凭其便利性和透明性,商务卡不仅广受商旅市场接受,会议市场对其优势的认可度也逐步提升。
辉瑞采购经理汪佳分享到,辉瑞2007年就开始使用商务卡。一开始,其商务卡的使用逐步落实在差旅机票和酒店之预订,在公司政策明定不使用商务卡便无法报销之后,商务卡得到普及。
但她认为,和商务旅行相比,会议活动更好地体现了商务卡的优势。她解释,辉瑞自2009年开始将商务卡应用于小型会议(Symposium)之后——这些会议虽然规模不大,但涉及场地、地面交通、餐饮和少量住宿——小型会议改以商务卡支付的趋势越来越明显。
以商务卡支付会议开销有哪些好处?首先是节省PCO服务费,因为只要请PCO代为预订,对方便会以银行利息为由收取服务费。其次,服务费虽然并不是一笔特别大的金额,但至少商务卡能解决消费透明度的问题,因为得益于科技,使用信用卡进行的所有消费在何时、何地、哪一台POS 机所刷乃至POS机由哪一家商户注册都可以轻易查出。而该公司的报销系统供货商也正在开发产品,使未来所有消费在进入系统时便直接显示商户名称;未来任何消费异常情况都会迅速抓取财务的注意。
目前该公司已开始「建议」员工,只要非过于复杂的会议,都应尽量使用商务卡,减少PCO使用量,如此报销流程也会相对简单。
不过,利乐包装中国有限公司采购经理褚澄宇说道,大多数商务卡数据报告支持静态管理,但经过多年对报告的观察和政策的调整会发现,无论如何要求公司员工合规,还是有同事会提前一天才订机票,或在订机票时不选择最低票价。
但经过分析,可以了解到前述情况往往发生在销售和工程部门;当他们接到紧急电话时,总恨不得到机场立刻就有航班出发,因此即便头等舱也会预订。面对这种情况,需要更深入分析:不合规的员工属于哪个部门、平均预订时间距实际出行的天数、平均折扣率是多少、预订规律是否与部门整体一致等。如果个人预订行为特出,则部门负责人可再行要求该员工进一步提升差旅合规性,但当整个部门差旅合规性都与公司其它部门有差距时,则更宜进行「动态管理」;硬性一刀切并不公平。她认为,激发员工差旅合规的主动性,才能真正为公司节省商旅成本。
两段式支付
德国嘉惠国际中国区总经理王璐从专业供货商的角度推荐两段式支付方式。她解释,差旅支付作业分两段:行前,即差旅人员在登机或搭上火车之前的支付方式,及行中,即差旅人员到达目的地之后的商旅活动;行后则可对整个差旅数据进行分析,寻找节省空间。
许多企业员工行前、行后用的是同一张差旅卡,但更好的支付方式是在行前使用公司差旅卡,而非员工个人的差旅卡,因为代表公司的UATP类集中支付账户授信额度更大,企业员工差旅数据也更完整,便于分析。行中则宜使用个人差旅卡;因为在合规的前提下,差旅人员可以更舒适、灵活地进行差旅活动。行后则需有能力的供货商将差旅人员行前、行中数据整合至在线报告系统,让客户全面了解企业差旅开支。
中国MICE卡
再者,王璐说道,MICE卡市场潜力毋庸置疑,然MICE活动涵盖交通和酒店,而酒店不同于航空GDS的纷杂销售管道,正是目前供货商形成两者整合的统一支付平台最大的障碍。Airplus现正和中航信及其它商业伙伴探讨酒店支付领域的突破方法,期望尽早开发适应中国市场需求的MICE卡。











