

Juniper Networks差旅经理Ashok Shanmugam

Juniper Networks差旅经理Ashok Shanmugam表示,企业面临有关差旅的挑战在于库存,特别是差旅人员出差所需预订的酒店客房。我们的确看到现在越来越多的海外企业开始使用Airbnb的商旅客房产品,但对差旅採购部门来说,如果差旅人员通过TMC以外的其他途径预订住房,那麽企业就无法即时追踪,且即使通过Airbnb这类共用住宿平台预订确实能降低差旅成本,但目前对企业差旅管理来说,这类平台还没有很明确的安全措施。类似的还有在全球各地区都蓬勃发展的订车出行软体,作为企业使用者端,目前多半是保持开放态度,也逐步开始接入使用。

总的来说,共用经济的相关服务确实有成本优势,能降低企业差旅成本,但将来如何针对共用经济的差旅项目进行管理,企业也在拭目以待。

提高企业运转效率及价值

DTG大唐商旅首席执行官黄亮

DTG大唐商旅首席执行官黄亮也以自身差旅方式为例说到,在国内运用最多的包括滴滴打车、美团以及高德地图接入整合各区域城市的打车软体等交通出行应用,对一个在国内频繁出差的差旅人士来说,确实非常便利,并且大大提升出行效率。而有关共用经济话题其实已经延续好几年,业界都关注在此话题上是否有任何最新进展与变化。事实上,关于共用经济在商务差旅上的应用与否以及如何应用,还是取决于行业别,具体上不管是国营企业、民营企业或者是国际跨国公司等,又或者是产业别等不同,比如金融、快消汽车、製造业还是房地产等,共用经济的根本都是要让事情的运转效率更高,及如何在互联网的趋势下将资源和资料相匹配,为企业和客户带来更高的价值与利益。

DTG大唐商旅从2009年起就走向欧洲,建立自身的商旅网路,协助企业差旅客户能更好地获得最具性价比的差旅出行产品。举例来说,DTG大唐商旅通过自身网路即时接入欧洲地区供应商的差旅出行产品,让在中国的企业差旅客户能够直接预订当地供应商的产品,最重要的是,产品价格不会再经由其他渠道层层加价,事实上打造这样的差旅产品平台,就是一种共用经济的发挥,通过我们的全球化资源佈局,协助企业客户节省差旅成本,并系统化地为客户做到成本节约。

另一方面,作为差旅管理公司,DTG大唐商旅目前也在完善资料共用资源,每个企业差旅经理都会比较各个平台的产品预订价格,但目前为止都没有任一中立机构能为企业解答在当下其所购买的商旅产品,是否是最实惠、符合成本原则。如果我们能结合航司资料再更进一步告诉企业客户,在他们做相关预订时时是否合规、是否是当时相对优惠价格,也能再与内部管理成本相结合。这是借由提供相对公平的资料来做支撑,通过资料驱动的方式来提高差旅管理公司的价值。

共用经济的相关服务确实有成本优势,能降低企业差旅成本,但将来如何针对共用经济的差旅项目进行管理,企业也在拭目以待。

费用报销可借助准则及电子化

至于合规性,ATNS企业差旅经理Violente Mckay表示,从财务风险评估的角度来说,「可持续性」是最重要的原则,尤其是差旅方面的各种费用支出,一定要有发票作为报销凭证,才能维持企业在差旅成本、财务控管的可持续性。

Juniper Networks差旅经理Ashok Shanmugam则表示,差旅人员的各项差旅相关预订,公司一般都会制定相应原则,比如预订酒店是限定企业签约合同的酒店,在发票凭证方面肯定没有问题。但在共用经济的项目方面,有些是私人提供的共用项目,虽然无法提供发票,但在线上预订时也会有相应预订凭证,企业财务应该针对共用经济下的项目如何能应用在企业差旅上,制定出相应准则执行。

DTG大唐商旅首席执行官黄亮也提到,中国市场在发票电子化方面进展迅速,现在从餐饮、交通出行等都实现电子发票的申请,此外,现在也可以将差旅人员的出差相关预订直接推送到报销系统,那麽电子发票的申请就是一个形式化的发票,并可有效应用资料来加强差旅合规性的审批。

可以将差旅人员的出差相关预订直接推送到报销系统,那麽电子发票的申请就是一个形式化的发票,并可有效应用资料来加强差旅合规性的审批。

商务休閒旅行是另一块饼

另一项值得关注的话题则是,商务休閒旅行的兴起意味着商务旅行活动正越来越向休閒旅行看齐,包括成本意识。共用经济供应商能够从这一趋势中大获裨益,提供极具竞争力的产品,并满足旅行者所需的灵活性和便利性。亚太地区的商务旅行公司需要增强其产品和服务,以便满足商旅人士的旅行期待。

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