去年11月APEC领导人齐聚北京，这场号称「最高端大型国际会议」为组织方带来前所未有的挑战；为了确保可成功完成任务，会前的海内外观摩学习与积极培训、协调，是长达13个月筹备期间不断重复上演的功课。
2013年10月，国家会议中心及业主北辰集团在北京市外事办的带领下，齐赴当年APEC举办地巴利岛进行现场观摩。这次考察中，CNCC团队首次感受到「最高端大型国际会议」与其此前所接触会议之区别。
国家会议中心副总经理许锋举例，首先，元首多：APEC期间，一天内有数十位元首及其高官和随员到场举行大会、双边会见和一对一会议，会场必须做好相应的安检、交通和场地准备，这对曾于同日接待一至两位总统、总理或主席的CNCC团队产生了一定程度的震撼。其次，时间长：总长7天的会议中，1天在怀柔举行，6天在CNCC；这让CNCC团队自问是否扛得住压力。再次，APEC除会议外，还附带展览（各国文化遗产）和新闻中心；CNCC团队到了巴利岛，才发现任务比预期更重。
筹备期
截至2014年10月，CNCC为APEC筹备了13个月。
1. 设施设备
先是步骤性增进美观度，包括除去大楼玻璃上的字样、依花季置入新的绿植等；其次是大理石、LED灯、电梯、厨房设备、监控摄像头等156项「专修改造」计划，计划细至将门卸下，运回厂家更新面板。借此机会，开业5年的CNCC恰得以升级。再次是物资采购，包括桌椅、杯盘碟的添置和替换等。
许锋解释，CNCC未曾一次达此长时间、高密度的接待量，因此过往设备不足靠「租借」即可解决；一般情况下，客户出于预算考虑，对设施因存储致外观陈旧也不会过于在意。但面对大量高级领导人到访，场馆显然须以好的面目示人，因此「采购」成了特别繁重的一项任务。不只繁重，还充满挑战；国有企业物资采购的严格程式（招投标、比价、试用等）是原因之一：地毯、沙发等设施数量、款式迟迟得不到确认，让临时变动终究无法回避。
2. 人力资源
会议中心及其酒店的人员空缺以四种管道解决：外部招聘；集团支持（北辰集团旗下另有北京国际会议中心及多家酒店）；内部调配，比如从行政、销售部门抽出人员服务于现场或与客户对接；供货商支持。
在最后一项，「经验值」派上了用场。首先，心知会议室内外、新闻中心、用餐区等都将大量增加对公共区域保洁（PA）需求和宴会服务人员的需求，CNCC提前和常年合作的劳务公司就人员数量、时间进行沟通，予其充裕时间筹集小时工和服务员并为其定制制服。其次，考虑到APEC期间外来人员进京将受管制，CNCC刻意报高了人员需求量（比如需150人，却报200人）—这是明智的—最终，扣掉受限无法参与的人员，小时工人数恰符需求。
3. 培训
从面客到后勤部门，员工分别接受了不同层次的培训，内容包括国际礼仪（比如看到残疾人不可主动上前协助，以免伤其尊严）、APEC背景知识等；除了内部培训，也有供货商依提纲自行或外聘教师培训员工。有趣的是，厨师也接受了英语培训。许锋解释，盛汤、下面、片烤鸭都需厨师现场服务；受过培训，厨师可以英语直接为国际贵宾、记者介绍料理食材。为防闪失，不仅各部门（尤其宴会）经历了细致而艰苦的培训，电梯专员甚至按政府要求必须拥有「司梯证」。
4. 外出学习
外事活动，北京饭店、钓鱼台、人民大会堂自有其优势，故CNCC分批次前去学习，去年APEC启幕前在青岛、宁波、北京举行的高官会，其骨干也到场观摩。学到什么？很重要的一项是物流。
会议期间，CNCC成了APEC赞助物资的中转站。从食品、饮料到纸，大量货物不仅需库房存放，卸货、登记、出库、分发（到机场、官方酒店、水立方等）的系列流程更需有效管理，其复杂程度是外出学习前CNCC所始料未及，也是其团队在北京饭 店学到的重要一课。
另一项是新闻中心。2014年5月，20余位国家元首、政府首脑和国际组织负责人参与的亚信峰会（亚洲相互协作与信任措施会议）于上海世博中心举行。结束后，CNCC特率团至举办晚宴的上海国际会议中心和举办会议的上海世博中心学习。从上海世博中心，CNCC发现新闻中心不是「提供场地让记者把计算机插上」这么简单。为了亚信峰会，上海世博中心施工一个月，在展厅里另搭了一座建筑，隔成工作间、演播室、用餐区等；为能直播，世博中心牵了光缆，怕有危险，还打了地基。
有了搭建期远超使用期的心理准备，CNCC只得和已预定展厅的客户谈判。其中，部分活动推迟举行，部分迁至他处；面临无法取消的合同，搭建工程则穿插于展会之间（比如展会晚上8点结束，工人即刻进场施工）。10月中至11月1日试运行的半个月里，新闻中心施工多集中于夜间及假期，员工为此做了不少牺牲。
接待过程
对CNCC来说，APEC从2014年10月14日安保人员上岗、新闻中心进入搭建期，已正式开始。
出于安全考虑，APEC期间CNCC 100%被「征用」，其任务涵盖：210场会议，11,000平方米的新闻中心（约4,000名中外记者），9.1万用餐人次（包括早餐和茶歇，6天共165场）以及工作人员接待；在CNCC工作、用餐的人员来自北京APEC筹备委员会办公室，安保、网络等服务单位及参展商，按国家规定每人每顿餐标50元。
缜密筹备的大型国事活动，也难逃无尽的临时变化。工商领导人峰会(APEC CEO Summit)即为一例：为求完美的会议效果，峰会承办者直至万事具备的最后一刻仍就背景板、沙发、椅套等多次提出新的要求，CNCC竭尽全力24小时予以配合，以确保会议品质。
同场峰会，比较轻松的例子因领导人风格差异而产生。中、美、俄领导人身高、演讲习惯各有特色，因此三国领导人用了两套讲台：不同于其他经济体领导人的念稿传统，美国总统习惯使用置于身旁两侧、形如透明扇子的提词器，故需「瘦窄」而非宽扁型讲台。这是白宫礼宾官到了峰会现场才提出的要求，连锁调整和变化着实让CNCC忙了一番。
另一突发状况来自新闻中心。国际间对《习近平谈治国理政》一书超乎意料的兴趣导致了发放现场中外记者疯抢；CNCC发现问题，旋即增派人手拉警戒线、导流，恢复秩序。同样，APEC首日封发布当天，大量新闻记者蜂拥至新闻中心门口的邮局柜台，CNCC也是立即加派工作人员引导。
有趣的是，11月5日APEC正式开始前，由于员工忙到无暇顾及仪表，CNCC专门请了美容师为男员工理发、为女员工化妆，确保会议期间接待人员呈现最美状态。
学到什么？
① 政府支持很重要
从物资调配、交通和环境治理、紧急事件处理到基础设施，没有政府的支持和帮助，挑战会极为艰巨。为能现场直播，微波卫星须将专门线缆通到会议中心并在广场寻找合适的发射位置；没有强大的协调机构，成功率很难想象。
② 网状服务
一般会议中，会展场馆提供的是线性服务，即参会者需求经主办方转化及与会议中心对接，会议中心再将任务执行、跟进。这次会议，各国嘉宾、各机构的联络员都有自己的需求和要求。不将底托起，整个系统便会崩塌，因此从尖端到庞大的下层，CNCC编织了既宽广又细腻的网状服务体系。
比如服务人员每天负担繁重任务；如何在餐标范围内让他们获得足够的健康热量、口味符合喜好、每天还能吃出新鲜感，颇费一番功夫。这已内化成CNCC的新思路：在未来的大型活动中，为客户的供应商和支持者提供更好的关怀。
成功关键
① 凝聚力
长时间高压下，保持动力并不容易。许锋笑道，「会议中心或酒店接了活动，唯一选择是全力做好，不留遗憾。」因此CNCC从开始便为员工精神状态做了规划。
他指出，大型国企、国事活动接待团队流行的「动员会」其实不仅有用，还非常有必要。APEC前，有的员工对任务不重视、有的对大型领导人到访深感惧怕，经历了团队建设、培训师激励等内部活动，员工不仅团结一心，更为此服务机会感到自豪。当然，直接为元首服务（如茶水服务）的场合里，最后出面的还是较资深、心理素质较高的员工。
会议结束后，答谢为会议成功举行作出牺牲的员工，CNCC也举办了感动人心的「APEC总结表彰会」。许锋举例，一名安保负责人原定十月做心脏手术，却主动推到APEC之后；大会结束隔日他就办了住院手续。负责培训的「韩雪」在会议前已十余天未与6岁儿子团聚；恰逢鸟巢烟花彩排的11月4日儿子生日当天，愧疚的韩雪透过微信将照片传回家，承诺来年好好为儿子过生日。「表彰会」当天，韩雪一家被请上舞台，其母亲现场读了未寄出的一封信，赚人热泪。
② 勇于「站出来」
从政府活动、公司年会，到社团会议，计划再好都会碰到临时变化。问题有时出在主办方，有时由客观因素导致；无论何种原因，会议中心都应「站出来」，主动分担甚至排除客户困难。
许锋指出，主办方经验再足，见过的大小会议不会有会议中心多，因此预料到会出问题或可以加强的环节，会议中心应主动提出解决方案。举例，中国贸促会(CCPIT)负责的工商领导人峰会晚宴中，CNCC主动提供了「老北京四合院晚宴」的创意，即在四合院布景中以大排档的形式提供各式餐点。他解释，2,000人的自助餐并不容易安排；各个「档口」提供烤鸭、糖葫芦等食品，既有助分流，又能展现北京特色，收到良好反响。
