近年来，企业的预算越来越紧。尽管总体费用支出较过去有所减少，但减少幅度有限，也有不少企业在调整预算分配，在某些领域，企业的投入甚至更多。Hay Group市场经理Bruna Migliazza表示，重要的是，企业必须确保投入的资金得到回报，确保所有会务活动能够达到既定目标，也因此企业在花费预算时都会保持谨慎。
HP集团资深活动总监Luca Favetta则表示，我们必须「花更少的钱，办更多的事」。这里的更「多」指的是更有效率，最重要的是提高会议的效率和效果。以HP为例，是一家全球大型企业，全球员工超过30万，部门众多，有时候一个部门并不清楚另一个部门在做什么。很多时候，不同的业务部门正在接触同一个客户，所在筹划的活动很可能与另一个部门有冲突。所以作为集团活动会务统筹部门会希望通过会务组织机构说明我们提高效率，首先需要了解我们正在准备的所有活动，对其进行优先排序，分析哪些活动对提高效率有帮助，而哪些是重复的活动。所以花更少的钱，办更多的事就意味着我们以更少的开支，获得更高的投资回报，在制定预算时就要考虑投资回报。你所花费的每分钱都应对实现投资目标做出贡献。
此外，我们也希望获得供货商的专业知识和资源。如果供货商在会务领域有专业的资源，那么就能帮助我们提高会务活动的效率。举个最简单的例子，如果供货商的人员能用英语交流，活动时就不需翻译。这与预算无关，但供货商的内部资源和专业背景的确能帮助我们提高效率。另外，会场运营企业的销售部门和执行部门必须言行一致，有时候销售人员为了得到订单会做出很多不切实际的承诺，但执行部门后来又告诉我某些事情无法做到。这就是在不影响预算的情况下，供货商如何说明客户提高效率。
除此之外，还要能与供货商保持合作关系，尤其是大型活动更需要双方密切合作。供货商应在整个活动中扮演团队成员的角色，有时候甚至需要做出一定牺牲，这是一种超越客户和供货商的关系。
