协会会议容易陷入的误区是请一批「专家」演讲者上台念稿，忘记协会会议最重要的功能是将从业者聚集以提问、交流和分享。业内人士建议，协会会议应减少专家念稿的时间，尽可能安排互动性高、有助于分享实践经验的环节。
Associations Forum总经理John Peacock指出，协会会议参会者往往并不想聆听教授或专家的长篇讲演，他们更愿意听的是同业的实践经验和成功案例分享,同时他们也希望有分组讨论环节，以便于自由发问和交流。会议过程中，协会会议应融入小活动和练习题，鼓励参会者共同完成；会议开始之前，还应先询问参会者希望在该次会议讨论哪些话题、获取哪方面的新知，因为如果现场请参会者举手提问和发言，这么做的不一定是「正确」的人，但同时须记得的是，靠征集论文并不一定能得到有品质的演讲者。但无论什么内容和模式，早上、下午都必须安排45分钟的茶歇，中午安排60分钟的午餐时间，因为很有意思的是，很多时候参会者在这些休息和交流时间会得到比会议本身更有价值的知识和人脉资源。
还需提到的事，协会有必要花钱聘用工作人员。志愿者虽然通常在其领域非常专业、其投入对协会也非常重要，但志愿者的正职通常会使他们非常忙。因此协会必须聘用工作人员来组织和执行协会的活动和会议。John Peacock解释，协会会议志愿者的主要功能在于提供技术层面上的协助以及演讲者的建议；他们没有时间去发邀请、跟进或琢磨大会里的各种细节。因此聘用和培养真正专业的全职工作人员对协会的运作和会议的组织非常重要，志愿者提供的应该只有知识和人脉。
