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图/ （左） Pacific World 大中华区董事总经理张怡、
（右）上海航空国际商务会展有限公司总经理徐郑
公司会议的运作和协会存在较大的差异，无论是运作方式和服务对象都不同，因此成功运作公司会议的根本必需从了解公司的需求开始。
一般而言，公司会议通常以团队建设和激励、营销、产品发布、技术研讨等为主题，主要目的是传递公司的价值理念和经营目标，因此公司类会议的数量和类别也极其庞大，频率很高，从而构成了会议市场的重要组成部分。
Pacific World 大中华区董事总经理张怡表示，作为一个成功的会议服务公司首先要能够主动引导客户消费，避免打价格战，会议服务公司也需不断思考如何为客户提供增值服务;此外，会议服务公司也必须与酒店、目的地管理公司、航空公司等建立良好的合作伙伴关系，一旦运作案子时对各项资源都能轻易运作。
当会议服务公司接到客户的报价要求时，并非立即询价，而是首要去了解客户公司方的办这次活动的目的以及公司的主要战略与目标，这是第一步也是最重要的一步，只有掌握客户需求的本质后，才能开始为客户进行活动策划。
会议服务公司提供给客户的产品就是对客户认识的一种体现，作为目的地管理公司要思考如何将同一个目的地或者一个成熟的会议旅游目的地重新包装，并做出最适合客户的产品与行程。
张怡并以Pacific World为例，作为一个国际目的地管理公司的目标使命是：我们相信当大家聚在一起，共同分享与创造新想法时，如此特定的环境氛围便能让人打开新视角。而这也正是我们希望为客户创造这样的环境，让他们看到每个目的地不同的视野，也就是我们要帮助客户了解选择这个目的地好在哪里。
比如，Pacific World之前在西班牙巴塞隆纳eibtm展会期间，做了一次客户答谢晚会，我们特别安排在现场供应西班牙菜最出名的Tapas小食，让这些厨师并穿上有灯光、印有Pacific World公司名称的衣服，穿梭在现场向当晚参加的贵宾介绍每道小食的特色，还会穿插在现场制作，充分让当晚嘉宾认识到了西班牙美食文化与公司活动组织的相结合，也展现了Pacific World想向客户表达公司组织活动的能力，因此，会议服务公司在筹划一场成功的活动之前，充分了解客户方的需求与目的至关重要。
上海航空国际商务会展有限公司总经理徐郑也补充到，在处理任一个客户要求之前，还必须了解客户举办活动的目的与参与对象，比如是员工奖励活动，需要更多关注如何为客户创造一场有意义的团队建设活动;如果是奖励自己客户的活动，则需要推荐较高端的酒店、独特风光的景点等;此外，在筹划前期客户往往会有很多发散的想法，但如何展现服务与经验的专业来告诉客户哪些方案可行，并且最终还要取得客户的认可。
因此，在处理客户需求时，还要切记挖掘客户自身的特点，并让客户感受到活动为其量身订制，比如，东航加入星空联盟的活动上，我们就充分体现了航空元素，包括邀请函以登机牌样式设计、入场设计成登机前的登机梯模拟进入乘客搭乘飞机、舞台布置则设计将中间放置了电视大屏幕仿真机上中间的电视液晶屏幕、舞台两侧则是飞机两机翼造型，让嘉宾一进入会场就可充分感受到参加了一场航空相关企业的活动。
