为了确保有一个成功的活动，不少企业客户会聘请专业的活动管理者，而成功的活动管理服务，须确保能够了解客户需求、掌握活动目标，再辅以强大执行力下的高服务质量，才能达成预期效果，并让客户愿意一再买单。
不管是组办单位、场地运营商、会展专业组织者/公共关系公司、会展目的地接待者、AV制作公司，还是展览承包商，都有机会聘请活动管理者。然而，究竟是什么样的活动服务可促使客户愿意买单？
皇家特许测量师学会北亚区传讯及对外事务部总监Roy Ying介绍到，要了解什么样的活动服务客户愿意买单？首先应该问自己两个问题，也就是：你的客户是谁？以及他们为什么应该跟你买？根据市场调查，很多活动管理者都认为，客户应该因为价格、关系、质量服务、得奖/名誉/认可、推荐、有经验的员工等理由跟自己买；其中，推荐、质量服务、得奖/名誉/认可为前三名理由。
进一步来看，就企业而言，有必要聘请活动管理者吗？聘请活动管理者的原因为何？纬络活动策划顾问有限公司创办人及董事总经理钟达琴认为，主要有三大原因：
一、很多时候，个别的人缺乏专门知识和时间可支应由自己规划活动。
二、会聘请活动管理者的人，往往了解活动管理者能为活动流程带来的全新人脉关系。
三、聘请活动管理者是为了要有一个成功的活动。
钟达琴解释到，其实，客户对于他们的活动有所期待。有组织过活动的人都会知道，活动可以成为一个好经验，也有机会变成一个坏经验。很多活动都没有达到成功预期，这是因为组办方没有合适的规划，同时，忽略或小看一些重要事项。简单说，一个小错误可以把整个活动毁了。
另一方面，客户对于活动管理者一样有所期待。首要期待的就是活动管理者的网络，也就是工作方面的人脉关系；而高EQ、负责、努力工作和热情等条件则依序次之。
了解客户需求
因此，什么样的活动管理者会受到客户的青睐？最重要的，就是了解客户需求的人。良好的沟通，以及真正聆听客户，非常重要。不要根据自己的应办事项去催促客户，且客户应该要对于结论感到舒服。每当第一次遇到客户时，都可以敞开来谈，询问客户真正要什么，随后积极努力达成。切记的是，在活动产业中，没有真正的对错，唯一不变得道理，就是客户开心了，一切就没问题。
除了了解客户需求，统筹能力、严细执行、胆大心细、决策能力、遇到问题的铁石心肠，以及创意无限、爱人如己、灵活变通、圆滑处事等能力，都会提高客户的满意度。
掌握活动目标
再者，香港人力资源管理学会执行总监关健薇补充到，事实上，在整个活动管理的最开端，掌握客户为什么要举办活动是最重要的，因为，了解到客户的活动目标，才能真正的开始管理活动。另外，如果多年的展览或会议突然决定区域性展开或是全国性上演，不管是演讲者的细节安排，还是场地的选择，都需要一再确认，以符合展览或会议接下来的走向与定位。此外，要持续投入，维持势头，让人人都可在活动中微笑、并拍照留念，画下最美好的句点。
案例分享
钟达琴以「文化中国、四海同春」2015香港春晚为案例分享到，该活动结合会议展览、培训交流、特项旅游，很多细节都必须事前筹划。以会务管理来说，必须详细规划及追踪的内容覆盖：会务策划、财务管理、会址建议、会场搭建、宣传推广、赞助计划、物资制作、现场管理、酒店预订、机票预订、接送服务、参观考察。
另以在香港红磡体育馆举行的开幕典礼活动来说，包括：舞台设计、灯光音效、LED视觉科技、摄影人员与设备安排、表演联络、场地布置、流程纲要、贵宾坐席、公关联络、典礼小礼品、演讲细节、导演安排、预先排演、事后检讨等，都必须有专人专责逐一处理。
而针对不同会议类型，如学术交流会、产品推介会、行业协会交流会、目的地推介会、政府及企业招商会、记者招待会等，须安排不同的会议主题设计、会议地点筛选、会议组织、会议嘉宾邀请、会议登记、会议日程与议程安排、会议会场布置、会议筹备安排及协助服务、会议预算/费用管理服务等。从一开始的制作会，便针对组办单位、表演团体、场地等的要求，一一寻找问题解决方案，分别一一规划出所有区域，如记者区、超级贵宾区、官员助理/特别嘉宾助理区，并提供各方活动表演平面图，使得每个单位都能了解表演区大小与上下位置，设计出具创意的开幕典礼表演。
另外，由于需要接待高端客人与官方代表，场地装饰、大型场地，以及各岗位工作人员都是要考虑的细节，不过，过程中沟通最重要，因此会与主办单位中央人民政府国务院国桥办公室时时交流，实时调整。
