(张广文・钟韵/采访报道)检视花费细节、提高与供货商的谈判筹码、进行季度业务回顾等，都是节省会议成本的好方法。
如何下压会议成本？Bondurant Consulting总裁Betsy Bondurant介绍，首先要知道钱的去处。集中管理所属组织的会议和活动花销可使所有会议和活动话费透明化，从而节省成本及降低风险、维持稳定的会议质量及提高与供货商谈判的筹码。
会议经理人必须把握关键数据，包括：会议数量、每次会议的花费和所节省的成本、会议类型、最常使用或支出最多的酒店及其他供货商信息。
其次应研究采购策略，包括推出首选酒店(Preferred Hotels)计划，利用重复预定、无竞争等条件积极争取房价下降、客房升级、免费项目或增值优惠。
再次，应记录成本节省空间；针对酒店，住宿方面包括房价、免费上网、免费使用健身房、免费早餐、免费房晚等，视听方面包括免费使用设备或设备租赁折扣，餐饮方面包括价格优惠或附赠饮品，交通则包括免费VIP接驳。
接着是需求管理和提高效率。会议经理人必须了解每次开会的目的，决定是否可减少面对面开会的次数，或者利用电话、视频、区域性会议作为会议的替代方案；增加会议的科技含量、重复使用供货商、完善会议策划流程等则有助提高开会效益。
最后，要记得做季度业务评估（Quarterly Business Reviews，QBR），包括检视会议量和花费细节、对未来业务和趋势进行预测等。
再者，商务卡除了在差旅广泛受到使用外，凭其所提供的便利性和透明性，商务卡在会议活动方面体现的优势也逐渐受到企业认可。
一家美资生物制药公司的商旅经理分享到，该公司2007年就开始使用商务卡；一开始，其使用逐步落实在差旅机票和酒店之预定，随后公司政策明定不使用商务卡便无法报销，故商务卡得到普及。但在差旅之外，商务卡在MICE方面体现的优势更为明显。
她介绍，该公司从2009年开始将商务卡应用于小型会议(Symposium)——这些会议虽然规模不大，但仍包含场地设计、地面交通、餐饮和少量的住宿——此后，小型会议的花费越来越多地转向商务卡。
这有很多好处。首先是节省PCO的服务费，因为只要请PCO代为预定，对方便会以银行利息为由收取服务费；其次，服务费虽然并不是一笔特别大的金额，但至少商务卡能解决消费透明度的问题，因为得益于科技，使用信用卡进行的所有消费在何时、何地、哪一台POS机所刷、乃至POS机由哪一家商户注册都可以轻易查出。而该公司的报销系统供货商也正在开发产品，使未来所有消费在进入系统时便直接显示商户名称；未来任何消费异常情况都会迅速抓取财务的注意。目前该公司已开始「建议」员工，只要非过于复杂的会议，都应尽量使用商务卡，减少PCO使用量，如此报销流程也会相对简单。
