（钟韵/ 采访报道）疫情持续影响全球各个产业层面，就会议活动而言，当前各种因活动临时取消而起的合同问题正急切需要处理，针对这个部分，法律和会议活动专家提出建议，认为最好的办法是与对方坐下来一对一严肃恳谈，从城市整体角度来说，谁也不想让活动从手里溜走。
就会议活动公司观察，过去只是默认供应方有一定卫生流程的客户，如今对于活动场馆、酒店和度假村、餐饮公司等供应商究竟有什么明确的保障措施（比如会议中心有几个消毒站、能为客户提供什么承诺、如何关照客户等）开始更加关心。想要保住客户的产品供应商，因此必须更加讲究。但除了笼统的保障措施之外，当前更加常见而急切的是各种因疫情而取消活动的合同问题。
举例来说，有场1,300人的活动原定于今年七月份举办，然因疫情原因，该场活动被延期到2021年举行。该活动所谈好的酒店几乎全部愿意无偿配合，有一家酒店却要求全额收取费用。这时，活动主办方该采取何种措施？
Maritz全球活动公司供应商关系高级主管梅格·皮萨尼(Meg Pisani)建议，首先应缕清合同条款。由于七月在即，此时合同多半利于酒店。她指出，每一家酒店的终极目标都是安然度过这场危机。在活动涉及多家酒店的情况下，难免每家酒店业主对于如何保护自身利益有不同的看法和举措；当某个城市想要保住这样上千人活动的客户，且市里各家酒店都愿意努力在大家都损失最小的平衡点上与客户妥协时，主办方面对坚持收取全款的酒店最好的办法是与对方坐下来一对一严肃恳谈，一方面聆听并尊重对方的出发点，另一方面也借此机会让对方了解其所在城市的市场情况和其他同行做法。毕竟，从城市整体的角度来说，谁也不想让1,300人的活动从手里溜走，以后再也不在此举办。所以，主办方可以和对方好好沟通。
再举一例。亚洲旅游市场虽慢慢又开始出现活力、航班逐渐重启，但北美及其他地方的参会者仍无法前去亚洲参加活动。这就引出了一个问题：很多活动本身是依附于大型展会的附属活动（比如医药、科技大会甚至是旅游业的IMEX等）；当大型展会取消，附属活动就根本性地失去了存在意义，所以也不得不取消。在这种取消决策不在自己控制范围内的情况下，小型活动该如何处置各项预定？
美国芝加哥Howe & Hutton Ltd.律师事务所创始人兼总裁乔纳森·豪(Jonathan Howe)表示，一定要厘清活动的举办目的和意义是什么。如果某场活动完全是为依附并配合另一场大型展会而生，那么若在与供应商合同里写明并列出应急条款，活动主办方便有无则取消或至少把风险降到最低的可能。梅格·皮萨尼指出，很多合同都会漏掉「活动于某时、某地举办的明确意图」。比如，若举办某场活动的核心意义有赖于某位演讲者、赞助商或其他单位的参与来实现，那么这都应该在合同里写得明明白白。特别是对于活动涉及多家酒店的国际大会来说，更须在与各家酒店的合同当中加一条有关主场馆的条款，即：若会议中心等主场馆（因天灾人祸或其他原因）无法使用，那么活动主办方可减责或无责取消酒店预订。没有这一条，那么酒店完全可以在活动因不可抗力取消的情况下仍向主办方收费。
乔纳森·豪进一步指出，对于何种情况下主办方可免除合同义务，所有合同具备一致性也很重要。他解释，若免责条款只写在与几家供应商的合同里面，那么主办方仍会受其他供应商的取消费用所困。所以，从酒店、餐饮到运输公司，合同应全面一致。梅格·皮萨尼补充道，所有协议最好都由同一位采购经理拟出。如此，该位经理能抓住所有细节，良好地掌控大局，从而保障活动主办方的利益。
