隆重之国际性大型活动一定须仰赖砸大钱吗？人力不够到位的新酒店难以承接起大型活动吗？即使事前规划得再周全，就能确保活动现场一切顺利圆满吗？答案都是「不一定」，一定有状况，但也一定有办法。
首届丝绸之路国际电影节共分七大板块，包括开幕式、影片展映、评奖及颁奖、丝路电影文化论坛、电影市场、电影音乐会、闭幕式等，其中开幕及闭幕招待晚宴以及一连四天的电影节文化论坛都在西安曲江温德姆至尊酒店举行。
「这是酒店开业半年多以来首次接待的政府部门活动，特别在国家自出台2014年出台对政府相关单位举办活动的八项规定后，对政府部门活动在预算与形式上有诸多条件限制，因此在筹备过程中酒店也必须特别谨慎与配合，以符合政府部门对宴会活动低调又不失隆重的要求，这应是本次活动对酒店来说的首要挑战。」西安曲江温德姆至尊酒店高级宴会销售经理曲珊表示。
她接着说道，晚宴、招待会及论坛、研讨会等活动，可说是一般酒店最常接到的活动，但在八项规定出台后，酒店更要在各项细节留心安排，特别这次是西安首次承办国际电影节活动，也与今年国家旅游局「丝绸之路」旅游年主题相呼应，更显示活动对于西安在国际崭露头角的重要性。与此同时，酒店负责电影节开幕与闭幕的两场招待会，要如何在符合主办单位想法及预算限制内设计、呈现两场不同内容惊喜的餐会与装饰，大大考验着酒店餐饮与宴会部门。
根据八项规定，政府大型宴会活动不得采圆桌中式餐宴，必须以自助餐型式进行；在活动现场不能使用鲜花等相对单价高的材料。因此，当天除了主桌VIP嘉宾仍用圆桌按位上菜，其余嘉宾入皆席长桌并往两旁自助取用餐食，主桌餐食也与自助餐菜色相同，仅是提前由服务人员分盘按位上菜。在菜色设计上，则采中西合并，并特别增加西安本地风味小吃，比如荞麦面、饽饽、凉皮、锅盔、臊子面等。
其次，主桌入席了30位重要嘉宾，整个圆桌直径就达7米，这些嘉宾都来自国外各国领事人员，酒店在主桌中央使用花泥为装置材料堆砌最具西安历史特色的古城墙、护城河、钟鼓楼等仿古建筑，取代了大型鲜花造景，成本相对低，但需要提前近两个月开始动工设计，却充分将西安微型特色风光展现在国际视野。
开幕晚宴以西安特色展示嘉宾，在闭幕招待晚宴则换另一布景，主桌改用长条桌入席，桌中布景则以呼应本次电影节的主题丝绸之路，从丝绸之路的起点到终点所经各个国家和城市的不同文化风光，都精心用环保材料制作摆放在长型主桌，非常吸睛。此外，在闭幕菜式也希望体现中外友好关系，每道菜都以中西结合、中菜西做的方式呈现，比如老虎虾以西式香煎作法淋上中式酱汁、中式面条但结合意式调料作法等，让宾客对创意餐点留下深刻好评。
突发状况考验团队应变
西安曲江温德姆至尊酒店行政总厨兼餐饮总监陶刚也补充说道，招待晚宴一般都会有充裕时间进行，但国际电影节的开幕与闭幕晚宴都是嘉宾用餐后必须即刻赶往其他户外场地观赏大型演出，餐会用餐时间前后仅1小时左右，使得酒店在晚宴备菜、上菜速度与时间的把控都必须特别留意，因此如何在相对压缩的时间内让所有宾客不疾不徐地用餐，且能保证所有出餐流程顺畅，考验整个餐饮及宴会服务团队的协作。
此外，另一突发状况就是，到下午五点酒店才接到通知整个晚宴时间推迟，用餐时间必须再压缩，因此酒店也必须紧急调整工作布局。举例来说，主桌分餐的菜色就特别将原先中西合并的菜色以类似的样式一分为二或双拼多拼方式上菜；所有自助餐菜肴及备料也增加人手同步出菜。
然而，最重要的一个环节则在于由于是重要政府宴会，来自单位的食品及药品监督局的人员从头到尾都会在后厨与酒店工作人员一起工作，每样菜必须在出菜前半小时做好，不能预先做好再加工，且每道菜出品都必须再经由食监局的检测后才能出菜，中间增加了食品安全检测手续是对酒店出菜时间把控的一大考验。
个性化服务打造深刻印象
再者，酒店还作为本次电影节的主要接待酒店，活动期间酒店500多间客房全部满房，其中本次电影节邀请的重要嘉宾，包括世界级电影大师奥利弗·斯通，许还山、陶玉玲、辛明、宋晓英、王霙、舒耀喧等老一辈艺术家，黄建新、芦苇、胡玫、孙毅安、郭俊立、王兴东、王浙滨等导演、编剧、制片人，以及本届丝路国际电影节形象大使闫妮、王大治、毛孩等新一代青年影视明星都下榻温德姆酒店。
对一个在西北地区新开业的品牌酒店来说，这是一个绝佳机会提高酒店知名度的机会，所以务必要让这些嘉宾对酒店留下深刻好印象。陶刚表示，针对部分知名电影节VIP嘉宾，酒店为每位嘉宾在每晚入住的迎宾小礼都特别量身定制，事先搜集了解影星个人在电影事业上的突出事项，包括曾制作过的电影、拍过的剧及等，集合成贴心迎宾小点心，比如酒店为国际导演奥利弗・斯通(Oliver Stone)特别制作了奥斯卡小金人，以及其生涯最具代表的电影为主题的巧克力翻糖艺术。
「品牌酒店都可以提供标准化及水平之上的服务，但要能感动宾客并让其留下极佳好感，酒店团队在准备接待入住前就要下功夫。首先要对了解宾客背景充分了解，知道哪些事情或经历在其生涯占有重要意义，可以触动其内心。如果进入房间里宾客能看到酒店为其特别准备的个性化小物，也许可以吃，也许可以带走留作纪念，这些细节都能让宾客有一个深刻入住回忆。」
团队人力分工考验
实际上，在五天内酒店接待多项电影节宴会、会议及入住等活动，酒店人力远不足分配，酒店的团队人员和房间总数以及酒店总体大小并不成比例，按一般常规酒店这次酒店接待客房数量与服务人员比例大约为1：1，但酒店开业仅半年多，目前比例仅在1:0.6左右，人力调配是酒店接待时的另一大挑战，包括如何将所有临时增加的人员快速训练到位、清楚分配各工作岗位职责等。
举例来说，除了活动前分工餐饮团队协助各嘉宾每晚入住的准备工作外，同时安排800多人在每天早晨高峰用餐也是考验，其全日餐厅最多仅能同时200人就餐，酒店因此将地下一层挑高空间公共区域辟为早餐用餐区域，每天早上等于同时有两个区域接待客人用餐，酒店人员也须分为两个团队服务，故事前团队的人力调配与分工更显重要。
