公司会议通常以团队建设和激励、营销、产品发布、技术研讨等为主题，主
要目的是传递公司的价值理念和经营目标，因此公司类会议的数量和类别也极
其庞大，频率很高，从而构成了会议市场的重要组成部分。而公司会议的运作和
协会存在明显的差异，无论是运作方式和服务对象都不同，因此成功运作公司
会议的根本即必须从了解公司的需求开始。
Pacific World 大中华区董事总经理张怡表示，作为一个成功的会议服
务公司，首先要能够主动引导客户消费，避免打价格战，会议服务公司也需不断
思考如何为客户提供增值服务；此外，会议服务公司也必须与酒店、目的地管理
公司、航空公司等建立良好的合作伙伴关系，一旦运作案子时，对各项资源都能
轻易运作。
当会议服务公司接到客户的报价要求时，并非立即询价，而是首要去了解客户
公司方的办这次活动的目的以及公司的主要战略与目标，这是第一步也是最重
要的一步，只有掌握客户需求的本质后，才能开始为客户进行活动策划。
会议服务公司提供给客户的产品就是对客户认识的一种体现，作为目的地管理
公司要思考如何将同一个目的地或者一个成熟的会议旅游目的地重新包装，并做
出最适合客户的产品与行程。
张怡并以Pacific World为例，作为一个国际目的地管理公司的目标使命是：我们
相信当大家聚在一起，共同分享与创造新想法时，如此特定的环境氛围便能让人打
开新视角。而这也正是其希望为客户创造这样的环境，让他们看到每个目的地不同
的视野，也就是业者要帮助客户了解选择这个目的地好在哪里。
比如，Pacific World之前在西班牙巴塞隆纳EIBTM展会期间，做了一次客户答谢
晚会，并特别安排在现场供应西班牙菜最出名的Tapas小食，让这些厨师穿上有灯
光、印有Pacific World公司名称的衣服穿梭在现场，向当晚参加的贵宾介绍每道小
食的特色，还会穿插现场制作，充分让当晚嘉宾认识到了西班牙美食文化与公司活
动组织的相结合，更展现了Pacific World 想向客户表达公司组织活动的能力，因此，
会议服务公司在筹划一场成功的活动之前，充分了解客户方的需求与目的，至关重
要。
上海航空国际商务会展有限公司总经理徐郑也补充到，在处理任一个客户要求
之前，还必须了解客户举办活动的目的与参与对象，比如是员工奖励活动，需要更
多关注如何为客户创造一场有意义的团队建设活动；如果是奖励自己客户的活动，则
需要推荐较高端的酒店、独特风光的景点等；此外，在筹划前期客户往往会有很多发
散的想法，但如何展现服务与经验的专业来告诉客户哪些方案可行，并且最终取得
客户的认可。
因此，在处理客户需求时，还要切记挖掘客户自身的特点，并让客户感受到活动
为其量身订制。比如，东航在加入星空联盟的活动上，就充分体现了航空元素，包
括邀请函以登机牌样式设计，入场设计成登机前的登机梯模拟进入乘客搭乘飞机，
舞台布置则设计将中间放置了电视大屏幕、仿真机上中间的电视液晶屏幕，舞台
两侧则是飞机两机翼造型，让嘉宾一进入会场就可充分感受到参加了一场航空相关
企业的活动。
然而，客户往往也会希望花了钱就要能物有所值，那么要如何让客户拥有超乎其
想象的服务增值呢？
「会议服务公司将航空、景点及酒店等资源通通整合在一起便成为我们的资源，
但差异化就在于掌握自身优势出发。」徐郑以上航商务会展为例，作为一家航空背景的旅游企
业，公司最大优势便在于航空资源，因此在为客户筹划活动时就要能够充分
发挥此优势。
比如，在之前的丽水世博会上，上航会展为中国馆筹划了一场大型演出，演
出节目单都是在上海印刷再空运至现场，但到演出前一天才确认节目单内容
有所调整，因此须实时由上海活动组同仁将修改后的节目单送至印刷厂赶
工，让新的节目单赶上东航夜航班运送到丽水，过程中也体现会议服务公
司如何充分利用自身优势为客户解决实时问题。
此外，现在全行业都关注新技术的应用与绿色会议及活动，因此在为客户
筹划活动或会议时，也会选择采用无纸化会议或者发送电子邮件通知等，又或
者引入新科技应用如通过智能手机应用程序、二维码或微信等应用。
她也表示，在与客户交流的过程中，发现多数客户不断在找寻新公司。
所谓新公司是必须跟上时代脚步的公司，也就是所谓够潮、够时尚的公
司，不仅能体现其专业性，也要体现出充分掌握具备时代信息，从而能带给客
户更多新的点子。
