加强目的地的游说力量
但目的地如想成功争取协会会议，强化本身的游说力量是很重要的。在协会界，常听到「大使」这两个字。 「大使」指的不是政府的公务人员，而是指教授、医生或企业领导人等，在协会内部有强烈影响力，同时在本地也有一定权威或地位的人物。良好的大使模式是目的地吸引会议的关键。
有些地方政府设置了与当地各个协会大使合作的精密模式。比如，上海过去两年与当地分属不同争取成为国际协会会议的举办地，已是每个大型城市的重要功课之一，因为一旦成功，即代表随之而来的城市知名度与无限商机。但如何争取？有几点要留意。
首先，精力的分配。为申办会议，每个城市或国家的代表常常必须与其它地区竞争。通常，成功申办会议的目的地会花2/3的精力与本地联络人沟通，1/3的精力与协会国际总部沟通。国际协会总部大部分位于欧洲或美国，尤其是纽约和华盛顿特区，但是把销售团队送到这些地方去其实不是那么重要；更重要的是，应把大部分的精力投到自己的城市里面。
其次，不同协会有不同的决策方式。传统型指的是本地会员必须向协会发出来到某个国家的正式邀请；而中央导向型，则是指必须按照少数决策权集中在总部之协会的特定竞投规则和条例来申请。
第三，确认决策者是谁。国际协会总部的董事会或是专门委员会通常扮演最终决策者的角色。在特殊情况下，也会出现协会全员投票表决的情况。协会的大使有紧密的合作，并有约70名大使将所属协会的大会成功带到上海举办。
悉尼也很有意思。悉尼会议奖励旅游局与约40~50名曾将重要国际大会带到悉尼举办的「核心大使」合作，共同游说大使所认识的其他医生、学者、商人等一起代表悉尼申办国际协会的大会。
苏格兰格拉斯哥则有规模非常大的合作方案。他们积极地与1,200名大使合作。这些大使不仅包含在本地大学或企业任职的居民，也包括生活在纽约、伦敦、巴黎等各个不同城市，但是可能在格拉斯哥出生或求过学等的人士。
有计划、有耐心
在协会领域里，目的地的市场推广和销售是非常冗长而复杂的过程，不像一般企业做个促销活动、签个约就做下一个项目了。要有长远的眼光、技术性的流程、很好的组织性并做长期追踪。
典型的协会会议申办流程是这样。
首先，征求提案。协会一般会公布在特定地区（如亚太区）可举办会议的时间，及对目的地信息的具体要求。
接着，申办者须表达意愿。会员必须按照协会要求正式表达申办意愿，否则，即使再有兴趣参加，也不会通过审核。
第三，条件评估。在这个阶段，协会一般只看书面提案，不做目的地考察；如果书面格式不符合协会规范，目的地即使有再良好的条件，第一关也会被刷下。
在送出申办手册、正式申办之后，进行初步甄选，然后总部会作详细的场地勘查。在这一环节上，有一些误区要避免，特别是酒店方面。酒店往往把重点过多放在自己的产品上，像是房间面积、迷你吧大小、房间里有没有保险箱、餐厅气氛多好之类的。事实上，酒店的重要性应从大局来考量，尤其，当专业会议组织者PCO)邀请总部勘查现场时，应让他们明白酒店在大会能起到的作用。
做完最终陈述之后，协会会作出决策。这通常需五、六年的时间才能完成，所以一定要有计划、有耐心。
“在协会领域里，目的地的市场推广和销售是非常冗长而复杂的过程，不像一般企业做个促销活动、签个约就做下一个项目了。要有长远的眼光、技术性的流程、很好的组织性并做长期追踪。这通常需五、六年的时间才能完成，所以一定要有计划、有耐心。“
