（钟韵/ 采访报道）多年度合约能让会议组织者在锁定房量与价格的同时保留必要弹性，在充满不确定性的市场环境中，实现预算可控与体验提升的双重价值。
ConferenceDirect执行副总裁Rob McCulloch观察指出，近来市场上多年度合约明显增多，酒店与会展局也更积极提供奖励措施，希望尽快敲定团组业务。这背后反映的是全球需求结构的微妙变化。2025年以来，国际和政府团体需求趋缓，同时一般团体需求也略显疲软。在此背景下，团体和高端休闲两大板块成为酒店力图争取的关键客源。
这也为会议组织者带来机会。对计划在2026、2027年举办活动的企业而言，若能清晰呈现活动项目的房晚规模、消费潜力及长期合作价值，往往便可在当前市场环境下争取到可观的节省空间，因为许多酒店需要用团组业务弥补其他表现欠佳的细分市场。而对于2028年及其后的规划，酒店与目的地则会更青睐能在每个会期占用大量客房库存的大型活动。因此，无论会议规模大小，只要找到与项目匹配的目的地与酒店，并清楚呈现项目的整体消费价值，就有机会撬动多年度合约的优渥条件。
谈判转向整体价值 餐饮视听附加费皆可谈
谈判多年度合约时，焦点不应局限于房价。Rob McCulloch指出，每笔交易都因日期、入住模式、餐饮消费等因素而异，因此需从整体价值出发来设计条件。当项目具备足够吸引力时，酒店常愿意在多方面让步，例如提供更具竞争力的房价、减免部分附加费用，或由驻场视听供应商提供优惠报价等。在成本上涨及经济不确定性的大背景下，采购方需着眼于整体方案，而非单一折扣。
巧设“安全阀”对冲风险 减房灵活、稳健预算
为应对通胀、参会人数波动等风险，多年度合约中还应内置“安全阀”，以真正降低企业风险。比如，对于历史表现良好的优质项目，企业可争取更灵活的减房条款、合理的房量调整选项，以及对未来费用设定上限或锁定机制。这些条款有助于企业更稳健地编制预算，并在执行中降低履约风险，从而为未来几年的会议需求争取到稳定且可预测的成本结构。
此外，策略可超越单一酒店，扩展至品牌与城市层面。企业可与同一酒店集团签订多年度协议，或规划在愿为引入未来团组业务提供有力奖励措施的不同城市轮换举办会议。如此，企业能在更大范围与多方谈判，换取更优的价格与条件，同时也为参会者创造更丰富多元的体验，从而提升参会意愿与互动参与度。
