对会议成本的控制及对其有效性的要求，正使得国内企业对内部会议采购流程管理越趋精细，如何通过「会议采购策略」控制成本、提高会议效果，也是众多企业面临的问题。
策略1 细分公司会议团队内部职责：汇伯会展咨询区域副总裁Annie Wang建议，首先，应审视公司内部会议团队职责。很多公司，她指出，会要求员工提供一条龙的服务，超负完成所有会议组织工作。但若能将公司会议团队部门的职责进行细分，比如：「采购专员」专注于会议场地选址和合同的审核与签署，「会议策划专员」专注于会议前期策划，「后期执行专员」专注于会议具体细节执行；那么每个人都能将专注点放在指定范围内，从而发挥其独特性，高效完成各自任务。
策略2 明晰会议采购需求：会展咨询公司常收到客户这样的要求：「我四月份想在上海的五星级酒店办场500人的会议，请给我报价。」
以这种方式询价，有两种可能性：采购专员不专业，或者太忙、没时间名列会议采购需求。很显然，这将会耗费更大的时间成本。如果能将采购需求与供货商一次沟通清楚，不仅能大幅降低时间成本，也会获得供货商对询价的认真看待。
从会展公司的角度，可以引导客户提供当此活动的信息，比如：举办时间和周期、参会人数及国内外参会者比例、对酒店星级标准和地理位置的要求、为外部展会抑或内部奖励、对会议场地设施或平行会议室的需求、整体预算等等。
基础会议需求清单应包含以下十点：具体时间、参会人数、酒店星级、位置需求、终端客户、是否参加当地展会、会场的需求、餐饮需求、音响设备、整体预算。
策略3 集中采购原则：将公司内部分散的会议需求统一由一个部门负责采购，一方面可借「大订单」将公司身份提升为「大客户」，博得供货商更多支持；另一方面，压低供货商数量，也能减少与众多供货商反复沟通的麻烦。
Annie Wang举例，曾有公司将供货商数量由2,000多家缩减到100多家，减少供货商后，该公司不仅争取到向酒店集中付款，更获得了价值服务，比如房型升级、部分会议室免费使用、VIP免费接送、客房内赠送鲜花、水果等。可见，集中采购不仅能提高企业会议采购效率，更能增加合作筹码。
策略4 提前预定原则：国际会议采购市场正出现一系列新的趋势。重要现象之一，是许多地方的需求已远远大于供应。很多时候，国内企业在进行酒店采购时，由于对目的地市场了解不透彻且询价时间特别晚，会导致团队出境举行会议期间完全找不到合适酒店的情况。
因此，最好为会议酒店保留一到两年甚至更长的预定周期（现在就可以开始预定2020年的酒店了！），避免会议在即，参会者却无处落脚的窘境。Annie Wang建议，以开放心态与供货商保持良好关系，做好中长期会议采购计划。
策略5 标准合同条款：在主办方与酒店和会场签订的合同当中，常能发现会议主办方无法接受的条款。如果在与供货商沟通之初，便将必要条款需求提出，可省去后期反复沟通的时间。
以客房取消政策为例：若在与供货商沟通之初便以此为硬性条款提出（比如会议开始前5天，酒店将取消剩余额的10%，主办方无须承担任何违约金），酒店为了争取团队客户，多会尽力配合。反之，若在合同谈判过程才提出此类要求，供货商为保证自身利益最大化，往往会花大量时间与客户周旋，最终结果也未必令双方满意。
策略6 同会奖局、行业协会保持好关系：举行境外会议时，由于对目的地陌生且却少供货商，很容易有无从下手之感。若能与当地会奖局及相关行业协会保持好的合作关系，不仅能获得更对称的信息，还能得到会奖局的政策支持，如资金补助、赠品、提前考察的机会等。
但就会议活动本身，透过第三方（如有国际网络的会展公司）会比单独与酒店及会场进行沟通更有效。
策略7 外包专业会议采购公司：在网路化时代，通过专业会议管理公司在线发出采购需求、获得个性化采购服务，可大幅节省时间和业务成本。
Anni Wang举例，去年4.2万会议团透过汇博会展1,200余位会议顾问完成了酒店直采，金额达10.75亿美元；汇博会展不仅为客户节省了时间，更节省了30%的成本（共约3亿美元）。
