（钟韵/ 采访报道）调查显示，当前会议组织者对场地采购流程基本满意，但愈发强调报价透明、响应速度与精准沟通。场地方需数字化转型，提供敏捷个性化服务，以在竞争中胜出。
Cvent联合Censuswide近期对全球1650名会议活动组织者的调研显示，多数会议组织者虽对现有采购流程基本满意，但对更清晰的报价、更便捷的信息获取以及更精准的沟通方式也提出了更高要求，透明与效率成为采购决策关键。
调查显示，会议组织者对场地信息透明与响应效率的重视程度较以往大幅提高。在预算普遍吃紧的背景下，会议组织者特别要求场地方需明确展示成本构成、服务细则及潜在附加费用，从而尽快完成可行性评估与预算控制。同时，会议组织者也期望通过统一平台高效获取会议室参数、容量数据、实景影像、平面图及动线方案等核心信息，以在更短时间内完成多场地横向比较。这种对透明与效率的双重追求，直接源于提升参会者参与度和体验感的根本目标——会议组织者正将更多精力转向场地空间设计、服务灵活度及技术配套等综合实力的甄选上。
值得关注的是，人工智能正成为连接供需双方的重要纽带。调研指出，AI工具在场地筛选与RFP（询价与投标）环节的应用日益普及。其可依据活动需求与历史偏好快速匹配候选场地，自动生成报价模板、追踪关键节点，并协助供应商定制更贴合会议组织者痛点的方案。这不仅大幅缩短响应周期，还可助力场地方构建差异化优势。
对供应商而言，数字化与智能化意味着更敏捷、更个性化的沟通方式。通过在线系统集成场地数据，结合AI推荐与自动回复功能，供应商能显著压缩从咨询到报价的时间窗口，提升中标几率。对会议组织者来说，技术应用有效降低了采购摩擦。透明报价体系、结构化资料库与智能比对工具能使其在保持决策严谨性的同时提升效率，避免因信息不对称导致重复沟通与时间损耗。
亚洲市场呈现出鲜明区域特性
亚洲市场呈现出鲜明的区域特性。调查显示，亚洲会议组织者尤为依赖场地平面图与会议空间参数，而且当前在研究场地规格与等待回复阶段体验感较差，因此加快提案响应速度、确保在截止期前提供完整且有针对性的答复，是亚洲供应商亟需改进的环节。
与此同时，亚洲会议组织者对特殊活动场地的选择标准凸显其对体验感的追求，空间灵活性、户外区域及促进社交与沉浸式体验的布局受到高度重视。这一趋势与全球范围内「参会者参与度优先」的行业方向高度契合，进一步印证体验经济在活动行业的主导地位。
