每一个成功的协会会议皆须有赖一家强有力的PCO（Professional Conference Organizer）给予全力支持，但对PCO来说，如何与协会搭上桥，并顺利掌握各式协会中所蕴藏之商机，实应掌握其中巧妙。
澳大利亚协会执行学会（AuSAE）前任会长Simon Pryor介绍，有些国家（比如澳大利亚）有政府专为协会架设的官方目录网站，有些国家（比如加拿大）则由业者为经济目的自行网罗协会相关信息。后者虽较不完整，但也是很好的起点。如果找不到官方协会目录，「协会的联合组织」也是很好的导览，比如加拿大协会、澳亚协会、欧洲协会、美国协会，或是医疗、教育、政策等领域中，类似于协会的最高机构。
对协会大体有些了解后，去参加各种协会会议、和他们的管理层交流，都能对PCO未来的业务有所帮助。
而会议局虽然对国内协会可能不太熟悉，但是他们为了吸引国际会议，一般会与国际协会的国内分支机构有来往，因此本地会议局也充满商机。此外，税务局等政府机构拥有非营利组织的目录，也是PCO寻找客户很好的方向。当然，IT&CM、IMEX等展会现场也是PCO接触协会管理层的好时机。不管怎么说，找到协会后，在协会界建立人脉，至关重要。
赢得业务
发现商机后，P C O该如何成功争取业务？首先，PCO应为自己适合的客户和潜在客户定位，比如，是商业还是专业组织？是全球、国内、省级还是地方性组织？其次，应深入了解该协会的权力架构、会员组成，以及董事会、委员会、工作组及志愿者的角色，并找到决策者，但是务必远离协会内部的权力斗争。再次，在接触潜在客户之前，PCO须确认该协会与自己的目标市场吻合，并理解这种业务的周期较长，因此须与客户建立长期、稳固的关系。
一大挑战：预算
尽管协会商机备受肯定，但隐忧却也逐渐浮现。 INCON在于法兰克福举办的IMEX贸易博览会上公布的全球性协会会议市场第四次年度调查结果中揭露，虽然2012协会会议整体业务呈现持平，与2010年和2011年的调查结果相比，市场的乐观情绪却有明显下降。随着协会越来越重视对会议预算的审查，「控制预算」被认定为冲击协会行业的首要趋势；会议组织者也不断在谈判中争取活动收入最大化。
此外，预算收紧导致了确认参加会议的人数浮动开始上升、主办方对会议组织者所提供的服务提出更多质疑，皆为PCO带来更多挑战。
组织协会会议之注意事项
随着市场的发展，买家和供应商在决定参会前的考量因素也开始有所改变。买家（协会会员）大多寻求扎实的教育讲座、出色的交易会和拓展人际网路的机会，供应商则寻求有诚意的买家（且品质比数量重要）。
培训或讲座必须有主题性，并为听讲者提供他们回到职场时能立即运用上的知识和技能。预期效果和学习成果应在会议日程写明，当然最终还要兑现。
协会管理者对PCO的期望
相反的，站在协会管理者的角度，其在选择合作PCO伙伴时，会有那些考量与期待？
1. 首先，会期待PCO懂他们的工作责任有哪些，包括某场会议、奖励旅游或或活动对他们的意义。
2. 也会期待PCO彻底了解自己的工作责任，减少沟通成本。
3. 并希望可藉由PCO杰出的风险管理，避免各式活动危机。
4. 若有危机发生时，PCO也应具有杰出的危机处理能力
Simon Pryor指出，协会会议永远都会存在，但是也在不断变化；而协会虽然有战略性规划，却常常只考虑此时、此地的境况，不对未来做太多揣度。因此，PCO应做一些前瞻性的准备。比如，如果油价上涨，导致十年后参会者只有现在的一成，如何应对？不仅协会非常乐于采纳PCO的各种意见，前瞻性思维也有利PCO为未来业务做铺垫。
澳大利亚协会执行学会(AuSAE)前任会长Simon Pryor
协会会议永远都会存在，但是也在不断变化；而协会虽然有战略性规划，却常常只考虑此时、此地的境况，不对未来做太多揣度。因此，PCO应做一些前瞻性的准备，也有利PCO为未来业务做铺垫。
