HRG发布企业全球会议组织和活动项目成功四步曲

世界只是方寸之地,企业走向全球化已是家常便饭。然而,最近全球企业旅行服务公司豪格•罗宾逊集团(HRG)发布的报告表明,对众多全球企业而言,在全球范围内高效地开展会议、组织与活动(meetings, groups and events, MGE)并非易事。

 

豪格•罗宾逊集团MGE项目全球销售总监阿曼达•汉琳女士(Amanda Hanlin)表示:“在与我们接触的企业中,有超过三分之二的企业表示开展全球MGE项目看似简单,在实际操作中却遇到了切实的困难与挑战。不同企业在开展MGE时会处于不同的阶段,目前可将MGE分为四个阶段 —— 阶段一:本土服务阶段;阶段二:整合阶段;阶段三:战略阶段;阶段四:优化阶段。其实,许多企业并没有认清它们目前所处的阶段,有时它们正处于本土服务阶段,却误将自己列入整合阶段。HRG会帮助企业确定它们所处的阶段,收集企业所需的资料和数据,确保企业在全球化项目中做好充足准备。”

 

HRG对四个阶段分别做出了相应的解释:

 

阶段一:本土服务阶段的不足之处是缺乏审批流程的相关规定和MGE供应商,且所有会议并不是集中召开,所以要以每次召开的会议来签署合同。

 

阶段二:处于整合阶段的企业需要具备一定的战略规划和相关的基本政策,同时还需企业根据最小化策略设立审批流程。整合巩固阶段对企业的注册流程及现有技术有一定的要求,但使用率低。

 

阶段三:战略阶段,与前两个阶段比,该阶段更具有系统性,需要企业具备明确的战略目标,且企业要与关键利益方保持一致。此外,该阶段需要企业制定详细的跨部门政策,规定相关事项的执行流程。企业处于战略阶段时会有许多关于成本节约的报告,注册率和使用率超过50%。

 

阶段四:优化阶段,是企业开展MGE项目时的最佳阶段。优化阶段的策略要与企业的目标保持一致,该阶段将得到企业内部的广泛支持,执行率超过80%。该阶段需要一些核心技术来支撑项目的各个部分,并明确设定开支节约情况,形成完整的报告,不过需要事先设置所要达成的目标。

 

豪格•罗宾逊集团的报告指出,MGE项目会令客户受益匪浅。英国的一家企业最近由本土服务阶段变为整合巩固阶段,节约了330万英镑,同时对MGE服务的预订满意度达到了99%。另一家处于战略阶段的企业也已经节约了20%的开支,注销费用降低了7%。如今,该企业在全球40个国家使用HRG的MGE项目。

 

目前,调查表明,欧洲及北美市场对MGE的需求最为旺盛。超过60%的客户正在咨询并有意巩固各自的MGE项目,还有22%的客户也希望将其MGE项目与临时性差旅业务结合起来。

 

阿曼达•汉琳女士表示,“从2011年下半年起,企业对MGE项目的管理需求已经日趋旺盛,越来越多的企业目前正在寻求帮助,希望能在目标市场的场地问题上获得帮助。2012年上半年,企业对MGE项目的需求继续高涨,且增势加快。企业逐渐意识到节约成本的空间很大,它们在这一方面要掌握更大的控制力度,提高节约空间的透明度并降低其带来的风险。我们将定期与控制临时性差旅的HRG全球采购团队沟通,目前,HRG全球采购团队正在探讨如何改善MGE项目。我们的报告表明,正在巩固临时性差旅及MGE项目的客户数量已上升了8%,这些公司拥有很大的节约成本空间,它们也从降低风险等级、提高安全系数及增加安保设施方面获得不少收益。”

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