发展快速的上海会展市场，几乎随时都可见最新的场地布局、设备、动线以及高科技设施，面对当今求新求变的会展活动客户及不断涌入的竞争者，市场上既有的场地业者如何重新活化、再利用现有空间，无论是翻新、调整或者发挥创意，均是多数开业多年的业者，尤其是品牌酒店，需要思考与面临的问题，以求在市场上争取更好的竞争优势。
一般只要讲到在品牌酒店宴会厅举办活动，多数企业客户可能就会想像现场的模样，差别也许只在于硬件新旧与空间规模，这是服务标准的认可，但有时也可能是面对市场竞争与变化的亟待突破点。
上海威斯汀大饭店市场销售总监王茜指出，无论是活动还是举办活动的客户也都是与时俱进，客户需要有不一样的东西，前两年就有一部份的活动外移到酒店以外的特色场地空间举办，比如艺术馆、博物馆、仓库厂房、老洋房甚至邮轮上等，都成为酒店固定宴会场地的竞争对手，也让酒店业者开始朝外烩服务的生意发展。
「但毕竟酒店最终希望的还是能提供会议团队客户全方面的生意，包括住房、餐饮及空间利用等，可以在一个空间完成所有客户所需。事实上，许多酒店外的场地如要做到符合主题活动的场地，往往客户还需额外大量预算用于场地布置与包装，而客户的求新求变亦促使酒店业者思考如何让酒店也成为有特色空间的场地，为客户省去交通及其他场地成本。」
上海外滩茂悦大酒店会议宴会部总监赖淑惠表示，理论上来说，过去酒店对酒店各个空间规划利用都有限制，一般非MICE宴会设施类的酒店其他公共空间是不被允许包装为宴会活动场地，但发现一些活动公司或客户在场地勘查时对酒店部分公共空间多元利用的咨询度相当高，算是另类的市场消费需求。
上海浦东香格里拉大酒店市场销售总监贝雪莉(Sherryn Bates) 也坦诚，无论是活动场地也好，特殊主题也罢，客人总是希望寻求新鲜感。如果酒店不能提供他们足够的备选方案，他们很可能就另寻他处。
「这正是市场需求在转变。也许十年前客户对场地或者活动的要求相对简单单纯，随着消费者市场不断转变与成熟，需求就会多元且增长。对开业多年的酒店来说，面临最大的挑战在于市场新鲜度不足，场地设备在市场上也非最具竞争力的物业，如何能够从大环境中争取到应有的市场份额？值得思考。」
王茜接着说到，已开业酒店必须担负每月的营收营运任务，歇业重新装修亦不现实，因此只能寻求两全其美的妥协新方式。若从客户面来看，多数人都存在思维定式，如果酒店没有主动提出某些场地可以使用，大多数人看到的就是一个已被规划作为不同功能的使用空间。故酒店在思考如何增加收益之余，也在打破各种过去既有成规。其实很多客人并非是举办活动方面的专业，在与酒店接洽的同时它们也在寻求好点子与建议，如何找出客人所需并对症下药，远比价格竞争还有意义。开业多年的酒店展现活动专业能力，便是影响客户决定的重要因素。
费尔蒙和平饭店团队会务及宴会销售总监何川进一步指出，酒店除了规划的宴会空间外，在客房部分一般都有所谓的总统套间或大面积套房，但往往一年实际出租率相当低，当空置率低时，酒店即要思考如何增加使用与收益；近两年各酒店都将自身大面积套间提供予小型高端活动举办私密场地，正是洞悉客户需求后，活化场地及场地再利用的明显例子。
此外，虽然既有酒店在硬件上可能不及新开业的酒店，但静安香格里拉大酒店市场销售总监马耀华表示，同样是一瓶矿泉水、一件衣服又或者一个包包，都是同质性高的商品，为何就有消费者会选择购买单价高的商品？这就是品牌与其服务的差异化。酒店品牌就是其生命源泉，每个品牌都有其独有的服务，这是同构型高的上海市场里也可不断造就差异的根源。
据了解，今年就有部分开业多年的酒店纷纷寻求新突破，比如将大堂空间转为特色活动场地、将主题套房及总统套间作为高端小众活动或私人小型宴会使用，也有重新将户外空间增添特色元素形成半户外场地；或为宴会空间新添私密性高的小型套间，取代小型会议室；甚至善用户外平台搭建特色顶棚衍生新户外空间等，酒店旧瓶装新酒的策划包装能力必须及时跟上消费者求新求变的节奏，以求最大化收益。
结合大堂吧及大堂餐厅的场地利用
位于上海威斯汀大饭店一楼的逸天廊从开业以来就作为酒店大堂吧，提供特制咖啡、鸡尾酒及现场钢琴演奏，也是住店客人进行商务会面或享受休闲下午茶的绝佳场所。在上海市区享受独有室内场地的自然环境，包括十棵挑高五层棕榈树从中庭玻璃天花板透进的自然阳光以及梦幻般的悬浮式玻璃楼梯，站在室内就像置身城市绿洲一般。
据上海威斯汀大饭店市场销售总监王茜介绍，逸天廊(HEAVENLIES Café)场地大约450平米左右，适合举办至多200人的鸡尾酒派对、时尚走秀、欢迎酒会、新品发布会等各式活动。独特的开放式场地空间，有利于客人之间的互动。
如果活动不仅是鸡尾酒会型式，像大多数以中国客户为主的活动还是习惯要有正式晚餐，而逸天廊后侧的大堂餐厅Stage就直接相连浑然一体，可以再扩大作为晚餐供应。一般鸡尾酒会连带的晚宴型式大多是自助式，只要导引宾客移步到Stage餐厅即有各式美食，宾客还可继续交流。
逸天廊就位于酒店一楼大堂，更突显活动的醒目度，还方便客人及时快速的找到活动场地；此外，场地最大特色在于不需额外过多的布置与装饰，在逸天廊大堂吧的设计和空间规划大量引用了了圣经的内容和涉及风水的理念，在设计时就结合了金、木、水、火、土五行元素，这些元素虽是最初设计理念，但其实很适合用于主题活动包装，特别是对想突显中式文化元素的主题包装，具备很好的延伸发挥效果。
此外，逸天廊位于威斯汀大型中庭的中心位置，整个大堂吧被玻璃天顶覆盖，在傍晚入夜前举办鸡尾酒会活动，宾客还可以在室内直接享受落日夕阳余晖，很适合搭配某些产业的活动主题。
善用底层大堂的人工河及自然光
上海外滩茂悦大酒店底层大堂原先为占地3,000平方米的综合休闲及健身场所，包含有一个拥有12间理疗室的源Spa水疗中心，一个长25米、宽12米的室内恒温游泳池及24小时开放的健身中心等，其健身中心与水疗中心外部则是一块景观空间，作为宾客健身后的休闲放松空间；直接与大堂相连的落地窗，从底层大堂到顶层玻璃楼顶足足有25米高，室内小河与落地窗外的户外空间连成一气。
上海外滩茂悦大酒店会议宴会部总监赖淑惠表示，因近两年陆续有不少MICE客户在参观酒店后提出希望可以利用底层大堂办活动的想法，启发酒店重新活化此空间的想法。像今年就有澳大利亚的会奖旅游团决定利用底层大堂进行鸡尾酒活动，其中还租借一艘小船到人工河流上，并安排穿旗袍的女性乐手在船上弹古筝，整个底层大堂都点缀灯笼等中式元素包装，底层大堂连通的户外空间则安排户外BBQ烧烤或赏月等活动；另外一个是今年的亚洲奢华旅游展特别邀请杂技演出团队从挑高三层楼的落地窗从高空落下彩绣舞，所有宾客在底层大堂抬头，360度各角度都可看到演出，效果相当震撼。
其他像国内也有媒体举办的颁奖活动曾将红毯设计搭接在室内人工河流上，让受邀明星嘉宾享受走红毯的群星云集，一路走到尽头，直接有专人在定点采访嘉宾，接着两侧就有透明观光电梯可直接搭乘到楼上的宴会厅入席，模仿好莱坞红地毯的设计风格，全程都可以在室内进行，不用担心天气变化。
也有来自国际快递行业客户在底层大堂举办过团队竞赛活动，他们以彩色上色竞赛为主题活动，现场有许多彩色笔与大型海报，大家还穿上雨衣以防止喷色，这类型动静态参半的团队活动也可以在酒店内举办，让客户不需再额外选择其他户外空间。
屋顶露台变身户外宴会厅
由费尔蒙管理的上海和平饭店屋顶露台去年底正式揭幕，这也是外滩面积最大且最具历史的屋顶露台。露台位于酒店A字形建筑顶端的11层，总面积逾1,000平方米，可容纳800人的聚会与活动。
据费尔蒙和平饭店团队会务及宴会销售总监何川介绍，为了更好利用江景优势，其将户外露台的地板改为防腐木地板，并将顶层楼下一层原先的办公区域改为厨房，方便户外露台活动餐食准备，另多规划两个多功能厅可供活动VIP包间使用，不仅是活动，这也是婚礼仪式的最佳选择，因为饭店屋顶露台正对黄浦江及外滩，纵览浦东天际线，拥有上海最迷人的景色。
露台空间可摆放自助餐、鸡尾酒吧台或20桌宴席，公司活动可选择这一上海最具标志性的地点，体验外滩的历史感和浦东的现代感。
屋顶露台还包含了两间尊贵的贵宾包房。一为面积为25平方米的苏格兰厅，独踞露台中心位置拥有高挑的屋顶和英式绅士俱乐部风格的装潢，另一包间英格兰厅面积约35平方米，位于苏格兰厅下方，如客户不希望全程在户外举办活动，也可选择在包间内举办小型私人晚宴。
和平饭店的顶层户外露台位置就位于宴会厅正上方，俨然就像是一个户外不带顶的宴会厅，宾客就像置身外滩江景边上用餐，几乎不需要再多做场地装饰，因为外滩夜景本身就是一个180度的大型装饰。
今年上半年就有一场大约80人的企业名流慈善晚宴活动选择在此举办，在顶层摆了长型西式桌餐，再设计桌边一长型红毯用为旗袍走秀活动，重现30年代的老上海风情。
何川进一步表示，可以容纳超过500人的宴会场地并不缺乏，反倒是50~150人左右的宴会场地，在外滩相对稀缺。因此和平饭店重新开放了位于夹层M层中最大的会议室-春申，以黄浦江原名而命名，215平方米的会议室拥有自然采光，可容纳100人的圆桌晚宴或160人的剧院式台型，其设计也维持了和平饭店的装饰艺术风格，透过复古的铸铁窗户可观赏外滩的极致景色。
另一同在M层、位于春申西边是110平方米全新的泰晤士厅，拥有滇池路的老上海街景和黄浦江景致，泰晤士厅的设计融合了酒店的原有风格和舒适的现代设施，适合举办50人的圆桌晚宴。
在现代城市体验蒙古包活动
力，便是影响客户决定的重要因素。
架设在酒店健身中心户外大露台的嘉里圆顶屋，采用最新颖的形式，蕴含最富有创意的想法，可最多容纳220人的空间，让客人在巨大穹顶的蒙古包里举办活动。
上海浦东嘉里大酒店宴会及会议统筹总监张达表示，嘉里圆顶屋的户外露台最初是作为健身中心外一个可供住客慢跑的平台，但运营三年多以来，发现实际利用率并不高，多数宾客选择室内健身空间，这里反倒成为特色空间包装的首选。
张达介绍，嘉里圆顶屋独一无二的设计理念，让宴会空间高利用率与个性化定制需求实现了完美结合。独特的空间构造适用于多种形式的宴会，可移动式充气结构搭建简易快捷，选用具有防水及恒温等多种特质材料打造，以确保在「穹顶下」更为舒适惬意的宴会环境。
而圆顶屋顾名思义就是一个大圆顶造型，周边面料选用纯白无纺布，并配备了八个大型投影设备，活动主办方主持活动或演出时，圆顶屋内的宾客都可享有360°内部及外部的视觉体验。此外，圆顶屋搭建只要不是过于恶劣的天气都可正常举行活动，圆顶屋内也有空调与暖气设备装置，无论冬天或夏天都可保证达到舒适标准。
嘉里圆顶屋可灵活运用于各式派对，是时尚秀、婚礼亦或产品发布会主场，时尚多变的氛围为各式活动创造出无限可能。如果是晚上活动，除了有陆家嘴与世纪公园的浦东夜景外，还可通过灯光设计打造出包括星空、烟花、太空遨游等多种不同效果；而一些主题派对也可选择以较活泼的BBQ烧烤型式举办，露天不受限制。
圆顶屋日前接待过一个肚皮舞协会组织，由于有一些热场舞蹈同欢活动，酒店将整个圆顶屋以中东主题型式展现，包括服务人员都穿上阿拉伯服装，再搭配许多中东造型装饰，比如水烟、神灯等，当晚的食物也以中东烧烤为主，原先还构想要真正牵一只骆驼进场，后来由于一些限制改成大型的骆驼造型玩偶摆设；另外，电视传媒芒果TV在圆顶屋举办活动时，其将现场以芒果为主题布置，灯光也换上橘黄色调，在圆顶屋入口处并制作了芒果TV的Logo欢迎广告牌，辅以灯光投射，而圆顶屋里的360度投影装置就可以不间断的播放客户需要的活动短片，整体呈现相当切合客户主题。
异国风情套房用于各国主题活动
位于和平饭店五楼、六楼、七楼有这九间闻名遐迩的九国套房，完成重新修缮工程后已对外开放。
沙逊总统套房和九国套房依然展现上海1930年代风光，位于10楼的沙逊总统套房曾是上世纪三十年代沙逊本人的私人寓所，宽敞奢华的空间，拥有外滩的万国建筑群与无敌江景。在沙逊总套的下面，位于五楼、六楼和七楼，分别是九国套房，每层楼三个套房，也都面江而居。这些套房规划来自沙逊的点子，他要把不同国家的风情与文化全都融入酒店，如同上海吸引着世界各地的游客，每一间九国套房跨越时空为宾客呈现另一时代的风情。
其中，印度、英国、中国和美国套房直接沿袭和平饭店的原有风格，而法国、意大利、西班牙、日本和德国套房则在保持不同国家和历史风格的原有概念基础上进行了重新设计，每间套房面积约达 178 平方米，许多政要名人和明星在这些套房里下榻过。此外，每间套房有独立的会客厅和餐厅，餐厅可容纳 8 人享受私密晚餐。
九国套房也分别突显不同异国风情，比如英国套房内的年代久远的木质地板、玫瑰花纹的顶部雕刻彰显了时光雕刻的印迹；美国套房内的宽阔的壁炉和Art Deco
装饰派艺术令人印象深刻；日本套房的和式移门和榻榻米给人静谧温馨之感；印度套房内清真寺似的穹顶及明丽的色调配以印度特色的花纹装饰；中国套房内的半月形门廊充满了民族特色。而法国、德国、西班牙、意大利这些欧洲套房内的色调和装饰都秉承了上世纪的风格，其中有精美砖式壁炉，木质地板配深色豪华地毯，彩色装饰线条。
应用在活动举办上，就有许多国际品牌或者国际企业喜欢选择与该国家有相关连的套房作为活动主题使用。
类似套间的多功能私密空间规划
谈到私密性场地使用，总统套间进出都需要通过房卡，酒店或者活动主办方都还需要额外安排接待人员在电梯口协助刷卡带位，同时也可能一定程度影响其他酒店客人。现在也有酒店规划自成格局、非一般宴会厅室内设计的多功能活动空间。
举例来说，上海外滩茂悦大酒店在M层夹层就设计了一个独立、设有室外庭院并占地70平方米的圆形琉璃厅，小型私人宴会活动可以完全独立使用整个楼层空间，不被其他宴会与住店客人打扰。从电梯出口到玻璃厅之间还有一个独立户外露台，可以作为活动入场前的鸡尾酒会活动场地。
另一新式功能厅规划则位于最新开业的静安香格里拉大酒店内，梧桐厅是众多多功能厅中的特色代表，整个室内空间完全以新中式居家装潢设计，分为接待区、会客区、用餐区，酒廊及室外花园等空间，可举办80人以内的各类高端活动。像许多品牌活动举办客户交流会或高端品牌邀请VIP客户参加特殊商品活动时，需要营造轻松舒适的氛围，但又不希望在酒店其他空间如餐厅或与其他大中小型会议活动举办，避免不相关的人群打扰。
比如曾有国外私人酒庄举办邀请VIP客户的品酒活动，梧桐厅便利用其独立的厨房空间，安排专门主厨单独为客户准备搭配餐点，就像在一个私人定制餐厅用餐。
在露天酒廊举办私人派对
上海浦东香格里拉大酒店iKandy露天酒廊位于紫金楼五楼的露天平台，与酒店长25米的泳池直接相连，经过重新包装后，不仅作为对住客健身游泳使用，今年夏天也正式对外运营，包括周末提供BBQ烧烤、接待派对或是特殊场合晚宴场地使用。酒店每周日都会举办盛大的夏季泳池派对，并且已成功地吸引不少客人在露天酒廊举办私人派对。
重新装点后的露天酒廊，平时由嫩粉色系装点、绿树成荫、藤制座椅、米色帷幔、白色服饰的工作人员在紫色迷幻灯光下服务，作为浦东香格里拉最新餐饮设施，拥有130个座位可供宾客小酌，包括特调鸡尾酒如苹果接骨花木果汁酒、覆盆子咖啡马天尼，并由驻店DJ现场音乐活络现场氛围。
此外，iKandy亦有精选小食菜单，如开胃前菜、酒精饮品、水果鸡尾酒及适合小团体的饮料与餐饮包价。
