(刘霈芯 / 采访报导, 摄影)
2018全球经济发展仍存在很大的不确定性，眼下的经济缓行和支出减少可能迫使许多公司紧缩开支，同时在制定旅行计划和支出时更加谨慎。各个行业的专业人士应思考如何通过巧思妙法，借自己的专业知识或跨领域合作，以保障价值链中所有利益相关方，获取多赢局面。
目前企业管控差旅成本的现况为何？
米其林中国采购主管Lesly Yu指出，以米其林中国公司为例，多数还是以国内差旅支出为主，占比达50%，其余则是跨洲的洲际差旅；洲际差旅成本最高，也是一般企业成本控制的重点部分。
一般来说，每年第四季度会要求各部门提交次年出差计划给高层审批，特别是在洲际长途出差计划方面，在年内如果超过原先审批的次数，就要另外提交给首席执行官审批，这也是在差旅成本方面的管控。
除了预先计划的成本控制外，另一方面就是在员工出差前的差旅成本管控，主要是员工差旅出行前的机票预订与时间有关，比如在国内出差必须提前一周预订，州际间要提前两周预订，而长途跨洲际的出差则需要提前45天预订。以米其林中国公司内部的差旅管理来看，基本上州际间的差旅政策合规率达到80%以上，长途洲际的差旅预订提前两周以上者也达到90%。那么从航空公司的角度来说，如何帮助企业做到差旅成本的管控，特别是在机票预订价格方面的支持？
达美航空中国区销售经理Adam Tan 表示，以达美航空在美洲地区最新的例子来说，达美航空收购了墨西哥航空49%的股份，达美航空在美国市场就有一个有趣的规定，要求墨西哥航空必须要放出部分原先墨西哥航空自身垄断的市场价格给到各大航空公司的公平市场竞争。达美此次和墨西哥航空合资成立的跨国企业并不会
展开跨洋远程航班运营，主要是在销售和营销活动方面展开合作，另外还会对服务于高频次的跨境常旅客的机场设施进行投资，对达美航空合作的企业客户都是利好。
Adam Tan也分享到，在和一些中小企业接触时，他们往往会表明要节约成本，所以希望机票能取得最低价，但是，低价机票实际上也有误区，并不一定适合商务差旅出行使用。
举例来说，有些低票价的机票不能退改签；又或者如果员工任意使用低价机票，万一在差旅期间遭遇任何事故，从TMC、企业和航空公司的角度都不能即刻知道该名员工具体发生什么情况，但如果是通过TMC预订又或者通过和航空公司签订大客户合同的企业机票预订，可以相对快速追踪到该名乘客，这也是节省人力成本的一个方式。
另外一个例子，出行都希望能准时抵达目的地，行李也必须及时抵达，但在国内出行平均航班取消率在5%，同样在美国地区航班取消率大概在0.4%，这些航班上保守估计的商务出行旅客一年也有几百万人次，因此服务可靠的航空公司条款非常重要。
此外，商务客和一般休闲出行客人相比，会需要有些金钱不能比拟的服务，比如如果是签订大客户合同下的企业差旅客户，在航空公司角度会需要优先服务与处理这些乘客遇到的问题，这也是一种对差旅出行人士的保障。
从TMC的角度来看，中航嘉信商务旅行管理有限公司大中华区总经理钟明凤则指出，一般企业人员的出差差旅预订若通过TMC，TMC必须要做到监管这项差旅预订是否符合企业差旅合规性，如果不符合公司差旅政策，TMC必须尽到提示责任，同时要求该员工另外取得差旅特别审批后才能接受员工预订申请，如此TMC也才能配合企业客户一起管控企业差旅政策。
此外，最早TMC主要协助企业差旅仅在于航空机票预订，事实上TMC提供更高价值的在于其他增值服务的输出，比如为企业提供优质供货商的分析、为客户的年度员工差旅出行进行相关分析报告、让企业了解在差旅花费上是否都在企业预期的合理开支项目上等。
Lesly Yu也指出，其实企业希望员工差旅出行和住宿等通过合作的TMC预订不单只是成本管控问题而已，更多也是考虑员工出行安全性问题，比如在全球各地出差如果遇到任何意外和攻击事件，公司无法第一时间取得员工有关的安全信息；更高层面来说，企业还是希望通过TMC公司的协助运作，也便利企业能对差旅管理有更完整的分析。
对此，中航嘉信也特别提出控制企业差旅成本的10种最佳方式，尤其是如果企业有很多员工在不同的时间飞往不同的地点。而且，有些方法景尽管可以降低成本，并不会影响旅行者的安全或服务。通过一个明智的流程，企业可以让员工在每次旅行中节省开支，而且旅行者和利益相关者都会满意。
1.加强企业差旅政策
从预订航班到餐饮津贴和费用处理，在制定公司差旅政策时需要考虑很多事情。这意味着有很多可以通过网络。仔细查看目前现有公司的差旅政策，并考虑是否足够强大，以覆盖公司内各个旅游领域的支出。
首先关注基本要素，尤其是一个适当的审批流程，以及有关预订和现场支出、费用的指导方针。制定清晰的程序将有助于对企业商务旅客做出符合公司政策的决定，不会产生额外的成本，从而损害企业利润。
2.有旅行前的审批程序
减少企业旅行支出最简单的方法之一就是每个预订都有一个批准系统。通过明确谁需要批准旅行，就不会出现申请被取消后不得不取消旅行的问题，导致开支浪费。
如果和差旅管理公司合作，可充分利用其在线预订工具。在设置旅行安排时，可以给予企业差旅管理更好的监督，如中航嘉信的工具可以让客户选择哪些员工可以预订自己的酒店和航班，并轻松地监控所有预订，这也意味着企业差旅经理可以立即采取行动，如果他们违反企业的旅行政策。
3.节省航班机票
机票在某些时间可能是昂贵的，所以要清楚员工都预订哪些机票。只需在使用的旅行和航空公司日期上灵活一些，并且只需预订经济航班，即可省钱。一旦你预订了一个固定的旅行计划，通常会更便宜，当然如果是必要的紧急差旅出行，除了购买灵活的机票外，也必须要求员工提供返回日期的选择。
获取机票促销和折扣率的提醒，也可以大大降低您的企业差旅成本。例如，中航嘉信的创新旅行管理软件搜索最优惠的价格和最有竞争力的机票价格。中航嘉信的附加价格追踪工具由Yapta的FareIQ提供支持，当它发现一个更便宜的价格时，可以自动取消并重新预订机票，为企业节省更多的钱。平均而言，客户可以因此节省170美元/每票。
4.降低酒店的成本
即使在同一家酒店内，房价可能会有很大的差异，所以聪明的人可以节省很多钱。你可能会决定你想让你的商务旅客选择他们想要停留的地方。这很好 – 只要确保你设置了预算门坎或星级评分，可能还需要指定预定标准间，并清楚地说明是否要覆盖迷你吧费用、Wi-Fi费用等等。
如果你想保持对预订的控制，中航嘉信的酒店研究也能为客户提供良好的支持。中航嘉信的英特尔平台提供真正的、独立的同行评论。如果企业客户定期到访相同的地点，可以说明企业客户协商酒店价格的特别折扣。此外，企业也可以通过酒店房价跟踪工具（由Yapta的RoomIQ提供支援）来观看酒店的空房情况，当房价下跌时，酒店将取消并重新预订住宿。平均而言，客户每次入住可节省135美元。
5.设定现实的食物和运输补贴
企业可能会发现让员工控制其食品和运输开支，实际上可以减少超支。用餐费用
可以设置为每天的总体津贴，让员工可以选择各自在早餐、午餐和晚餐上花费多少。但总是会有例外，所以建议企业还是要保留部分五星级餐厅，以备最高端的客户会议。在运输方面，考虑旅程时间，企业差旅部门应该明确建议员工选择最具成本效益的方法，这可能包括使用自己的车辆从A到B，然后报销。
6.提前计划
在任何意义上来说，这是省钱的金科玉律。在商务旅行的世界里，提前预订机票和酒店总是明智的，因为它们可以在更短的时间内大幅度提高价格。通过中航嘉信的 Trip Estimator可以更深入地了解票价，以及预订趋势、酒店房价等等。
7.了解旅行额外费用
额外的费用，如无线网络连接和停车，加起来容易会给一个旅行带来不愉悦的经验。一些商业服务提供商可以将这些成本合并到一个组合包中，说明企业差旅人将这些成本纳入预算预测中，并控制自己的支出。
8.帮助您的员工在路上更高效
如果商务旅行者花更少的时间组织他们的旅行，他们可花更多的时间工作 ，这对企业来说是有好处的。让他们的旅程在每个阶段尽可能顺利地进行，这将帮助他们在旅途中保持高效。
软件可以在这方面发挥重要作用，例如，免费的中航嘉信 To Go™应用程序可以将员工的旅行时间表与他们的商务智慧手机日历同步，随时为他们提供重要的旅行细节。此外，系统还分享当地的信息和折扣，所以他们不必特别去找，让员工有更多的时间在路上继续工作。
9.考虑一个旅行管理服务
聘请企业旅游专家可以真正控制企业的整体商务旅行花费。作为该领域的专家，中航嘉信与全球组织合作实施定制的旅行管理计划和服务，中航嘉信在业界领先的旅行支持可为客户节省金钱、时间和精力。
通过与中航嘉信类似的企业差旅管理公司合作，可以享受机票和酒店的优惠价格，以及现场优惠和促销活动。另外，中航嘉信 AnalytIQs软件汇集了旅行费用的资料，例如机票和非旅行费用，如商务餐，使企业能够全面了解所有旅行安排，帮助企业做出正确的决定，从而大大降低企业在差旅管理的成本。
10.奖励你的员工
每当差旅人员选择一个更具成本效益的选择，他们是节省公司的钱。那么企业如何给他们提供进一步的激励呢？一般来说，可以提供员工喜欢的商店优惠券、现金奖励或者休假，以感谢员工减少差旅费用，鼓励他们继续这样做。
通过确保您的企业充分利用企业奖励计划，也可以节省开支。这些费用无需加入，每次预订时都要给予公司积分。一旦积分已经建立起来，企业可以兑换机票、升级，或降低旅馆和汽车租赁的成本。
这些只是可以节省企业差旅费用的一些方法。但是，每个企业都是不同的，作为专家，也可以和差旅管理公司进一步合作，为员工、行业和业务渠道，创建一个强大的企业差旅管理软件包，并将长期保持企业差旅支出的合规性。
