要如何筹办空前成功的活动及研讨会？除了统筹各类活动的成功元素、留意各类活动的常犯错误，还要在活动统筹的不同环节上打动观众，包括题目设计、场地选择、现场安排、流程及节目进行、观众体验及活动后的跟进，并且处理活动中的危机和突发事件。

统筹经验的湦路传讯服务有限公司董事及首席策略顾问黄文汉表示，任何活动，包括商务会议、产品展示、年度庆典、营销和公关活动、展览、派对和晚宴、奖励旅游等，都必须掌握场地、客人、表现、参与人数四大基本条件。也就是说，企业单位必须掌握七大重点，即目标、目的、预期成果、内容、信息和角度、风格、独特性和附加值。掌握了这七大重点，活动离成功也就不远了。

首先，要确立好目标与目的，并且让所有参与者都知道，之后针对自己想要的预期成果，去设计活动内容以及活动中所提供的信息，过程中，要注意避免可能伤害自己的发展方向，同时，要确保活动具有独特性，并且能提供参与者附加价值。

目前活动常见的问题非常多，包括：时间掌握、期间管理、现场态度、单一经理负责多项事务、没有分派可以做决策的人、自以为正确，以及缺乏创意。而应对方法，是先了解到可能会出现哪些问题，并在活动设计策略中，一一改善。另外，参与人数要在活动进行前确认好，备案的设计以及临时状况的处理，也都需要预先想好，才不会手忙脚乱。

另一方面，要找出自己的蓝海，发挥创意，透过不同的方法，打造出令人想象不到的活动。而且重要的是，要在活动中传递关键讯息。以一个简单的一句话，突显出公司、产品和服务的独特性。

例如，管道伙伴论坛以「团结共赢」作为主题。又如，IBM数据杂志以「一切都与数据有关」作为关键信息。同时，事前设想好自己想要别人怎么跟自己合作，或是如何谈论自己？这要以观众的定位来思考，放弃组办方的逻辑定位。例如，海港城宣传：一个海港只有一个海港城。又如，查理布朗咖啡厅主打：香港首个可以与史奴比喝饮料的地方。再如，绿色汉堡推广：健康的最佳味道。

再者，活动中需要打造一个共同的目标。身为主办方，目标往往是介绍产品或服务、宣布某件事项、推广公司形象、提高品牌知名度、刺激销售、建立良好关系。而观众的目标则往往是为自己公司找到好处、认识更多人与打造友好关系、学习新趋势、体验好玩和有趣的活动，以及排斥硬性销售，偏好软性知识。

在品牌形象上，可以在所有安排中，加强强调品牌内容，包括场地、布置、新闻资料、PPT演讲稿等。而要打造团队精神，首先需要分派任务给不同人，再来要举行说明会和总结大会。在过程中，更要不断回顾与检讨，也要积极刺激贡献与分享，并且表达感谢与鼓励，以及持续维持氛围。而且要在活动前，事先设定成功标准。

一个好的组织，会有活动的核对表和管理工具，也会启动电话会议，并且持续透过电话会议进行调整，才会确定最终的核对表，而且一切都会在事前进行，也会事先到达准备迎接活动。

在危机处理方面，组织者首先必须认清，没有完美的活动，只能尽可能的事前规划，并在现场积极应对各种临时状况。无论如何，活动必须持续推进，维持灵活的态度和处理方式，是危机管理的关键。