根据美国运通公司一项针对专业人士的调查报告显示，63%的受访者相
信中国的会议数量会增长或显著增长，同时也见到在2011年此项主要趋势已显现，
并可见到会议和差旅份额较低的国家虽受全球经济危机的持续影响，但仍略有增
长。
这项调查主要集中在包括中国、澳大利亚、新加坡、印度、北美、欧洲和拉丁美洲
的市场，共有超过300个带比数百家客户参与本次调研，并展现出会议客户在2012
年和2013年的活动、利益和发展趋势。
再者，调研亦发现，中国企业会议和差旅支出有显著增长，亚太地区总体有67%
的增长，而欧洲、中东和非洲所占市场份额较低，共有72%的受访者认为中国总的
会议花费会略微增长或显著增加。总的来说，中国市场呈现平稳增长态势，而中
国企业在进行会议组织的时间较短，因此调查结果也显示，中国市场企业对会议花
费仍有较大的增长空间。
针对企业对会议的需求点，美运通也进一步进行调查。根据调查显示，企业对度
假村场地以及中等场地的需求预期最高，从略微增长到显著增长，比率达37%和
38%，而中国企业对会议的提前规划时间则保持稳定。
报告并指出，2013年，和其他区域一样，在亚太区对虚拟会议的使用预期并未显
着变化，但是有55%的人预期中国会略有增长。
许多全球客户都开始对虚拟会议及虚拟元素等内容相当感兴趣，但目前仅有不到
10%的客户会采用虚拟会议，但多数人表示，随着日新月异相关技术的渗透及网络
的成熟发展，更多企业的会议项目可被应用到虚拟会议当中，对虚拟会议的相关疑
问与障碍也会被消除，企业使用虚拟会议的比率定会有所增加，不一定要以面对面
会议形式举行会谈。
另调查中也分析到，目前虚拟会议尚未能广泛被使用的主要原因包括虚拟形式无
法有效地吸引观众和主导与会成员参与活动、会议主办者尚未对此种形式有所理解
与就绪，以及还不是目前传统会议形式的可行替代方案等。
战略会议管理过程
在进行会议和差旅支出的年度预算计划时，根据上述报告中的增长趋势，企业
可采取哪些新对策？
美国运通全球商务旅行部会议和活动亚太区总监Danielle Puceta 指出，美运
通认为企业在进行差旅规划的前置时间最好有5年，但通常会议管理及组织周期
都不足此时间。
事实上，企业的战略会议管理过程必须经历以下四个阶段：
第一、个性化服务（Individualized）。根据会议主办者需求提供支持，首先要了解客户来源
哪里？在哪些地方组织相关会议？会议组织方如何组织与管理单个会议活动？
第二、整合化（Consolidated）。从服务、预算控制到节省会议支出的各
项环节，也能体现出主办者对会议管理的能力；
第三、战略化的全球能力体现（Strategic）。这是针对战略会议管理的建议，
应思考如何对会议管理行为进行改善，以提高会议进行效率、持续改进会议计划；
第四、端对端的项目优化（Optimized）。藉由数据整合与分析，持续改进会议计划。
以杭州默沙东制药公司(MSD)为例，目前应处于战略会议管理模型的第二与第三
阶段之间，亦即从整合迈向策略性管理阶段。
杭州默沙东制药公司中国区会务负责人周怡敏表示，自2012年起，公司采取了
一连串的行动来管理公司的所有会议，比如制定会议供货商的招标计划，开始以
Meeting Planner Agency称呼公司会议供应商，取代过去的Logistic Agency；整合了
一个会议服务的管理团队、推出优享会议酒店的项目，引入全球会议管理的数据以
追踪所有会议管理系统等。
在中国实施战略计划时，要如何促成企业的战略性会议管理项目？
周怡敏提出三个主要推动因素：
一、企业的会议管理供货商不应只是供货商，而是要成为企业的会议
合作伙伴。如此才能帮助企业对合规风险的控制、提供优良的服务包括节省费用及
对后期会议数据的报告等，这也是战略性管理项目中最主要的关键点；
二、拥有一个集中的会议服务团队。只有整合了相关的资源，公司才会
用一个标准一致的流程管理会议，而不是每个部门自己用自己的方式各司其事；
三、建立一套会议管理系统。因为系统化才是帮助公司简化流程的助
推力，好的系统可以帮助公司控制许多需要人工控制的部分，且随着公司业务运行
过程，不断改进系统功能以达到业务部门的需求，可以进一步提升简化的目标。
而企业在实施战略会议的计划上，则有以下几点需注意：
公司会议支持团队必须对会议相关数据的采集进行分析、对公司内部的各个会议
类型进行分类、不同类型的会议所需要的服务分别为何。
此外，一般将公司会议主要分为两大类，一种是自助服务会议，其优势就是简
化流程及节省费用，可以透过公司内部信用卡完成会议支出；另一类则是需要依赖
会议服务供货商提供服务的会议，在使用上会采取试点方式，分阶段实施，可依照
各公司情况决定是按区域或者按部门实施，在试点实施的过程中就会发现有很多
原先设计的流程可能不合实际、需调整，即可一边推进试点、一边调整、一边改善，
再进一步推广至整个公司。
