过去，欧洲的专业会议管理者任务涵盖会议管理的所有流程，如今，协会PCO职能正趋向专业化、细分化。ICS董事总经理Per Anker介绍，在客户对各家PCO公司优势项目口耳相传的影响下，相对于过去广泛的覆盖面，欧洲的PCO公司职能开始变得更像「饼」，饼由网上系统、会议管理、会议交通三个环环相扣的部分所组成；线上注册、项目管理等各由不同公司分担。
从流程来看，很多协会客户会自行选择场地后将「谈判」交由PCO，确保合同条款有利自身。总体项目管理会由一家本地PCO负责，细分项目再由该PCO分包给其他本地PCO或DMC。参会人员管理方面，协会从网上获取线上注册系统已变得越来越容易，有些甚至免费——很多协会因此开始将这项工作内包，当然这也为PCO带来了压力。
至于酒店预定，因电商价格战，许多参会代表情愿透过OTA预定客房也不愿在协会大会网站上预定。但值得注意的趋势是，近两年，生态有了变化，因为酒店意识到他们必须向OTA支付15%－25%的佣金，而PCO在对客户透明化的前提下只向酒店收取10%的佣金，酒店宁愿为PCO提供较OTA稍低的房价，借降低大会的住宿成本吸引参会者透过承办大会的PCO预定酒店。
大会现场管理方面，运用本地资源和供应商能为协会节省大量成本，故本地PCO或DMC在现场服务上扮演重要角色。最后，从欧洲到全球，跳脱传统、发挥创意对于提升参会者满意度都至关重要，因此PCO无不想方设法从加强参与度、运用社交媒体、培训及协助演讲者、投票、设计活动APP等方面强化实力，使产品更有吸引力。
