检视花费细节、提高与供应商的谈判筹码、进行季度业务回顾都是节省会议成本的好方法。
如何下压会议成本？Bondurant Consulting总裁Betsy Bondurant介绍，首先要知道钱的去处。集中管理所属组织的会议和活动花销可使所有会议和活动话费透明化，从而节省成本及降低风险、维持稳定的会议品质及提高与供应商谈判的筹码。会议经理人必须把握的关键数据包括：会议数量、每次会议的花费和所节省的成本、会议类型、最常使用或支出最多的酒店及其他供应商信息。
其次应研究采购策略，包括推出首选酒店(Preferred Hotels)计划，利用重复预定、无竞争等条件积极争取房价下降、客房升级、免费项目或增值优惠。再次，应记录成本节省空间；针对酒店，住宿方面包括房价、免费上网、免费使用健身房、免费早餐、免费房晚等，视听方面包括免费使用设备或设备租赁折扣，餐饮方面包括价格优惠或附赠饮品，交通则包括免费VIP接驳。接着是需求管理和提高效率。会议经理人必须了解每次开会的目的，决定是否可减少面对面开会的次数，或者利用电话、视频、区域性会议作为会议的替代方案；增加会议的科技含量、重复使用供应商、完善会议策划流程等则有助提高开会效益。
最后，要记得做季度业务评估（Quarterly Business Reviews，QBR），包括检视会议量和花费细节、对未来业务和趋势进行预测等。
