（钟韵/ 采访报道）即便是精心策划的专业会议，也有可能因措手不及的突发事件打乱参会者心思，甚至为活动品牌留下污点。专家建议，会议组织者应采取一系列措施，提前做好全面的安保规划，保障参会者安心、安全地开会。
近期在美国一场重要医学大会的小组讨论过程中，有一名观众突然对台上一位医生进行了身体上的袭击和言语上的责骂，持续时间超过两分钟。此事件不仅为全场参会者造成了严重焦虑，迅速蔓延网络的事件视频更使该场活动留下了污点。这也显示，即便是医学大会这样精心策划的活动，做好全面的风险管理也并不容易。
鉴于这起事件，活动风险管理专家建议，会议组织者可采取一系列措施来加强活动风险管理，为任何突发事件做好应对准备。
首先，应加强与活动各方之间的沟通。会议组织者应与场地和主办机构进行沟通，了解其可用的安保资源和流程为何，并讨论出各方在不同突发事件发生时的行动计划分别为何。
其次是善用场地资源。会议组织者应最大限度地利用活动场地的安保资源，比如除了以安保摄像头监控活动现场之外，还可在不同环节中安排受过培训的安保人员现场巡逻，以起到震慑作用并随时快速响应。
再次是不断评估现有安保流程，并根据需要进行调整。组织者若未有制定全面的风险管理计划，应寻求风险管理专业人士利用专业知识来协助制定计划。
第四是收集参会者信息。对于必须提前注册的活动，组织者应收集详细的参会者信息，并要求参会者在所有场合都佩戴姓名标牌。这有助其加强突发事件的应对，并在有必要时请执法部门进行介入。
第五是做好社交媒体影响的应对准备。会议组织者应了解任何意外或突发事件遭社交媒体传播后可能造成的潜在影响，并熟知主办方的公关和沟通策略，以在现场出现紧急情况时做出适当的回应。
专家提醒，组织者一定要对会议活动的安全保障主动进行详细规划，做好全面的风险管理和准备。通过采取这一系列措施，会议组织者可以更有效确保参会者安心、安全地专心开会。
