PCO要如何让会议内容更丰富、使其触角伸得更远？科技可以派上用场。
科技已发展到不亲自到场，中国的参会者也能参加在悉尼举行的会议，但是专家对混合型会议(hybrid meetings)目前所能达到的效果提出质疑。许多PCO会为了增加收入说服客户采用此种会议形式，但观察数据便会发现，视频会议的参会率往往并不高：假设100人报名在特定时间进入会议，实际做到的约只有20％，15分钟后还在「现场」的还有2人就已是乐观情况了——其余参会者通常已打开邮箱或上网冲浪。可见科技虽能让一场会议的触角无限延伸，但从会议本身下手，使其更具吸引力也很重要，而科技在这方面是能起到辅助作用的。
K&A International总裁Kitty Wong举例，在亚洲举行的一场国际医学大会中，为实现无纸化，该场大会为讲演的医生们置办了115台笔记本电脑、250个银幕——这显然非常昂贵，所以PCO有义务根据客户预算指引其善用科技的方法，而不是误导客户。比如，曾有医学大会利用卫星同时将两个手术现场直播进会议中心，一个手术由机器人执行，另一个由人工操作，在会议中心现场观看两个HD银幕的一群专家则坐在一起，进行了连三天的讨论。这种花费不菲的会议并不是多数客户所能承受，但是PCO可以想到变通方法，比如在医院现吧手术过程拍下，三小时后再在会议中心播放；同样的效果，花费仅有直播的10%。Kitty Wong强调，PCO有责任根据会议的行业特性、预算、目的和需求为客户提出最佳方案，这包括有效运用预算利用科技使会议达到最佳效果。
