将商务会议、奖励旅游以及商务旅行视为一个整体来进行管理，将带来诸多利益，包括更有效地控制成本。机构的采购部门如何在该三方面采用整体合作的方法管理供货商？
首先要探讨商旅服务采购的重要性。博悦咨询（北京）有限公司总经理姚红日前于IT&CM China商旅管理论坛介绍，据美国亚利桑纳州立大学CAPS研究中心研究报告，对年均营业收入为40.2亿美元、年均服务支出为4.34亿美元的大公司来说，企业营收总额的11%、采购总成本的30%都用于采购「服务」。其中，「物流服务」的支出约占企业采购总成本5%，包括商务旅行、商务会议和奖励旅游的采购成本。
企业的供应管理挖潜增效的机会巨大，且该项研究表明此机会正在扩大：参与调查的公司中，58%预期后5年内对「服务」的支出将增加，平均增幅为22%。
对于希望通过加强供应管理来节约服务成本的公司，不可缺少的关键条件包括：从战略上把服务采购纳入供应管理统筹考虑、掌握服务采购的特点和服务支出的分类方法、清晰的说明服务采购范围和要求以及制定规范的服务采购流程。
其次要认识商旅服务采购的特点：
1. 服务采购难于把握和控制。同样的服务经常在不同的地方或者被多个业务单位使用，或者有多个「业主」在不同程度上使用同一种类型的服务。要应对这个挑战，对服务采购进行分类诊断是关键。
2. 服务的无形性使得确定其范围和要求更加困难。所以，需要规范的服务采购流程，促进供应管理部门和内部客户之间的协作和沟通。
3. 对服务本身或服务供货商的评价，更多的是主观评价。所以，必须对供货商的服务范围和要求给出明确的描述。
4. 有些内部客户认为它们所需要的服务非常特别，很难在市场上找到新的供应商。这时，供应管理部门应利用自己所掌握的市场知识为内部客户提供增值服务，包括选择服务供货商和站在客户的立场上，详细说明服务的要求。
5. 有些服务要求会直接面向企业内部的其他部门，比如如会奖活动可能会越过已经制定的采购流程。这时供应管理部门必须通过公司制度或已建立起的信任关系介入，并且最好有一套规范的采购流程。当然，也可以把采购职能与评价职能分开，这将有助于供应管理部门参与签约过程。
6. 有时企业会面临某种服务无法归类的情况。这时，采购委员会或供货商关系管理解决方案，能说明企业如何归类。落地国内市场，三者整合是否有必要？是否可行？
姚红指出了集中采购的好处。首先是节省成本：除了节支降耗等明显优势，MICE公司为巩固生意，基于量和合作期限为客户提供一定幅度的价格优惠，也是常态。其次是更高的满意度：长期、全方位的合作，有利供货商基于对客户的深度了解，稳定、全面地满足客户不断变化的需求。
一名央企金融业者认为，BT与MICE的采购与管理虽有整合空间，但可行性取决于两项因素。一是规模：将小型会议与日常差旅作业整合交予一家供货商，确实有利于成本节省与员工满意度的提升，然一旦差旅量或会议个性化需求量过大，两者整合会现一定难度。二是关注点：企业若以员工满意度为主要考虑，集中采购与管理可行性低；若考虑节省成本，则反之。
来自IT行业的差旅经理在讨论中则提出了整合「流程」而非「供货商」的看法：若需求明确、流程够好，是否有寻找「一家全能型供货商」的必要？保留更完整的资源库，由不同供货商依各自优势提供相应产品或服务，或许更有利于商旅和会奖活动灵活度、创意性和效益的提升。
