对于准备周期长的协会大会而言，备好应急预案非常重要。也因此，越来越多旅游局除了强调目的地拥有良好的治安、安全的环境之外，也开始突出自身为客户提供临时变动方案的能力。
ICCA亚太区总监Noor Ahmad Hamid举例，2007年，曾有协会大会预定于土耳其举办。就在大会前6个月，伊斯坦布尔发生了爆炸案，于是主办方要求会议组织者将大会移至「地球上最安全的地方。」经过一番考虑，组织者决定把大会改于加拿大多伦多举行，并紧急协调相关单位。可是，就在大会举办前2个星期，SARS疫情却在人们普遍认同为世界上最安全的两个城市——多伦多和新加坡——爆发了。可见，任何目的地都可以宣称安全指数高，但是不可能对其实际安全性做出完全的保证。也因此，越来越多旅游局除了对当地的安全性加以强调之外，也注重展示他们在面对临时变故时，计划和实施应急预案的能力。
Noor Ahmad Hamid表示，这对协会大会尤其重要，因为在决定于某目的地举办大会至大会实际举行的5到6年之间，很多意想不到的事情都有可能发生。因此，大会组织者一定要时时提醒自己，在A计划无法实行时，B和C计划是否可随时派上用场。
此外，向参会者坦白危机情况并尽可能提供完整的信息，让参会者有充分自由决定最终是否到会，也很重要。
Noor Ahmad Hamid举例，在去年于澳门举办的一场小型商务研讨会前的周末，刚好有台风在华南形成并盘旋；部分重点买家和供应商便表示台风若不减弱，将会取消整个行程。为让参会者对于是否到会有充分的自主权，组织者主动提供了检测台风动态的网站链接；对情况有了了解，动摇地参会者也消除了不安，最终参加了会议。
