会展场地危机处理能力待提升 避免国际客户流失

在中国,无论是高级酒店或是会议场馆,其危机处理能力都还有提升空间。John Moller Consultants活动和会议咨询董事总经理John E Moller说道,作为在亚洲承办会议近二十载的专业会议组织者,他曾在中国的顶级品牌和专业会议场馆经历过各种无法弥补的灾难。

他说道,会议组织者在和销售沟通时,销售总信誓旦旦地承诺完成所有要求。在和活动指挥沟通时,活动指挥总觉得曾经办过类似的活动,因此「应该」能办到,于是也满口答应。「亚洲人不习惯把问题指出来,反而情愿答应执行无法完成的任务。但是把执行过程中会面临的挑战提出来,和会议组织者商讨出最好的解决方式,其实才是会议组织者希望见到的。」

John E Moller举例,他曾经在中国的高级酒店举办一场非常重要的会议活动。活动现场有中国政府官员、澳大利亚教育部高层等。活动开始之前,他发现舞台不但会摇晃,而且舞台中央还有很宽的一道间隙。他向工作人员解释,现场有穿着高跟鞋的女士出席,在舞台走动非常危险。然而,工作人员以时间不足为由,坚拒做出任何调整。果不其然,一位女嘉宾上台致词时,高跟鞋卡在间隙中,致其扭伤脚踝。还有一次,会议彩排时一切井然有序。然而活动正式开始时,酒店却临时调动工作人员,由非专业员工取代专业声控师,以致活动开始时一片沉寂;嘉宾发言时,落幕音乐又轰然响起,彻底打乱活动节奏。事情既然发生,酒店致再大歉意也难以弥补过失,更无法承担会议组织者因活动失败而必须肩负的责任。

这些都是专业会议组织者不愿意见到的灾难,因为它对主办方的形象影响非常大。John E Moller认为,这不仅显示酒店或场馆的管理结构及责任归属有问题,也显示其从业人员的危机处理能力还有很大的提升空间。「危机处理能力的缺乏不仅会严重损害酒店或场馆的品牌声誉,更会促使专业会议者日后避免和该品牌合作,甚至彻底避免在这个目的地组织会议。」客户流失显然不是酒店品牌或会议目的地所乐见,因此酒店或场馆应对员工培训及危机处理能力更加重视。

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