2013年甲骨文全球大会(ORACLE OPEN WORLD 2013)日前在上海世博中心举行，
7月22到25日为期四天的大会共计迎来约20,000名来自全球44个国家的参会代表。
据介绍，甲骨文全球大会每年都会在美国本土举办，在海外则是每两年举办一次，
这是第一次在中国举办，并选择了上海。
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据了解，这次甲骨文选择中国作为其海外全球大会的目的地，主要考虑目前
中国及亚洲是其最重要的发展市场外，在过程当中亦曾在北京与上海两大城市中抉
择，最终选择上海的主要考虑则包括海外与会代表的签证、气候条件、便利的航线网
络以及城市便捷的交通等。
此外，甲骨文大中华区总部位在北京，自2010年世博会举办后，甲骨文并未在上海
世博园区举办过活动，在中国第一大经济城市举办全球大会，也与其寻求市场更多
商业机会的目标相契合。
上海世博中心市场营销总监韩晓海表示，大型会议举办地最终决定因素是「城
市」的选择，因此对场馆运营方来说，并非只是与客户保持良好关系即可争取
到大型会议的举办，反而要全面分析上海作为其目的地选择的优势。
他综合分析了本次甲骨文选择上海的几项关键因素。
第一，气候因素。甲骨文全球大会固定于七月举办，因此会
议举办期城市气候的舒适度便是主要考量因素之一。从往年来看，七月上海天气
优于北京；其实上海一年四季基本都适合MICE活动的举办，也是目前上海作为
MICE目的地的优势之一。
第二，交通因素。须考虑城市交通运输的便捷性与机场航线、
航班起降次数及出发抵达的目的地能否同时满足全球与会人士前来。而总的来说，
上海有三个国际机场，包括浦东国际机场T1、T2航站楼及虹桥机场T1航站楼，都分
别承接不同航空公司及航线。
第三，通关因素。对大型会议及展览组织方来说，海关报关、清
关手续及物流运输的便利性与时效性，也是重要考虑之一，特别是国际企业举办的
全球性活动，他们需要在活动期间向全球行业内的专业与会代表展示该产业最新趋
势及产品。
这次甲骨文全球大会同时伴随8,000平米的展览空间，也意味着有许多展品须从
国外运至上海，尤其作为IT行业相关解决方案供货商，其产品多为IT相关服务器等
精密仪器，所有电子产品进中国时都有非常严格的申请程序，另海关清关后物流公
司的配送时效等都必须有详细的时间规划与计算，这点上海则优于中国许多其他一
线城市。
第四，设施因素。即场馆的设备与设施是否符合组织方举办
会议的需求。以世博中心场馆总面积达54万平方米，实际可使用的会议空间面积有
4万平方米，世博中心的优势便是其本身具备接待大型会议为主的室内空间规划与
动线，除了室内会议及展览的空间之外，其他公共空间对组织方来说可使用率非常
高。
比如，从世博中心正门入口处进来就是一片宽敞的平台可作为与会人士第一个商
务交流地方，同时也是组织单位注册登记处及发放会议相关资料等，此外，室内除了
会议及展览空间外，其他公共空间规划也相当宽敞且多元，这对大型国际会议来说
相当重要，因为这些公共空间便是所有行业内与会人士自由商业交流的最佳地方。
国际大型会议的举办，一般同时进行的还有展览及各大大小小的分会场会议、论
坛及研讨会。世博中心的大中小型会议室规划，可完全满足一场大型会议的使用，
最重要的是，可让所有与会人士只要到一个目的地即可全天在同一栋建筑中移动。
第五，安全因素。特别是每天早上与傍晚活动开始与结束时高
峰时段的场馆周边人流疏散与交通指挥，只要有大型会议于世博中心举办，周边的
公安部门都会事先部署人员协助维持场馆周边安全及交通疏散，以确保活动人流与
车辆的顺利疏散，这亦是大型活动须考虑的环节。
此外，还须考虑的包括参会人员在一天会议开始与结束时，进出场馆时的拥挤人
潮如何有效分流与疏散。世博中心在入口处设计即考虑到此点，在南广场的两段式
检查关卡，第一道门主要检查参会人员的参加证，然后步行穿过南广场，进入场馆
前才是通过安全检查机器的第二关卡，这两道关口中间的距离也起到有效的人流分
散与缓冲作用，而这也是世博中心较具优势的地方。
大型会议活动的挑战
1.午餐与茶歇安排：上海世博中心市场营销经理戴婧也指出，一般对大型
会展活动来说，首要解决了空间容纳与布局问题，其次便是会展期间的餐食安排，
特别是大型会议，如何解决在短短一小时的午餐时间同时让所有参会人员用餐，并
顺利回到会场继续下午的会议流程，这往往都是对组织方的一大考验。
用餐环节如能妥善处理与安排，其实是整个活动环节是否顺利进行的一大关键，
这也是最终世博中心争取本次甲骨文全球大会胜出的主要关键，世博中心在最初设
计时便规划有全套厨房空间及设备，在世博期间曾同时满足5,000人就餐，所有与会
人员可以全天不踏出场馆，全心全意的参与活动，光就此点，其他几个备选城市场
馆则远远不及。
2.有效掌握时间流程的准时性：对会议组织方来说，与会人员一天不需
进进出出场馆，是一件非常重要且方便的事，因为与会人员进出场馆最直接影响的
便是一天活动时间流程的安排，会与会之间的环节与午间用餐时间的规划都要更加
精细拿捏，以确保每个时间段的活动与会议都能准时开始与结束。
此外，与会人员来回用餐的交通也须另做安排，还要同时确保与会人员对活动可
准时出席等方方面面的细节，因此场地方能提供整套完善的用餐服务与方案，至关
重要。
3.物流配送与实时到位：其他相关的挑战还包括组织方如何提供每天会
议间的茶歇点心，必须在时间内将点心与茶饮都摆放在合适的空间，特别是在今年
七月上海高温炎热的环境下要确保食物的卫生、质量与份量，在这些环节当中妥善
茶歇食物的物流配送等，都是组织方提前必须妥善计划的部分。
美中不足
然而，韩晓海也指出，观察本次大型会议唯一美中不足的一点，在于其用餐
与茶歇的餐点多元性选择不足，因为主办方每天提供与会人员的午餐都是单
一种类的餐点并事先以盒餐分装好，且规划两大用餐空间让与会人士领取盒
餐后自由入座用餐。对组织方来说，虽然采取此方式与外烩服务公司合作起
来相对方便，但对一场国际性的大型会议来说，多元餐饮的安排是组织方能
周全满足来自不同国家参会代表的要素。
或许可考虑与一些餐饮公司洽谈赞助合作，如何利用现场现有的条件与设
备以餐饮站的形式提供不同餐点选择，即便是西式快餐如汉堡王、麦当劳、赛
百味等，因为午餐时间短，对与会人士来说要能以最便利的方式享用午餐并
能自由选择就餐地点，同时又有几种不同选择，才不会让来自不同国家的与会
人士对成功会议的其他服务环节留下不佳印象。
