「一场国际性大会的举办需要许多环节方方面面的梳理整合，如果是偏向某类学术专业领域方面的国际性大会，则更需要具有成熟操作经验的PCO执行，因为这类会议往往有其特殊专业性、运作周期长以及一系列该领域内所需的前期策划准备工作。」
被誉为消化疾病领域奥林匹克的世界胃肠病大会(GASTRO) 2013年9月21~24日于上海世博会议中心召开，这是大会成立55年来首次在中国举办，共有来自美国、日本和印度等多达119个国家和地区近万名消化领域专家参加。
世界胃肠病大会是全球规模最大的消化疾病学术会议。1958年5月，第一届世界胃肠病大会在美国华盛顿召开，此后每4年召开一次，由各大洲轮流主办，此前在亚洲仅有日本和泰国各举办过1次。
万怡会展（HEALIFE PCO）资深市场总监王宏柏指出，众多学术类会议中又以医学方面为大型国际会议的主流，在市场上占有一定数量份额。世界胃肠病大会堪称2013年上海接待大型国际会议的代表作，主要在于又一从未在中国举办的高级别国际会议首次选择上海，近万与会人数规模也考验当地PCO的接待安排。
他进一步表示，对上海或中国来说，承办一场多数为外国代表与会的国际大会最大的挑战来自于本地英语接待能力不足以及国内签证手续的繁复。
1. 语言接待水平尚待提升：国际大会多数代表都是外籍人士，因此对国际大会来说，语言能力为接待上首要具备条件，而目前国内包括北上广一线主要城市，一般英语能力仍不及香港或新加坡。
但大会从前期投标到筹备阶段与主办方的所有工作会议往来交流都必须以流利英文应对，尤其是在专业学术会议的筹备过程中，还可能须为主办单位准备一些学术方面专有的内容，惟实际上，本次大会所有相关工作人员的英语沟通交流能力略显不足，
2. 签证手续的繁复：大型国际会议参会代表可能来自多个不同国家，但中国对不同国家的签证要求都不相同，尤其是中东、非洲或一些第三世界国家的签证手续繁复，办理签证必须递交非常多的材料。
此外，在中国举办的大型医学学术类会议必须经由外交部审批后才能授权中华医学会出示邀请函，并通过快递递交给每位参会者，参会者凭此文件方能进行签证办理流程。但在国外其他地方举办类似会议，一般仅需大会主办单位提供邀请函即可。
在这些过程之中，最难点仍在于协调，由于有四个组织同时作为大会主办方，在前期发送邀请函时必须再经中华医学会协助邀请函的制作，且PCO团队必须分别为每位与会者向中华医学会提出申请，而无法直接将所有文件事先申请完成递交给与会者。
此外，对不同国家所需签证申请工作长短亦不同，有些与会代表可能疏忽签证所需的办理时间，或者甚至不清楚工作日比预期长，这些紧急意外情况都必须通过PCO协调处理，设法让与会者最终顺利完成签证。
筹备经验分享
1. 避免多头马车情况：本次大会首要面临的是大会由四个组织方共同主办，这也意味着在筹备会议过程当中，PCO在许多活动执行面中必须与多个不同组织方会报工作进度，而最大挑战则在于如何协调方方面面的意见与想法。整场大会相关的工作环节与部分可能由不同活动组织方负责主导，在前期，大会组织方还找了国外的PCO公司为其进行预算计划等安排，到了目的地筹备阶段才具体再找了当地PCO执行，这当中就存在许多情况必须协调主办方之间对活动筹备的不同意见；但真正的活动执行是在上海的会展公司团队，也让PCO在活动执行面上增加许多相对复杂的协调作业，无形中增加了大量的沟通工作，故要更加留心，避免多头马车的情况发生。
2. 提高大会安检级别：本次大会是成立55年来首次在中国举办，规模之大以及级别之高也引起市级政府的高度重视。
王宏柏指出，由于市级政府的高度重视，在筹备过程中又增加许多额外的要求，比如市级政府提出大会必须提高会议安检级别的安排，等同于进出世博中心的与会人员都必须比照类似机场的安检流程，这就让大会主办方必须增加额外一大笔未在预期内的预算开支，作为会议活动执行方亦增加许多额外工作。
此外，在获得相关单位通知后，作为大会活动筹办单位，不仅需花费很大功夫向大会主办方解释政府要求及落实的必要性，还要代表大会主办方再与市级政府部门开会，定期向其会报安检工作进展，并寻找相应供货商议价及提供相关设备支持，以达到政府部门要求的最低安捡门坎。
3. 设计完善的注册系统：大型会议的与会代表众多，因此事前设计一个周密完善的会议注册网站可帮助PCO在筹备阶段提高作业效率。学术性会议前期在网站的注册工作包括与会代表参会注册登记、论文提交、在线付费等。
学术类会议不同于其他一般会议，最大的差别则在于学术性会议召开前会涉及大量的论文或资料上传及下载工作，包括已注册的代表、专业学术专家委员会对参会者提交的学术相关材料进行审阅等一系列数据传送与分配，有这些前期作业才能决定大会期间的学术研讨议程以及可被提出讨论的学术话题或可被发表的学术新成果等，而这一系列的评选工作都必须通过在线注册网站运作；要确保这些信息量能顺利运作的前提，是要建立一套架构非常完善与强而有力的IT系统。
王宏柏也表示，一场大会的注册网站就相当于会议宣传的第一大门面，对所有主办方来说都是最重视的部分。万怡会展作为一家专业当地PCO，是少数拥有自行研发IT团队与部门的公司，可为不同类型的学术类会议提供量身定制的注册网站设计，并在与组织方协作过程中根据客户需求随时调整修改，相对外包厂商更了解客户需求，这样大大地提高主办方对PCO工作能力的信任。
4. 承担当地支出计划的风险：大会规模越大，参会代表就越多，最重要的还包括如何解决所有人员的住宿及交通问题，近万名代表的住宿酒店必须多达20家，其中还需安排不同价格水平及星级酒店，方便与会代表按照自行预算选择适合的酒店；不同于一般论坛或研讨会，可能只需几家酒店即可处理。
王宏柏表示，作为当地活动执行团队，前期准备工作必须与酒店协议价格、预留可能订房晚等，无法准确预测参会者可负担或愿意预订的酒店价格，也就意味着无法与洽谈酒店方保证预订房晚数量，然而大会主办方亦明确表示不承担任何风险或损失，这就考验会展公司的议价协调能力、从过去经验归结出可行的风险控制方案以及与当地酒店供货商之间的合作关系，并从中找出与酒店双方都可接受的预订原则。
当参会代表都完成住宿选择后， PCO方能确定如何安排每日交通线路，包含分多少班车、行经酒店线路以及每条线路接送人数的确认等，如何达到成本最精简的交通接驳安排，亦是一门学问。
5. 前期筹备工作必须到位：根据本次大会主办方的要求，注册网站一旦上线，所有与参会者代表所需的注册及当地PCO 信息都必须完整同步公布，让参会者在注册登记同时就像网上购物一样，可以一次将所有参会所需的安排全部一次处理好。
王宏柏表示，这也意味着大会在开始通过网站宣传前，所有PCO需配合的当地接待安排都已处理妥当，不同于一般性会议可先推出宣传网站后逐步完善各项相关细节，所有筹备工作的时间节点都须往前推移，才能达到主办方要求。
成功关键：有效结合新科技
前期筹备工作都是为使大会举办期间顺利预做铺垫，但无论多大规模的会议与展览，参会代表抵达之后仍须完成个人现场注册及提领相关数据。
王宏柏指出，要让整场活动一开始就有条不紊的最大关键在于，现场报到柜台的分类以及前期网站注册登记时对所有参会者的辨识分类是否精确完善，并适时引进可提高效率的新科技报到系统，合理的设计才能使现场井井有条。
比如这次大会在参会者前期网站完成注册时，就会获取一个二维条形码，到现场按照个人在线注册及付费与否到相应柜台即可打印所有个人参展证及索取数据。即便忘记携带二维码，也可现场通过注册名字找到。有二维码运作，所有与个人相关的信息或者在会议中所有进出口、用餐及数据索取等都可以二维码扫瞄，还便利大会主办方进行与会相关统计。
