商务旅行为企业拓展更多业务机会，很多企业因而把商旅视为重要投资项目，但在此新理念下，企业仍很重视成本控制，所以企业该如何降低投资成本？让商旅项目拥有理想的投资回报率？
思考1: 差旅投资花费越省越好？
公司采购者和商旅管理者常因降低成本和调整进程的问题感到压力，企业既然把商旅视为投资，自然希望能以最低成本换取最佳的投资回报，然而，差旅花费是不是真的越省越好？
作为采购企业部门负责人，Airbus中国公司采购资深总监Michael von Sparr先生认为，企业应该针对不同的员工需求订定正确的商旅政策，并应该注意商旅政策的灵活性。要节省商旅成本，购买最便宜的机票、耗费时间等待出租车等作法，有时很可能成为错误的投资。
他举例说，公司应该依员工职别、出差目的给予灵活的差旅规定，比如欧美同事来到中国开会谈判，如果谈判时精神欠佳、紧张，谈判注定要失败。因此，员工该搭何种舱等航班、是否该安排车辆接送、有无时间调适长途飞行的疲累等，都应该采取灵活作法，不是仅考虑价格问题。
北京金融街丽思卡尔顿酒店市场销售副总监茅矛女士也指出，要减少差旅成本，很多企业可能会采取减少出差次数、买便宜机票或住低档酒店等方式来因应。然而，减少「价格」，有时也会损及「价值」。
以酒店住宿来说，高端酒店虽然收费较高，但商旅人员住在舒适的酒店，能有较好的精神与客户沟通；同时，酒店提供较为优质服务，早餐及上网服务通常也含在商旅套餐里，整体来看，其价值效益是提高的。因此，选择酒店不只看价格，还要看带来多少价值。
在交通方面，除了机票预订，商旅人员在出差目的地的用车，也经常被列入检讨范围。一嗨租车市场销售执行副总裁蔡礼洪表示，减少成本时，价格不是唯一指标。他举例说，出差时，在酒店等出租车花了三十分钟，这里头其实有机会成本。因为，很难保证这耗费的三十分钟是否会带来损失？比如因为等待出租车，错过与客户谈判沟通的机会，就是一种成本损失。而如果每天等半小时车，一个月就浪费两个工作日，万一碰到下雨，会浪费更多时间。
他指出，对于某些关键工作及活动来说，需要更为可靠的运输方式，因此，在考虑成本时，不能仅看价格，还要看可能损失的机会成本。
思考2: 企业如何降低差旅成本？
既然，差旅投资不是越省越好，那么该如何将钱花在刀口上？专家建议，要降低成本，除了注重成本的分配及流通性问题，还可以关注以下各点：
一、提前预订：降低差旅成本，提前预订是首要原则。以酒店预订来说，在旺季时，房价高涨，有时甚至要付出双倍价格来预订，然而在淡季时，即便房价很低，有时仍乏人问津。为避免在客房紧张时付出无谓的成本，并保障差旅人员能够即时入住，就应该要提前规划。
同样道理也反映在航班预订或会议空间预订上，据统计，若提早预订航班，企业可以省下约15%的成本。此外，专家也建议，无论会议规模大小，最好能提前半年预订，及早准备不仅能保障选择空间的机会，还能获得优惠价格。
二、企业与供应商建立合作伙伴关系。买卖双方建立良好合作伙伴关系，可以确保在有紧急需求时，能获得对方的鼎力支持。以酒店预订来说，除了在旺季能有保留房外，酒店也可能为其提供季节优惠、房间升级等礼遇，这有助于企业减少差旅支出，酒店亦可同时累积客户忠诚度。
此外，随着科技进步，越来越多供应商为客户提供在线预订服务及相关自助服务，客户自己预订能够减少代理开支。专家表示，买家与供应商间，不仅是交易，更要重视长期关系，良好的伙伴关系能为双方达到互助及相互提升的效果。
三、企业给予供应商更多灵活性。企业可以检视自身要求，为供应商提供更多操作空间，既省成本又获得更多价值回报。蔡礼洪表示，就租用企业用车来说，有些公司客户对于车型非常挑剔，要使用高档车、又对司机有很高要求，但这些需求并不见得对其业务很重要，客户挑高级车或挑司机时，还得看当时有没有这些车型，因此，若企业客户有更多灵活性，减少相关要求的话，将能降低差旅相关成本。
四、善用各种优惠套餐。如要节省成本，把握各种优惠套餐也能为公司省下不少开支。茅矛举例说，很多酒店会将优惠信息放置于网路上，商旅管理者可以关注酒店推出的商旅套餐，其企业员工在出差或假期时，能够获得更好的价格。
五、避免浪费情况产生。蔡礼洪表示，检视既有资产或所购买的服务内容，了解是否有浪费状况，也格外重要。举例来说，某公司在中国有上百辆公务用车，这些车子每天被使用的状况如何？有多少部车没有被运用而浪费了？企业必须对车的使用情况进行监管。作为租车公司，就能帮客户管理资源，减少浪费，满足用车高峰与低谷需求。
思考3: 如何与差旅管理者沟通成本支出？
供应商与差旅管理者沟通成本支出状况是门艺术，最重要的原则，就是让其清楚了解支出考量，并提供相应数据。茅矛表示，大多数的差旅管理者会作一些分析，比如每年有多少人入住酒店、总体花费多少、合作酒店的房价是多少。除了房费，还有餐饮或其他交际费用，整体成本看起来会很高，但不能只看花费的表面数字，还要衡量其带来多少价值，再进一步探讨每年能节省多少成本。
她进一步指出，提升差旅体验也很重要。差旅体验提升，出差人员能有更好表现状态。另一方面，差旅体验也可能成为客户衡量公司形象及工作能力的标准。茅矛表示，差旅人员与客户进行谈判时，有时会闲聊住在哪家酒店，如果差旅人员住在一间廉价汽车旅馆，但双方谈的是一个数千万美元的合同，客户可能会质疑公司能力。
因此，就差旅管理者来说，在检视差旅成本支出时，
1.首先，应该考虑出差人员在出差时的具体状态；
2.其次，在思考降低相关成本时，必须先设定差旅成本标准。
3.此外，商旅相关数据的收集及分析很重要，比如说一年出差的次数、频率、花费等，这些都有助于设定更为合理的差旅成本。
思考4: 供应商需要企业哪些协助？
目前，世界上许多地方都在遭遇经济衰退，但是中国、中东、巴西或其他拉美市场仍保持持续增长，这些市场需求旺盛，价格容易受到哄抬。为确保采购价格的稳定性，企业采购者和差旅管理者也应了解供应商的需求。在这样的环境中，买卖双方该如何合作？供应商需要企业哪些协助？
茅矛表示，一些非常专业的差旅管理者对市场有深入的洞察力，他们会规划明年的差旅计划，如果能提供相关数据给酒店，将有助于酒店提前预留资源给客户。
此外，合作伙伴关系非常重要。在旺季时，客房需求紧张，若企业与酒店有良好的长期合作伙伴关系，在这种情况下，酒店会为合作伙伴保留客房，一方面体现双方良好的合作关系，一方面也为其节省成本。因此，如果企业不与酒店建立合作伙伴关系，在旺季时预订酒店就会耗费更多成本。
思考5: 如何满足客户最后一分钟需求？
提前预订肯定是节约成本的最佳原则，然而，现实状况中，难免出现临时状况。在没有更多时间安排差旅计划时，该如何应对、协调重要客户的紧急需求？完善服务过程并确保满意度？
一、供应商应加强与同业合作伙伴的关系。蔡礼洪表示，为确保能满足客户最后一分钟需求，供应商应建立广泛的合作伙伴关系。举例来说，周末是散客租车高峰，若预订太多，无法满足所有个人用户的租车需求，故业者就会仰赖通过认证的合作伙伴，去协调调度资源，以应临时需求。
二、服务需有更高灵活性及协调性。茅矛指出，良好协调能力及服务灵活性是满足客户紧急需求的重要关键。例如，在酒店会议空间被预订一空的情况下，若还有客户想预订，酒店可以试着把套房改成会议室；或者酒店餐厅能应客户需求，更改营业时间等。简单来说，就是依据客户需求，尽可能去协调，以高度灵活性满足客户。
