既为差旅，对企业而言，酒店住宿就是无法避免的支出，但酒店价格与价值间如何取舍：进而取得最高效益？这无疑为许多企业差旅管理者长期费心之处，也是企业在思考成本控管上，必须要面对的课题。
亚太地区在过去的15年内、现在乃至未来，都将维持一个迅猛发展的势头，更重要的是，中国在这当中扮演的是一个引领主要增长的角色。中国的商旅发展不仅仅限于航运事业的运量提升，同样的，在中国的酒店业也获得非常长足的发展。
中国酒店业的发展主要体现在两方面，一是中国有越来越多的本土酒店品牌蓬勃兴起，另一方面是各个全球知名酒店集团旗下品牌也正大力在中国本土上扩展他们的覆盖面。而中国酒店业的蓬勃发展，也带给各企业差旅人员提供丰富多样的选择，并为各个企业差旅采购团队带来相对严峻的挑战。
企业差旅管理部门应思考如何从酒店项目中挖掘出更大价值？
从差旅酒店预订政策中产生效益
国旅运通商务旅行客户管理总监王健指出，目前在中国地区，各个大、中、小型企业在差旅管理中，针对酒店预订流程的管控有三种，一为强制预订机构，主要是通过报销或专项审批上的财务控制，也就是说，公司只对通过公司所指定的预订机构所产生的预订费用才予以报销，这是最严格的一种方式；
另一个是推荐预订机构，通过城市预算、首选酒店名录等方式控制，此种方式相对松散，公司虽然会推荐员工出差时选用公司所选定的酒店，但并不加以过分干涉或强制；
还有一种则是采取完全灵活的方式，也是最松散、最没有管理的一套管理方式，也就是说，公司对于员工出所选的酒店机构完全放宽，仅通过城市预算、首选酒店名录、固定房费等方式控制，但员工差旅的酒店预订记录绝大部分都不易被保留。
采取强制预订机构的方式，很显然会为公司带来很大的收益，所有酒店预订的历史纪录都会被非常完整的保留下来，并且在需要时可以进行完整的分析与即时跟踪。
从整体差旅政策中控制酒店成本
中国差旅管理政策的成本控制，也是非常复杂的一门管理学。王健指出，目前中国的企业对员工差旅酒店的选择不外乎有几种方式，包括利用房费进行管理，有的公司会要求员工出差只能入住经济型酒店，有的公司则是按照员工职等级别高低划分员工出差酒店选择的标准，也有公司要求员工出行时必须选择公司协议酒店，并且要求员工必须选择该地区协议酒店之中价格最低的酒店，甚至还会要求员工在选择协议酒店时必须考虑距离办公地点路程远近等。
面对公司如此复杂的差旅选择模式，作为公司差旅采购团队，该如何做才能更大化差旅管理的价值？企业差旅管理部门应如何更有效地投资时间、更有效地进行酒店项目的选择？
选择酒店项目的目的就是希望在不影响公司战略性政策执行下，能够帮公司省钱，每一分采购所省下的费用，都能裨益公司经营利润的极大增长。
借助差旅管理公司取得最大增值
美国运通全球商务旅行部全球商业合作伙伴关系副总裁Robert Tedesco表示，差旅管理公司对公司与企业来说具有几项很好的优势，包括清楚了解各个酒店房价的降价空间，以取得各品牌酒店很好的房价，管理公司也了解不同公司应选择哪些酒店，让公司以最优惠的价格获得最优质的服务。
他表示，企业应将精力放在酒店核心项目上，由差旅管理公司为其搜集信息、制定相关策略，对于公司员工的各项差旅支出行为，都可以通过数据量化进行分析，为客户分享其独有的数据报告，并有专门的采购专员为公司的采购流程进行进一步的优化，找到最大增值的部分。
Robert Tedesco接着指出，专业差旅管理公司可以帮助客户获得成功的酒店采购项目，但必须关注于三大环节：评估、采购及计划管理。
1.评估：要能评估酒店计划并制定战略与设计未来措施，如何获得信息、从哪里获得信息相当重要，运用公司卡和差旅管理公司数据对差旅支出进行综合分析，包括现状分析、供应商结构评估、一线与二线市场评估、房价与设施评估等。为客户提供的差旅酒店采购也需考虑几个面向，包括酒店与连锁的组合是否正确？酒店的地理位置是否合适？在一个城市里需关注哪些酒店？增值益处的重要性？缔约了哪些房型？在酒店计划中哪些是差旅需求的驱动因素？为客户分析其现有情况后并将取得的信息应用在制定的战略中。
2.采购：公司需要了解真正的价值在哪里？且如何交付这些价值？交付价值后是否能够依据现实且可持续的绩效目标(RFP流程)进行采购及最佳合同谈判，这也是差旅管理公司的专长与优势所在。
3.计划管理的持续改进：酒店差旅管理计划是否满足客户预期？了解客户支出的动因为何？进一步分析是否需要添加或移除差旅酒店选择，并时时留意公司或全球经济是否有重大事件发生。还要定期进行合同管理与优化分析，合同管理包括合规分析、房价利用率分析、供应商计分卡及评审等内容，并结合航空情况进行差距、交叉分析，进行管理评估，制定业务应变计划，以适用于公司在不同城市的项目变更。
在公司差旅交通方式和经济条件不断变化的情况下，须定期审核酒店房价，从而保持并增加节约成本。
《Key Points》 差旅成本控管關鍵要點
Airbus中国公司采购资深总监
Michael von Sparr
“企业应该针对不同的员工需求订定正确的商旅政策，并应该注意商旅政策的灵活性。购买最便宜的机票、耗费时间等待出租车等作法，有时很可能成为错误的投资。”
北京金融街丽思卡尔顿酒店市场销售副总监
茅矛
“减少「价格」，有时也会损及「价值」。高端酒店虽然收费较高，但商旅人员住在舒适的酒店，能有较好的精神与客户沟通，整体来看，其价值效益是提高的。”
一嗨租车市场销售执行副总裁
蔡礼洪
“为确保能满足客户最后一分钟需求，供应商应建立广泛的合作伙伴关系。若预订太多，业者就会仰赖通过认证的合作伙伴，去协调调度资源，以满足客户的临时需求。”
美国运通全球商务旅行部全球商业合作伙伴关系副总裁
Robert Tedesco
“企业应将精力放在酒店核心项目上，由差旅管理公司为其搜集信息、制定相关策略，对于公司员工的各项差旅支出行为，都可以通过数据量化进行分析，找到最大增值。”
国旅运通商务旅行客户管理总监
王健
“采取强制预订机构的方式，会为公司带来很大的收益，所有酒店预订的历史纪录都会被非常完整的保留下来，并且在需要时可以进行完整的分析与即时跟踪。“
