在环境变化快速、产业竞争激烈的时代，成本管理肯定是各个企业紧密关注的课题；其中，差旅管理及会议采购堪称影响企业活动支出的重要关键。因此，为了实现可持续性的有效成本控管，掌握6大差旅管理要素及7大会议采购策略，应是每家企业必要的功课。
什么是6大差旅管理要素？
西门子(中国)有限公司区域采购经理Jie Li (Jelly)在分享西门子于差旅管理方面的作法时表示，差旅管理不只是跟航空公司、酒店砍价，跟航空公司和酒店采购之余，更是操作一个由六大差旅管理要素构成的差旅管理死循环流程，也就是：
6大差旅管理要素
- 差旅政策
- P2P流程
- 平台—差旅管理公司
- 二级供货商的价格，包括航空公司、酒店、租车等
- 付款，包括信用卡和发票付款
- 规划，包括数据分析
差旅政策
其中，差旅政策是企业实现差旅管理的基本框架，影响后期所有流程与供货商谈判基础。每个企业不同背景与文化，对差旅管理也都有不同目标，差旅政策也是完全基于这些构架而成，而最后实现差旅目标时，也是通过政策达到最基本的基础。
PSP流程
而P 2 P 过程是采购行业用语，也就是从采购(Purchase)到付款(Payment)的过程。在机票、酒店、租车签证的差旅采购中，都适用于采购到付款(P2P)的管理流程，每个服务部分的预定部分都牵扯到不同的平台与供货商，最后支付的流程决定了整个过程，以及旅游批准流程的运行。
差旅管理公司
另外，产品购买和服务管道，也就是平台，等于差旅管理公司。企业之间都会互问彼此差旅管理公司的服务与价格，但其实，真正差旅管理公司的价格，主要部分可以由企业决定，因为是企业和供货商之间谈判出来的价格。差旅管理公司的成交经费、服务费用等，不是企业协商的重点。
再者，差旅管理公司的好不好，以及价格好不好，在于企业在项目中的目标为何、自己的采购量多少，以及什么样的差旅管理公司适合自己。不是哪一家最知名或是哪一家最低价就是最好的，而是要适合自己的差旅管理公司，才是最好的。
事实上，没有任何一家差旅管理公司可以解决一个企业的所有问题，一定是共同的成长与摩合，一起面对市场成熟的过程。
供货商价格
价格方面，一级供应商为企业的差旅管理公司，企业透过差旅管理公司的平台购买机票、预定酒店和租车。其他平台就是提供企业产品的二级供应商，包括航空公司、酒店、租车公司等差旅相关服务商，是企业真正在成本里可以产生最高限制以形成产品的最大部份。这也要看企业差旅管理的成熟度，如果没有管理过差旅的公司，最容易产生成本最高限额之处就在此，管理表现也就能立刻展现。
只要企业有差旅管理计划，航空公司和酒店都会很高兴，企业也能针对量，有的放矢地去采购。对于已经运行很多年的差旅计划来说，单独去和航空公司或酒店去谈判，找出一个很高的限额很难，市场和空间都已固定，该砍的价格都砍完了，计划也变得很成熟。
但其实差旅管理计划不只是跟航空公司与酒店谈价格这么简单，因为其为整个流程的管理，这几年在差旅管理公司的目标可能是要建立一个很好的平台，下一个目标是要跟航空公司、酒店建立一个专属价格，再下一个目标可能是提高管理水平、企业员工行为状况，企业政策与实践情况。
原来都是人盯人的情况下，现在有开放的技术、好的系统在市场运营，通过技术与系统让旅客行为达到一定的水平，实现进一步考核的目标。
付款
就付款而言，差旅管理公司在2012年刚刚进入中国市场时，环境较为恶劣，市场客户习惯用60天发票付款，30天至90天的发票付款都很常见。现在市场在支付上更加多元，支付卡、企业信用卡也越来越流行。企业根据付款情况不同，整个计划会有所区别，尤其在前端做差旅管理的时候，如果是发票付款，或是公司责任支付，P2P过程要做到前端批准，尤其是在产品批准的流程，而如果是信用卡支付，则管理比较简单，批准后在后端。付款和批准对差旅管理的区别在于在前端做批准时，会影响自己在采购机票时的价格，因为现在市场机票往往是海鲜价，3天前和28天前买票的价格是不同的；
放在前端做批准往往就错过了好价格，很难实现最低票价。批准放在后方，挑战在于员工对差旅政策遵守的考验，以及对员工行为的培养。
规划
而规划，也就是数据分析整合。最近市场上流行讨论大数据，差旅管理公司最大的优势，在于提供企业真实数据，让企业有的放矢的跟航空公司和酒店去谈判，以及让企业有机会进行数据追踪与数据分析。除了能事后追踪成本，数据也对前端年度预算规划具有影响力。
由六大差旅管理要素构成的差旅管理死循环流程，虽然为死循环，但是在不断的循环，循环中互相有交叉、交集，而且互为影响。
以西门子为例，差旅管理已经运行多年，全球团队多达20个成员，每个国家中也有相应的采购经理，更有当地的差旅管理者。其世界级的差旅管理标准，就六大差旅管理因素来看，统一了公司在全球的差旅管理政策，包括付款方式、预定管道、最低票价的使用、强制酒店政策等，进一步做到员工差旅行为的控制。除了差旅政策，也包括了付款部分的P2P过程，以及差旅管理公司平台。
西门子和特定差旅管理公司合作已经超过十一年，不管是航空公司还是酒店业，都有固定合作伙伴。公司还会规定要运用线上的预定工具，以及使用系统化供货商管理的采购工具，同时，每年跟供货商讨论预定工具、调整价格，并回顾及设定下一年度的共同目标。
西门子在中国有七十多家投资厂，能实现整个差旅管理计划的世界级差旅管理标准，是通过旅游需求委员会，其如差旅管理团队虚拟版，每年三四次固定的委员会会议结合了采购经理、营业公司代表、部门代表、枢纽代表，是一个分享信息与交流的平台，传达今年和未来几年的差旅管理计划策略，包括要如何管理差旅计划，接下来有哪些项目陆续启动，以期达到相互之间的了解，进而将相同的信息从每一家采购经理传递到各公司与部门中。
同时，也会回顾上一年度的策略、目标和差旅花费，讨论实现与否的原因，以及未来如何实践的方法。策略的建立当然是基于分析公司上一年度消费数据和表现情况，但是公司也需要去收集差旅管理团队的需求，以及了解他们对于差旅管理计划的期待是什么，以及有没有新的想法，或是新的建议。
也就是说，开会除了能增进交流，更可以了解、预测部门/营业公司需求，分享公司现在和未来的与规定，获得东北亚和中国的完全透明花费细节，从最佳实践和交换信息中学习，讨论可能的阻碍和需要的实际支援，为公司需求和市场供应之间搭桥，以及通过行动规划辨认出东北亚策略。
简单说，透过旅游需求委员会，差旅管理变得更简单也更优化，参与者也就更能瞭解市场趋势。
另一方面，企业和差旅管理公司一起实施差旅管理计划，多年合作确保长期策略合作关系的成功性。从传统的企业成立、服务整合，发展到统一公司差旅活动计划实施、运用OBT的比例达到76%，以及创新的启动移动终端应用程序，并推出国际机票OBT和最佳采购价格，持续加大控制旅客遵从度。
在现在旅游行业环境中，企业差旅管理，尤其是从买家角度来说，要面对的挑战众多，除了行业和管道压力，还包括：
挑 战
1. 航空公司的承载力成长速度慢于旅客的出游成长速度，属卖方市场，休闲旅游出现强劲需求。
2. 酒店业聚焦于客户集成，虽然对企业较友善，但是市场复杂，有各种品牌和管道，选择多元。可喜的是，差旅管理公司高支持、更加接受创新，并且也更具弹性。另一方面，管道平台上的系统也在持续发展，未来期待可以更创新、更集成和更开放。
