顺应新常态,如何为未来实体活动做好准备?

(钟韵/ 采访报道)随着各地限制逐渐松绑、会议活动重新步上正轨,会议组织者也需为未来的实体活动做好准备。除了过去一套常用清单之外,组织者如今更需从场地空间和卫生安排、参会者的交通方式等方面进行更多考量,顺应新常态。

Cvent产品营销经理Kelli Kopec介绍,随着全球多国行动限制逐渐松绑,沙滩、道路、景点的人们也越来越多,例如拉斯维加斯的MGM旗下酒店、环球影城、上海迪士尼度假区等许多大型场馆都早已重新开放,美国田纳西州波纳罗音乐节 、迪士尼美酒佳肴半程马拉松周末、德国法兰克福书展、拉斯维加斯消费电子展等上万名参会者等大型盛会也都将在今明年举行。这反映了人们重新融入社会的渴求,也显示会展业都已落实新卫生举措,准备好重新迎宾。

据Cvent的调查数据显示,全球多数地区的会展场地搜索量都在上升、2020年秋季至2021年全年会展场地的预定量都非常大,但场地价格直至2022年之前都低于历史水平。

无论未来形势如何,会议组织者应先为未来寻找合适场地做好准备工作,以后并需较以往多几点考量,以确保场地从合约内容、到格局安排都符合市场新形势及客户的新预期。

首先,为保护员工或参会者的健康安全,企业同意其进行商务旅游的意愿大幅降低,同理,愿意出远门参加会议活动者也大幅减少;若必须前往,那么各项卫生措施必须落实;会议组织者在安排实体会议时不能不放在心上。其次,在经济复苏阶段,主办方从酒店到会议活动的餐饮、现场员工等的预算都更为紧张,然而额外的卫生设备和措施却又以为活动必须多出高达20%的额外支出。因此,组织者必须更为精打细算。

再次,与场馆签订的团体合约和保险必须更为灵活且所含内容更多(除了活动取消之外,还应提及天灾来袭时的处理办法),以在形势仍不明朗之际做好自我保护。最后,退订费用如何定未来会较为棘手,组织者应与场馆方好好协商。此外,在场馆和酒店的必备项目方面,除了wi-fi、充足的空间、机场接驳、客房服务等之外,定时清洁、设置卫生告示、健身房等公共空间的具体卫生举措也都必须安排。

Kelli Kopec表示,在场馆和目的地的质量、提供哪些设施与服务、场地空间安排和最大容量、旅游方式等大家习以为常的考量之外,如今会议组织者更需详细了解场地卫生措施、当地哪些景点已开放且可放心到访、场地大小如何对应参会者人数及其所需的人际距离空间、航空限制情况如何、哪些交通方式较为安全等,都需花更多时间厘清,以使实体活动顺应新常态。

Sponsored Post