号称澳门规模最大会议展览及奖励旅游活动之一的跨国制药集团年度员工会议
于2012年11月在澳门金光大道举行。参与此四天活动的与会者约6,000名，分别入
住澳门威尼斯人®-度假村-酒店、澳门喜来登金沙城中心酒店及澳门金沙城中心假
日酒店一共9,000多个房晚，并在澳门威尼斯人的金光综艺馆™、金光会展的所有会
议场地以及金沙城中心的会议场地，皆举行会议活动。
威尼斯人澳门会议及展览营运部副总裁晋磊（Mr.Gene Capuano）表示，要
结合四个酒店接待一个大型的团队，最大的挑战就是人群的流动，因为它很大程度
上须依赖业务单位完善地与参会者沟通，以确保整个活动中，参会者可顺利抵达计
划中的各个场地。从酒店的角度来看，酒店需要在食物份量上更加灵活，以因应人
数临时的增加或减少。
确保人群可精准流动
也因此，筹备时期的一个重点，就是聚焦于如何使可用空间被最佳利用，以满足
分组会议的需求，并最大限度地减少人群的流动。另一方面，为了确保每个人可准时
抵达特定场地，酒店的承办单位也掌握了几个关键要素：
1.设计一个会议工具包，内含一个精准的会议行程，以及场地和地图，以
便参会者能够很清楚的掌握他们应该前往哪些场地。
2.在现场，酒店方面通知所有的一线工作人员有关此活动的事宜，以确保
每位人员都清楚此活动。
3.在四个酒店的各个地方，提供足够的电子和人工标牌，以协助参会者找到
正确的场地。
为了确保活动可按照计划顺利进行，各个部门需要一直持续的被通知此活动的
最新进展，同时，定期举行会议可确保每一个人都彻底了解目前的状况，以便适时
的规划必要的人力和设备。另一方面，在每一个层级都有一个特定负责活动的人
被分派到现场，和同组的业务组织者及承办商沟通，以确保所有的改变都经过了良
好的沟通，并及时的在适当时间内达成。
另一方面，活动中为了满足客户的需求，酒店还特别安排了一些展馆，用于餐饮及
到达/离开等作业，以便留出更多空间给分组讨论，因为分组讨论是制药企业包场举
办活动的一个重点。
再者，促成活动成功的一个绝对关键因素，是酒店须拥有一个经验丰富且具良好
沟通能力的服务团队。澳门威尼斯人的团队对于制药企业的活动极具处理经验，并
且知道这类型活动特定的模式。也因此，团队可以提供组织者建设性的建议和解
决方案，以使活动能够成功。
旅行社业者专业配合
此外，晋磊认为，要接待这类超大型的会奖团体，必然须安排有组织的团队旅
游。而跟熟悉接待MICE团队的旅行社业者合作，是一件很好的事情，因为他们可
以妥善处理旅行中最后一分钟的变动和签证安排。同时，他们也可以确保人群在
酒店内外的流动将受到非常好的照顾。
最理想的情况就是旅行社业者对于技术规划很了解，或是旅行社业者有指派一
个专业的制作公司负责活动技术性的细节，以确保各方面都以详细的方式进行了
沟通与传达。
澳门的优势
同样的，操作大型会议多年的广东省拱北口岸中国旅行社国际会议奖励旅游部
经理何玉英指出，在澳门举办活动，服务人员在语言方面没有障碍，酒店还会帮忙
设计各种服务细节，例如设计接机派对、在停车的地方安排柜台办理入住、每个
过程中指派工作人员协助指引等。另一方面，从上千人进出金光综艺馆的流程中便
可发现，不用担心安全问题，因为酒店知道如何设计，以使所有的人可以舒服的进
出。整个过程中，入场、排队等即便因为开会和晚宴需要进出两次，也没有出现混
乱的场面。同时，会议区中也有专业友善的人员从早到晚协助客人，让旅客不会迷
路，光是这点，就比国内的许多会展中心要来的专业。
其实，对客户来说，澳门威尼斯人让本次参会者惊奇的地方有四方面：完善的会
议设施、酒店员工的专业服务质量、酒店员工的效率及其对工作的态度，以及在豪
华的场地─金光综艺馆举办公司年会，可以引起全体参与者的自豪感。
简单说，一个大活动要成功，最重要的是顺利，也就是实际上从头到尾，每一个
步骤都达到精准，没有任何闪失，所有过程都很顺畅。与会者到会场，现场便已准
备好开会，到了餐厅，便有饭吃。
就威尼斯人而言，其本身的硬件设施便能使活动特别，资源的丰富更加突显出酒
店服务的细微之处。澳门威尼斯人身为一个综合度假村，拥有众多的元素，包括适
合全体会议和分组会议的多元多功能场馆、各式餐饮、购物、娱乐和住宿选择，而
且所有的元素都在一个屋檐下，走路便可满足到访者前往各个不同的商业单位。举
办大规模活动的客户，自然地就会觉得澳门威尼斯人的场地和服务十分优越。
何玉英认为，要操作如此大型的会议，澳门自是不二选。澳门酒店经验丰富，团
队合作驾轻就熟，旅行社内部销售团队与该酒店活动团队长期合作，因此，操作的
人数从一开始的2,000人次，一路升高至此活动的6,000人。澳门还拥有优异的条
件，也就是有足够的硬件设施，包括上千间的酒店客房、庞大的开会场地，以及众
多餐饮场所，使得一家酒店往往就可以满足几千人的活动，不用分成多家酒店去操
作，非常方便。加上，当地成熟的软件，且经验成熟又适应中国国情，使得成功案例
数量不断攀升，在医药企业传开来的好口碑特别能够吸引新客户的好奇，主办单位
和酒店之间的默契也越来越好。
总之，何玉英表示，威尼斯人的硬件设备太漂亮、太方便，吃喝玩乐都舒服，而
且酒店的服务态度和质量从上到下都非常专业，速度又快，另外，在漂亮的场地中
举办活动，有如达到演唱会的层级，客户满意度可达到90%，办完总是能得到许多
客户的感谢。
此外，澳门会展和奖励旅游的相关返还计划，使得主办单位可以节省预算，政府
的积极度，也使得当地更具吸引力。
