2013年10月16日至18日在香港洲际酒店举行的亚太区酒店投资峰会 (Hotel Investment Conference Asia Pacific; 简称HICAP)，由Burba Hotel Network (BHN)、浩华管理顾问集团公司(Horwath HTL)、Stiles Capital Events三方联合主办，是亚洲最大、历史最悠久的酒店投资研讨活动之一，也是酒店业内的重要活动。现场有众多国际酒店集团领导高层出席，包括800多位行业专家和深具影响力的决策者。
主办单位之一的 Burba Hotel Network 董事Patricia Martin指出，已经举办超过20年的亚太区酒店投资峰会，让亚太地区酒店投资机构聚集，也使参与者得以洽谈新合约、巩固现有的关系、学习新事物以及协调交易。
今年的峰会由Burba Hotel Network（BHN）负责整体作业，并与酒店供货商、视听承建商、参展商等协调。其中，还包括与负责来宾注册的承包商接洽。浩华管理顾问集团公司（Horwath HTL）则负责议程部分，也就是制定议题、收集各式议题和安排演讲者，并与行业内的高管接洽。
而Stiles Capital Events负责推动奖项，如可持续发展奖以及网站的部分。三个主办单位各司其职，但同时互相协助、支持。会议的规划是一个持续的过程，活动举行前两三年，规划便已提前启动。筹备的首要重点是巩固酒店的会议空间和客房。随着计划不断的向前发展，重点转向于方案规划，此部分是透过一个规划委员会完成，而委员会则是由过去的赞助商和支持者组织而成。三个单位紧密合作，透过委员会洞察来年的市场氛围和主要行业发展趋势。再从洞察结果中，确定峰会的主题，并开始执行议程的规划，一步一步设定整个会议的氛围，之后再开始一一识别和联系潜在的赞助商、支持者、演讲者，以及获奖者。
准备充足、注意细节、详细规划
整体来说，每一步规划都伴随着无数的细节，而且每一个细节都需要不断的管理和营销。因此，每个单位都为整个作业流程制作了多个计划、图表和时间表，以确保每一个步骤都有在其指定时间内完成。
同时，Burba Hotel Network和所有的供货商、酒店活动员工密切合作与联系，以确保峰会出席者能享受一个安全、令人满足的无缝体验。
Patricia Martin强调，不管有没有出现任何问题，对主办单位来说，最重要的是，不让参与者感受到问题的存在。主办单位应该在活动幕后，打造一个安全舒适的环境，让出席者在活动中可以做他们必须要做的事情，不发现活动中的困难，也不察觉主办单位在做什么，只要出席、准备做生意；如此就表示主办单位无缝工作的目标已达成，也才会吸引参与者回流。
他进一步指出，一个成功的活动，关键有三：准备充足、注意细节，以及详细的规划。要做到规划团队中就算有人不能出席，其他人也能根据计划继续跟进。
峰会现场最常出现的，就是临时有本来确定要上台的人，因为生意冲突、身体生病，或是交通延迟等原因，变成无法出席，这时候，主办单位就必须要紧急调度，重新安排节目，在最后一分钟改变作业流程。因此，事前的准备，非常重要，后补的演讲者、候补的小组讨论专家，以及其他讨论议题等人选和方案，都要事前有所规划与制定，一有需要时就能立刻安排。
而活动中，每个单位的密切沟通和洽谈，从每个月几次到每天多次，完全根据需要进行调整；唯有每一个细节都照顾到，每一个步骤都按照计划进行，才会将三个主办单位的规划，发挥出最大成效。
Patricia Martin补充到，和同一个酒店合作多年，对于活动的整体流程和操作，非常有帮助。亚太区酒店投资峰会已在香港洲际酒店举行10年，这样的合作关系，使得主办单位和酒店的经验都能够累积，各个团队成员都相当熟悉彼此，现场的规划与调整，在知识上和顺利度都能照计划进行，而流程上彼此也都能随时给予对方建议。
贴心设计、安全第一、重视反馈
谈到贴心的设计，Patricia Martin表示，今年峰会在注册时，便询问参与者的饮食需求，如素食餐的需要等，并由酒店提供小卡，放置在参与者的名牌后面，方便参与者在用餐时，不需要告诉餐厅员工，只需拿出小卡放在桌上即可。另一方面，有团队专门在监控参与者的健康情况，万一在公共区域内、壅挤的人群中，有人出现不适，主办方也有紧急方案可以启动。
可喜的是，今年活动中没有发生任何紧急事故，不过，团队依然待命，随时准备好迎接各种常见或可能发生的问题或改变。
另外，作为一家有使命感的企业，主办单位认为要回馈给酒店业，提供下一代酒店业领导人机会。因此在现场，安排了一批学生大使，这些大使来自当地和全球的酒店管理学校，自愿到访协助峰会作业，以获取强大的学习和交流经验。这些学生还可以享受一个专门为其量身订做的峰会前会议，透过此会议，有机会与行业专业进行一对一的交流。
今年峰会的主题是：变化浪潮中的导航。而峰会过后，主办单位如往年一般，向参与者进行调查，并向其要求反馈意见。
2013年的调查仍在进行中，一旦完成，结果将被制作成表，并被峰会的主办单位和议程规划委员会审视，以确保来年跟进这些建议和改善方案，使峰会可以继续提供一个让参与者成功交流、学习、联系与开展业务的平台。
“主办单位应该在活动幕后，打造一个安全舒适的环境，让出席者在活动中可以做他们必须要做的事情，不发现活动中的困难，也不察觉主办单位在做什么，只要出席、准备做生意；如此就表示主办单位无缝工作的目标已达成，也才会吸引参与者回流。”
(Venue) 合作十年 稳定服务质量
连续十年作为场地供货商，香港洲际酒店活动高级总监Stella Wong指出，此峰会对香港洲际酒店来说，非常重要，因其是一个展示酒店和整个IHG品牌的重要平台，而酒店也是IHG的旗舰店之一。事实上，IHG正是此峰会的主要赞助商之一。
对酒店而言，峰会是为业主、投资者、开发商和酒店品牌所打造的一个酒店会议平台，所有参与者都能通过此活动发展与交换最新的行业新闻，彼此交流，并发展酒店交易。
今年峰会的主要亮点之一，为酒店在第一个晚上，为700多位宾客在宴会厅中举办了揭幕鸡尾酒会。而在三天的会议中，酒店运用多个观海多功能厅，举行了分组会议。主要的行业领导者和决策者、投资者和高管在整个三天的峰会中，利用了酒店所有的会议空间和会议室，聚集讨论众多的酒店相关议题。
香港洲际酒店从五、六月即开始为这个十月中旬的活动进行筹备，规划与准备工作主要由酒店董事总经理Jean-JacquesReibel、资深高管和部门领导负责，各项工作特别是与酒店活动、餐饮、前台和预约等团队有密切关联。随着峰会的到来，酒店从工程部到整个运营团队更是如火如荼的准备。主办单位每一年都提供酒店一个主题，得知后，酒店便可以进而在多方面进行规划与设计，包括打造餐饮菜单、贵宾客房设施与服务等。
由于今年是酒店举办峰会的第十年，因此，酒店团队对于峰会的预先规划、布置安排、行程和运营规划等，在各个部门间都已非常有经验。如同往年一样，酒店今年仍然非常重视峰会行程的进度，并且时时根据行程的最新发展，调整自己的工作状况。
为了展现贴心服务，今年酒店特别在中餐时间，开放了两家平时只有晚上开放著名餐厅，也就是由艾伦杜卡斯（Alain Ducasse）掌厨的米其林2星级SPOON餐厅，以及拥有葡萄酒酒吧和烧烤的米其林1星级牛排屋，藉此提供峰会代表和嘉宾一个更多弹性的午餐时间。同时，为了满足峰会代表和嘉宾的胃，酒店为所有类型的特殊饮食要求提供相应的餐点。另外，在会议休憩时间，酒店也提供独特的Illy咖啡和Le Salon de Chocolates巧克力服务。
挑战
挑战方面，由于今年会议行程紧凑，酒店的厨房和宴会运作团队面对了些许挑战。其中，宴会厅的中餐时段在当中的一天竟只有30分钟，这使得厨房和宴会运作团队必须密切的协调与配合，才能完成30分钟满足550人享用中餐的任务。可喜的是，今年没有任何意外事故发生，酒店和主办单位充分的规划，发挥了作用。
为了确保活动顺利进行，酒店一方面和客户进行密切的沟通，另一方面事前充分规划和组织，透过拥有丰富经验的服务和餐饮团队，先行安排妥当。虽然有三个主办单位，但是酒店团队只跟Burba Hotel Network董事Patricia Martin直接联系，因此沟通方面简单很多。
事实上酒店今年已从参与者获得了许多非常正面的反馈，不管是食物质量或是摆盘，还是努力工作的酒店员工，很多参与者都表示，每年十月来参加峰会，到访酒店就像回家一样。
2014年的峰会将是亚太区酒店投资峰会的第25届，同样也会在香港洲际酒店举行，时间定于10月15~17日。
整体来看，酒店要担任一个成功的场地供货商，就必须事前尽心规划与准备，与客户进行良好的沟通，并且拥有一个具专业经验的运营和服务团队。
