技术的变革带来行业的变革，也增加了服务的挑战，中国即将成为最大的差旅管理市场，要如何获得前端技术的发展，并有效的利用技术为客人提供更好的服务，为用户在内部管理上提供有效的帮助，成为现今市场的热门话题。
中国市场经历了差旅管理公司从初期到现在相对成熟的管理过程演变，在今天差旅管理的实际过程中，已经分别运用了哪些技术，以支持商业用户并提高其内部管理?
米其林中国投资有限公司中国差旅经理 Sarah Li 表示，目前80%的公司员工使用线上预订工具，如旅游手机应用程序，尤其是在为机票开票时；同时，公司也运用安全监控工具，记录所有旅客的数据，以便万一有紧急情况发生，公司可以立刻知道员工位在哪里，以及状况如何。
他指出，其实，科技对企业的帮助主要有三方面：
1. 就旅客而言，由于可以使用在线预订工具，在任何时候和任何地点，要预订机票、酒店或旅游行程，都非常简单。同时，用手机不但能直接开票，也可以临时更改细节。
2. 对管理层来说，控制变得较容易；因为在线预订工具将电邮给批准者，使之看到员工的申请，清楚机票、行程等每个步骤和过程，而且也易于将数据存盘。
3. 从差旅管理者来看，在线预订工具会刺激员工选择最低价格，驱动成本进一步被节省。而且相比员工打到呼叫中心做预订，在线登记使得旅游管理更容易也更有效，每一步骤、所有数据都被记录下来，未来要分析数据也非常方便。
同样认为在线预订工具非常重要的伟创力全球采购高级主管Taro Matsumoto指出，一个公司如果从来没有管理过差旅，也没有真实的数据，可以先从整合差旅管理公司开始，打造一个共同的全球平台，建立统一的规定及工具，从企业上层到基层都进行大改变。同时，确定统一的付款方式，将原本的ETA、发票付款、不知名的信用卡等付款方式，整合到平台上，全部改以使用支付卡操作。
接着，数据报告和人力资源规划都很重要，所有细节都和每个员工识别证密不可分，也和呼叫中心、净现金流与成本挂上勾，使得所有的数据变正确，也让公司有机会获取不同的报告，了解不同的业务部门、不同主管上任、呼叫中心近年的状况等，逐渐形成公司一种文化，让员工习惯纪录自己真实的消费，进而管理客人的预算，并自动就自己的消费，发送报告。
简单说，要打造一个符合适当预算管理的自动化解决方案，并在接受任何新科技时，要重视四大关键：
1. 差旅政策的遵守度，此也对差旅计划非常重要。
2. 成本管理。
3. 客户满意度，让体验者在外都能有个好经验。
4. 风险管理，包括计划的风险和旅客的风险。
另一方面，如果要使用一个移动终端的设备，就要确定其目标，如驱动成本节约、驱动员工遵守政策、提供使用者方便，同时，也要确定里面如果有预订工具，必须要能够被追踪与监控。还有，如果要开始使用一个重大的科技，也必须由全球采购、金融、IT、人力资源、法律部门等组成的旅游委员会讨论通过。
此外，就在线预订工具而言，本来是以消费者为核心，但是为了公司的差旅管理，必须内建政策、规定，使之较笨拙，无法像过去一样具吸引力，因此要让企业在全球各地的员工都使用，不是一件容易的事情。
以技术为驱动核心并以手机应用程序闻名的携程企业旅行首席技术官Han Shituo博士则认为，B2B的差旅在线预订工具，尤其是手机应用程序，一样可以很有吸引力。以前在线应用程序的使用率从0%到35%花了十年，现在手机应用程序的使用率在快速攀升，一年一个月就已经可以从零成长到25%，成长速度高出近十倍。
他表示，目前携程在科技方面，已经从后端突破中国差旅管理者于中国航信(Travel Sky)方面的限制，例如，携程花了两年整合九个不同的全球分销系统，使之传递一致的搜寻航空票价观点，同时也限制了搜寻时间至400毫秒。通过科技，HanShituo博士相信未来没有事情是无法达成的。前端方面，携程也在积极促使使用者体验更顺畅，通过一个KPI，即可测量客户可以在多少时间内完成一张机票的预订(目前17秒即可完成)。这和以前打电话去呼叫中心的模式，快速且方便太多了。
特别的是，科技不断的在演变，今天和昨天就可以有很大的不同，更何况是今年与去年相比。近期，渠道科技尤其受重视。携程手机应用程序中的住宿、机票等确认订单和微信结合，使用者不用再使用电邮收信，也不用提供手机号码，只要注册成为携程会员，微信就会把相关信息发送给自己，非常方便好用。整体来看，科技影响旅游前端、后端，而且还在持续发展；只要跟的上潮流，就会非常有吸引力。
现在市场上的手机应用程序多如繁星，然而真正国际化且真正适用于全球者，很少。Taro Matsumoto认为，一个跨国企业要管理差旅时，往往会很不愿意面对不同地区有不同科技的挑战，不同国家有不同的解决方案，就会导致差旅管理者要建立更多政策，以确保安全性。一般差旅管理者，通常本身已经在与三、四家GDS洽谈，所以不会想给自己再添麻烦。
故期望未来科技可以规模化、标准化，使得差旅管理者不用面对不同设备上的IP解决方案，也不用持续的调整手机应用程序使之适合自己不同市场上的操作，提供旅客更多的便利。
很多公司都在往海外拓展，如携程除了在中国，也在积极地向周边区域发展，因此，从区域性服务来看，要如何确保自己身处不同国家的客户，都能体验到无缝服务? 不同国家的科技发展往往也不相同，要整合不同科技也不容易，故要如何为客户打造一个无缝服务的平台，以面对不同环境的挑战?
Han Shituo博士表示，其实公司拓展除了有差旅政策要克服，光是迈向区域性，就要面对语言、付款、文化差异等挑战。目前携程在线预订系统已经以中文繁体、中文简体、英文等三种语言呈现，方便旅客使用，到八月底，携程手机应用程序也将推出额外的三种语言版本。另一方面，国外支付以及交易费等相关问题，公司也已经通过和VISA、万事达卡、银联签约而解决。以前地区性和全球性的平台完全不同，现在市场上的平台主要为谷歌打造的Adriod系统，以及苹果开发的iOS系统。Han Shituo博士相信，十年后Adriod系统和iOS系统将会统一，手机科技也会解决差旅管理公司的平台科技问题。
差旅政策方面，不同的基础设施，使得传统差旅管理公司必须通过很多手动操作，才能使同一个系统得以被成功操作，并适用于特定语言、特定地区。携程的解决方案是提供一个如同地毯的基础，不用区分同一个区域的不同部门、分部。
Han Shituo博士响应说，在差旅管理公司服务方面，沟通的问题也可以透过科技解决。 目前携程正在广州、上海、南通积极打造广东话、中文、英文等三种语言的呼叫中心，同时，公司也与法国电信签约，使用其全球电信云端计算解决方案，引导位处任何地方的客人连接至客服中心；携有科技都是好事，但是旅游业往往重点在服务，而服务的背后是人，要如何确保旅客在路上，真的有受到照顾，同时，公司的数据都有被整合，并遵守数据隐私和保护原则；这也就是在问，要如何与旅客及管理层团队沟通，期使在不同国家实践不同科技?
程也聘请了一千位员工服务全球客人。目前公司正在尝试声音覆盖IP的技术，让任何人只要有WIFI、3G、4G连接上线，就可以像跟当地人洽谈一样的获得协助。
Sarah Li 则表示，中国是米其林全球差旅计划的主要部分，当实施新科技、新流程时，往往要面对很多困难。一来有些科技可以在全球启动，但是因为一些限制，无法适用于中国；二来有些工具可以在中国启动，但无法运用于其他地区。因此，公司以中国市场为测试先锋，测试工具可执行否。如果新科技无法运行，就必须找出其他类似的解决方案，以跨越这方面的鸿沟。例如，在台湾无法使用在线预订系统，因此公司用其他替代方案操作。
Taro Matsumoto解释说，成功打造一个全球平台和全球付款系统时，在整合差旅管理公司之后，就须和首席执行官、首席运营官讨论未来方向，有了他们的支持，整个公司氛围就形成，剩下的就只剩下执行。
其中，最常见的挑战，就是被询问：对不同公司、不同国家来说，改变有什么好处？因为他们如果一如往常的像平日运营，运用他们习惯的旅行社，打造出适合他们的流程，当地计划与架构也符合当地市场需求和期待。因此，全球差旅者需要站在他们的角度，想想他们的立场，思考新的东西是不是真的有实施的必要？还是不用也行？
改变不可能一天达成，一年要全球四十多处跟进都算快，而且全球差旅管理者应该建立开放的沟通管道，理解各地需求，进而调整全球差旅策略，使之维持统一核心，但是更适合不同市场。同时，说服差旅管理公司、分销系统、付款方式合作伙伴，分析前后风险管理，展现企业对员工的照顾责任。
