(提供/迈阿密海滩会议中心)
（钟韵/编译报道） 会议永续性不仅仅是废除吸管或纸咖啡杯那麽简单，而是关乎产业自身的未来。从最新趋势来看，会议从业者必须关注会议对环境与气候所产生的影响，更必须重视新世代对交流与健康场地的不同需求，甚至必须了解，会议的投资回报早已超越财务范畴。
根据SkiftX的报告，会议活动产业不仅在绿色环保方面有作为。当前，场馆和会议组织者都在努力减少环境足迹，并为此重要旅游业细分领域当中创新实践模式。业者正加强力度，利用超出宴会厅之外的创意内容提起参会者兴趣。身为主办者的各组织机构正与场馆伙伴携手合作以取得超越传统「投资回报率」定义的成果，在社区间产生长远影响。这些变化，都反映了全行业为既减少MICE活动对气候的影响，积极驱动庞大的面对面会议市场长久投入，所付出的努力。
重新定义永续发展：超越回收站
多年来，酒店业「永续发展」的概念一直与环境问题绑在一起，比如消除一次性塑胶、通过安装灯光定时控制器或运动感测器减少能源消耗、要求客人重複使用毛巾以减少洗涤剂的使用等等。这些举措对于永续发展活动的未来，无疑有重要作用。
IHG全球销售战略副总裁乔纳森•卡普兰（Jonathan Kaplan）表示，「有些组织因其自身的价值观和政策，必须实践绿色和永续发展举措。供应商若想合作，就必须仿效这些品质。」
然而，此产业之未来所仰赖的远不止于「绿化」业务。会议活动如同旅游各细分产业一般，需由新血的加入和不断扩增的潜在消费市场来推动。活动在应用新科技时，不能流于噱头。应採用超脱主题演讲、小组讨论和分组会议的新模式，以提高多样性并加强参与度（不用说，还有吸引年度活动的回头生意）。
会议组织者必须在酒店和其他场馆合作伙伴的帮助下，更好地管理和降低风险。主办方和参会者都应更好地与东道主社区合作，以产生无论是经济、社会还是环境的积极影响。如此可知，永续性不仅仅是废除吸管或纸咖啡杯那麽简单，而是关乎产业自身的未来。
Streamlinevents会议组织者乔希·亚当斯(Josh Adams)说道，「当前，大家都把焦点放在塑胶上面，但 “永续性”远非如此简单。说到底，永续发展的目标，实际上是让未来的地球比今天更美好。我们如何照顾水面以上的环境？又如何照顾水面以下的环境？比如，我们如何确保我们不造成不公平的劳动条件？我们如何实现性别平等？我认为，这些都在「永续发展」的范畴之内，最终，这些问题我们都会一一处理。」
将户外和自然融入活动当中
如今，活动设计的主要趋势之一是将大自然引入室内，让参会者（还有活动人员）感到更贴近人性。CVENT活动总监瑞秋·安德鲁斯(Rachel Andrews)说道，「按摩站、早晨瑜伽课程、以能量为主题的午休时间和为参会者提供放鬆和充电机会的其他增强功能，现已必不可少。室内和室外空间的混合很有吸引力，能使活动脱颖而出。」
或许还有点出人意料的是，自然光、肢体活动、容参会者舒展四肢之更久休息时间所具备的「愉悦潜力」有科学研究做背书，证明其有助于促进学习，甚至提高创造力。
Streamlinevents会议组织者亚当斯谈道，「在我上月刚参加的一场活动中，五分钟的椅子瑜伽活动完全扭转了我的注意力集中度，使我的思维方式更加正向。这样的活动还可促使参会者相互建立起友谊。大家一起做对自己有好处的事情，能改变互动深度。」
亚当斯进一步指出，「康养活动可以有很多种形式，比如把会议挪到户外、举办步行会议、延长社交时间、让人们活动和呼吸新鲜空气等。无论何种形式，都能説明人们加强资讯的吸收和保存。既然花了这麽多钱让参会者飞到目的地，真的应该使活动形式更多样化。事实证明，一个半小时的主题演讲根本不会奏效。」
确实如此。据Skift一份近期报告显示，有几家大学的研究人员在一系列同行评议的研究中发现，「科学证明：离开舒适圈、探索新区域、结识新朋友有助于每个人突破自我。」这些研究人员发现，虽然每次都在户外组织公司会议并不切实际，但是增加绿色植生牆、自然光、新鲜食品等户外活动元素，可以捕捉一点这种火花并提高创造力。
把大自然融入活动当中的另一项好处是，能让参会者离开手机。这对活动组织者和节目主持人来说一直是项挑战。战略会议与活动克利斯蒂·拉曼尼亚(Christy Lamagna)说道，「把参会者关在宴会厅裡几个小时，毫无效果。将学习时间分成较小的段落、适应不同世代人们的不同学习风格和学习偏好、增加激发活力的休息时间，对于培养参与度、进而实现有意义的结果，都至关重要。」
注重节庆化：从会议到体验的瞬间转变
永续发展虽是会展产业当前流行语，但还有另一种紧随其后的关联概念：「节庆化」。此趋势反映了产业的重大转变。这与泛旅游产业中，体验超越纪念品社交价值的现象紧密相关。千禧一代尤其看重他们能做什麽，而不是能买什麽。酒店品牌无论大小都在重新思考他们如何应对这种新的消费者心态，并开始利用大堂空间、与开创性的餐厅运营商合作，及想出介绍社区周边的新方法。通过利用这些更广泛的消费者趋势，会议活动产业可以提高其重要性、吸引新参会者并深化既有参会者关係。
实践中，实际成果如何？与知名餐饮商合作是纽约市酒店开发商Lightstone 集团的关键举措。在近期的一个项目中，Lightstone与Tao 集团一同和由家族企业持有的Antica Pesa餐厅集团合作，推出了全日制餐厅和精緻概念餐厅。意大利餐厅在酒店业虽极为普遍，但此项目有别于他。纽约时报餐厅专栏作家Florence Fabricant在三月评论道，「这裡的意大利菜虽经典，但也不乏诱人亮点，比如由油炸麵团与熟香肠和巴马乾酪泡沫製成的炸饺子；意大利宽面配野猪；罐煮剑鱼、樱桃番茄、茄子和罗勒等。」这种新颖的酒店餐饮概念为酒店带来了差异化特色，同时也在吸引小型会议业务中扮演重要角色。
在酒店周边活动方面，酒店集团将参会者及一般商务旅行者视为目标市场。North Highland咨询公司负责人兼酒店业务主管Bill Caswell说道，「许多酒店品牌已开始延展其本地和体验式服务。这些自将融入到他们的会议活动产品当中。」
举例来说，拉维尼亚皇冠假日亚特兰大普雷米特酒店的工作人员会为客人提供个性化建议，如游览乔治亚水族馆、国家公民和人权中心等当地景点的最佳方式及推荐周边商店等。又如，全美国的Kimpton酒店和餐厅都与Public Bikes合作，通过方便、免费的自行车共用计划，让客人更易于在本地穿梭。
重新思考「投资回报率」
「体验瞬间」对于渴望与众不同的品牌和参会者来说也很重要。「投资回报」重要性虽仍在，但「回报」的定义已经超出直接财务影响的范围之外了。
如2011年哈佛商业评论一篇里程碑式文章所述，组织机构重新思考「回报」的一种方式是，在活动设计中突出创造「共用价值」的观念。该文章作者Mark R.Kramer和Michael E.Porter解释，此概念指的是「如果企业将其目标重新定义为创造共用价值、以解决社会挑战的方式在创造经济价值的同时带来社会价值，那麽企业就能恢复商务活动与社会之间的关係。」企业可通过三种方式做到这一点：重新审视产品和市场、将价值链中的生产力重新定义、在其所在地附近建立支持性的产业集群。
卡斯韦尔说道，组织机构让参会者亲自「动手」，显示他们正开始接受这种观念。「娱乐活动变得更有活力，反映了参会者对于更多互动的需求。比如，将探索当地文化、品尝当地餐饮及志愿者或慈善活动和会议相交织等等。」酒店业高管也留意到了同种趋势，「例如社区和慈善捐赠交流活动数量大幅上升」，IHG的卡普兰说道。「将慈善和社区交流元素结合的团队建设活动向来是种很好的体验。如今，由于它们可以促进交流和同事情谊，这类活动的需求更高了。」
IHG在美洲与清洁世界(Clean the World)及在亚洲与制皂希望 (Soap for Hope) 公益项目的两个伙伴关係即为案例。通过这两个项目，「近450家IHG品牌酒店共同避免了超过55万磅肥皂的浪费，」IHG发言人表示。「肥皂没有被运往垃圾填埋场，而是被回收成近300万块新肥皂，分发到了最有需求的社区。」
IHG还有一个直接面向会议、活动组织者及企业差旅经理的项目。「我们知道永续性对企业客户很重要。每年都有越来越多的旅游买家向我们咨询酒店环境足迹的资讯，以在旅游採购的过程中做出更可符合永续性的选择，」一位IHG发言人表示。因此IHG于2016年与全球商务旅行协会（GBTA）合作「领先开发帮助旅游买家评估其旅游管理和永续性计划的基准工具，」该发言人说道。「2018年，近60%的企业客户要求我们利用GBTA企业责任区块提供碳足迹和废物转移率等相关资讯。」
这些对社区产生良好影响、有可衡量回报且吸引参会者的举措和实践活动肯定会越来越受到欢迎。Cvent的安德鲁斯指出，「人们渴求新的交流方式。」
活动风险管理，保证活动安全
全球会议和活动产业因规模庞大，导致其如其他旅游细分产业一般，成了风险源和外部人士瞄准的目标。有业内人士指出，如今，会议组织者和场馆方都应将风险管理和参会者安全视为一切前提。
但与此同时，安保和风险管理举措也不能影响到参会体验。「关照义务和应急准备应在幕后悄无声息地进行，」国际奖励旅游管理者协会(SITE)首席营销官Padraic Gilligan说道，「除了在活动前进行安全简报和交流，以让人放心之外，这并不需要直接影响到项目本身。」活动经理可以集成「存取控制和行李检查」及「在活动挂绳中更广泛地使用电子晶片技术」等各种工具来提高活动安全係数，却不为参会者带来不便。
无论是从严重现场事故或可能造成行程混乱的影响来看，气候变化都算是一种风险。据联合国世界旅游组织称，虽然区域性天气情况或飓风、洪水等个别天灾与气候变化有所不同，但旅游业对后者的抵抗力却「极度脆弱」。该机构表示，「此产业面对的风险多种多样，比如越来越极端的天气状况等各种直接和间接影响、不断提升的保险成本和安全考量、水资源短缺、生物多样性下降以及目的地资产和景点的损害等。气候持续驱动的文化和自然遗产损坏将对旅游业产生负面影响，降低旅游目的地吸引力，并减少当地社会的经济机会。」这些挑战虽然没有简单的解决办法，但联合国世界旅游组织确实有对酒店业提出「降低能源消耗」的建议，而这正是酒店业可以并且应当採取的前进措施。
最后，由于高度複杂的骇客和骇客工具集的流行，利益相关者对资料安全和资料隐私的担忧正持续上升。此外，由于欧洲（包括通用资料保护条例）和美国（即将出台的加州消费者隐私法）新法律的监管力度加大，个人资料的共用限制变得更加严格。
IHG首席资讯安全官大卫•乔丹(David Jordan)说道，「高速、安全访问互联网的要求以及任何时候都能直接从任何设备接收内容的能力，必须与个人权利的保障相平衡。酒店品牌必须与会议组织者合作，提供更高速的网路环境，并强化保护和侦查控制，以更好地确保敏感资讯的保密性和可用性。」
