在中国当今环境下，中国会议组织者（PCO）该如何扮演好专业角色？以承接国际会议为主的会议组织者（PCO）又该如何与国际协会机构合作，并将国内会议产业发展过程中所需要的国际会议吸引到中国举办？
目前国内许多城市普遍存在一个现象，即纷纷打出响应十二五规划，积极祭出各项会议与奖励旅游机制，但大多数城市都是为发展会奖而发展，实际上，合适的会议引进必须配合整个国家十二五规划下各项经济发展、科研目标等，方能对整个会议产业起到推进作用。在此环境下，会议组织者又该如何扮演好专业角色？
国家会议中心高级国际业务总监苏黎静芬（Jennifer Salsbury）表示，中国在过去几年已举办过几场具代表性的国际性会议，亦呈现出会议组织方在会议当中独特的特点，惟专业的会议组织者(PCO)在中国依然是相当新的概念与角色。
PCO的角色功能
国内PCO积极将协会会议引进中国，主要可突出中国政府、媒体及其他相关机构关注协会领域，尤其对中国参会者来说，能够和世界先进的领域专家交流，并且可向全球与会代表展示中国在该领域中取得哪些成就，进一步获得领域内其他国际权威组织的合作机会。
PCO能够为会议提供全部或部分服务，不论是本国的还是国际的会议，不论是一次性的服务还是全方位服务，PCO必须要满足不同行业类型的活动需求。
有时候PCO的工作与DMC有很多相似之处，但实际上仍然有不同之处，比如在科技类活动、在学术类会议对论文摘要的处理，管理这两项是非常特殊的工作，其他还有与会代表的注册、赞助商的管理、营销活动及咨询活动等，都有助活动吸引更多参与者，这也是为何与会者必须付费才能参加大会。但有些业内人士仍觉得会费不合理而不参与，这其实是行业当中不健康的发展方式。
Step 1 认清国际大型行业会议之特点
总的来说，举办大型国际会议主要是为产业内取得良好信息交流、分享共同感兴趣的话题与经验、创建提升行业在专业领域的标准、促进相关行业协会会员数量增加，也可为总部筹措资金或为运营其他项目筹措资金，进一步还可建立国际关系、增强地区成员国的合作关系；会议亦有助于与会者进行专业学习，比如某些国家的参会者通过参与专业领域会议获取相关领域的学分。
此外，通过会议举办或可抓住机会，游说政府进一步解决某些政府必须面对的问题，比如国际会议获得媒体报导曝光，进而促使某些具体专业领域能获得政府更多关注等，众多目的都是为何大型实体会议的重要性远远大于电话会议或网络会议。
苏黎静芬（Jennifer Salsbury）说到，现在对行业协会会议主办方而言，最关注的问题即为如何吸引更多参会者，因为预算不断删减导致许多行业人士没有机会参与，或者有不少与会者参加过一次后来年就不一定再次出席。
对此，为提高出席率，总部应积极推出各种项目；此外，在专业领域内会议则必须提供参会者物超所值的内容、精心的策划，以满足参会者利益之所需；还要留意参会者因年龄段不同，其所需信息也可能不同，如何做到区别内容亦是会议规划的挑战。
其次，每年会选择不同城市作为会议举办地，但要留意对应或吸引的供货商也可能因此不同，在选择会议举办地点时也要细致考虑。
紧接着是要与航空公司、酒店和会议中心紧密沟通，以及会议期间邀请的供货商与参会者之间商务洽谈交流的把握与拿捏，有时商业利益洽谈并非会议主办方可控制，但要尽量做好平台的架构；此外，国际性会议的参会代表往往来自多个不同国家，如何尽力在会议中达到文化融合、满足参会者文化需求，也不容忽视。
那么，为何要举办行业协会大会？与一般会议有哪何区别？
1. 首先，行业协会大会必须对会议进行推广，有时协会会议是由协会志愿者主办，往往导致协会结构较为松散。且行业协会会议的举办往往伴随为行业内同步进行筹款工作，但召开开会还是希望大家能因此获得学习机会与相关培训，因此须对会员参与制定特殊标准或者将参会名额发配到对应的参会者，甚至有些行业协会大会是不允许非会员成员参加。
2. 此外，行业协会大会的注册费相对高昂，主要因为专业协会大会的举办型式与一般会议就有所差别，比如学术或医药类行业协会大会的会议议程制定与讲演嘉宾的邀请都必须通过一系列包括学术论文征集、比稿后才能决定。
3. 对行业协会大会的主办方来说，举办行业协会国际会议的另一主要目的是要能增加会员，也希望帮助会员拓展到新市场的平台，拓展从业者在同一专业领域内业务覆盖范围，这也与会议选择举办的地点有所关连，并可能影响从业者未来一年的总部营运利润。
行业会议举办地的必备条件
因此，其所选择的会议举办地必须具备几个条件，首先要很容易传递给与会代表一定吸引力，该地亦必须有许多直飞便捷航线可方便到达，且该城市的会议场地相关专用设备须完善，以及本地相关的会议供货商的专业性，包括AV、协会组织者、目的地管理公司以及展览搭建等各供货商等。其他还包括场地周边是否具备各种类型酒店以满足不同预算的参会需求、举办地是否有满足大型活动之酒店以外的场地，以及城市及其周边有可规划会前和会后游览线路等。
此外，政府或城市对行业协会大会的支持力度对推动国际协会大会到该地举办相当重要，有时还能进一步游说政府完成某些行业内关注的议题。大型国际协会大会对参会者直接可见的利益除获得持续的专业知识及培训外，还可通过与会和来自全球同行和专家建立关系、了解行业内最新趋势和新产品、探讨行业内热门关注议题等，最重要的是，通过参会可以为自身与同行之间建立很好的交流机会。
Step 2 突破中国PCO面临的挑战
中国有时无法成功竞标一些国际大会的原因主要还是由于无法预测的经济和金融高风险性。因此，会议组织者必须要处理好与总部之间的关系，包括认真面对国际协会、邀请主要领导参与近期活动、聆听并与他们分享所担心的、疑惑的、有问题的以及关注的事项，并在向总部表明关注自身目标的同时也关注他们的目标。
此外，中国会议组织者有时不易向国际协会解释，与会申请需要填写多个不同申请表格并经历许多繁复的行政程序；许多中国协会觉得最好的方式就是不告诉国际协会，而选择自行解决。但从PCO角度来看，还是建议中国协会必须让国际协会等外国代表理解所谓的中国特色，因为如此一来外国人才能够更加直入主题、调研协会并找到适合与协会的交流机会，要知道他们的目标是什么以明确自己的目标;在措辞上也要注意，最好使用「我们尽量」而不是说不或者根本就没有回应，因为这对他们来说会很沮丧。
其他还包括参与准备过程要明确责任人和时间、定期报告项目管理进展并定期开会、存盘会议议程和会议记录，并将已经达成一致的共识落实到书面；同时要汇报预算控制、账目情况和当地法律条款等内容。这主要因为中国人对时间掌握概念相对薄弱，往往到最后才像救火队一样紧急处理所有项目进度，但国际协会组织多半希望提前至少两年开始进行相关工作。
再者，中国PCO投标时也会面临预算问题。博悦咨询(北京)有限公司总经理姚红指出，在投标前最重要的就是预算问题，其次就是对大会的赞助，在汽车、零售、医药等行业会议的赞助相对容易，因为大会举办的主要目的皆为销售导向，利润为王；但实际上在基础科研上中国对会议赞助方面的赞助并不多，多半靠政府资金及纳税人的钱，这是不够的。
在国际上，对大型会议的赞助已成为许多国际企业社会责任或协会社会责任，但在中国还有许多企业尚未意识到这点。也因为如此，现在PCO将一些国际会议引进中国时，往往在寻求赞助上遭遇困难，多数国内企业往往会问是否赞助一次行业会议就能立即在业务上获得较赞助金额更大的利润？急功近利的想法会影响整个国际会议的质量以及影响全行业发展。一般来说，一个大型国际会议如果赞助资金达到整场会议成本开支的50%，基本会议开支可以保证达到平衡，因为另外50%的费用可通过注册费用弭平。但在中国许多基础科学类或与政府相关的会议，往往都被认为应该免费提供给行业相关大表参加，也就是说大会举办的成本预算必须全数取得赞助资金，否则很难继续进行。
但亏本对主办的协会来说也没有好处，协会本身是非营利机构，是为协会会员服务，希望通过举办会议增进大家信息交流，但预算、赞助与会议举办的不良循环，不利于整个行业发展，国内PCO和协会都应积极努力推广赞助与企业社会责任之间的关系。
「一个城市参与投标争取国际大型会议，投标档内必须体现城市现状、地理位置便利性，及城市可预订的酒店房间数、价位和地点等分布情况、会议设施、办会地的名胜古迹，以及城市可提供哪些附加服务与安全性等内容。」
中国综合会议场地科学环境不足
然而，姚红也表示，现在有许多国际大型协会会议，特别是规格相对高端、利润率相当高的会议不易到中国北京或上海等一线城市举办，实际上与综合会议场地的科学环境条件依然不够有关。
以新加坡为例，虽然整个城市腹地小，但每年在亚太地区承接许多重要全球会议，就是因为其会议设施条件等设计非常符合大型国际协会会议要求，以新加坡星达城会展中心来说，会议中心、展览中心比邻，周围步行可及的就有10多家五星级酒店、购物、餐饮和商场等一应俱全，麻雀虽小，五脏俱全，目前北京和上海会展区块还需再进一步提升其便利性。
而国内其他城市都采取复制一线城市会展区块模式，快速在发展自身城市的会展中心，但理应在建设前多搜集PCO及大型协会会议主办方的意见，清楚知道会议组织者与参会者对举办会议的真正需求，否则整个会展建设一旦投入完工后却不符合使用者需求，高空置率可能让会展中心成了一座历史博物馆。
呼吁会议行业实行退税制度
姚红也提到，现在在中国举办会议的价格亦逐年上涨，因此组织方在办会前要仔细评估利润，而协会往往是以会养会的运作方式，只要能为下一届预留启动资金即可。
此外，也建议国际会议到中国召开能实行退税制度，这需要全行业及国际间的共同呼吁。新的产品或制度需要行业伙伴在会议中发出声音，且发声越大，影响力越大。因为市场在前端，行业必须跟着市场走，将市场开发出来而后政府管理才会逐步跟上，有时并非要被动等待政府对环境支持，行业里或会议产业链的讨论会可促进整个会议行业发展。
总结来说，通过组会者、赞助商和参会者共同创造友好的环境，使其完成行业协会的目标，将国际协会大会带入中国，可为国家、行业与会议产业内专业者带来新生意的催化剂。中国会议产业持续处于高速增长阶段，新增长点则需要每一个PCO、会议组织者和协会、行业的结合与共同推动。
