举办会议或活动往往存在不少风险性，要如何降低风险，确保会议及活动进行顺畅，专家认为，在组织活动前，就应依循四大步骤，落实风险评估，掌握解决差异的标准流程。
专家指出，缓解会议和活动的风险，入门四步骤分别为：
1. 在您的组织进行风险评估会议，找出差距。
2. 确保公司有标准流程，可以解决查出来的差距。
3. 创建或更新现有的会议管理政策。
4. 落实会议管理技术。数据对于危机管理、报告、效率和透明度等方面，都是关键。
美国运通会议和活动区域销售经理Stephanie Ong表示，要缓解会议和活动的风险，需要注意四大重点关注领域。包括公司有到位的危机管理计划吗? 公司有没有合约审查流程，以明白确保签约的人是应该签约的人? 公司有没有针对使用信用的政策? 公司有没有在计算会议和活动的投资回报率? 整体来看，公司的领导和策划者是否都同意和相信，确定组织正在适当的减少风险?
会议和活动管理的政策与实践之间存在着差距，同时，现实的政策中，往往也能看到可观的差距。如果有没有透过一个清楚而完整的计划，组织往往曝光于风险之中。Stephanie Ong解释到，会议与活动风险曝光模式主要分为七大领域，也就是金融、法律/规定、生意、策略、名声、市场、信息科技等。
其中，金融方面，要维持金融控制力、管理罚款、报告存款或避免成本等情况。就法律或规定而言，要固定和按照合约管理，同时，保留文档并针对高风险者买保险。生意的部分，要运用有效的生意流程并持续维持，而且要正确的采购，和管理风险。从策略来看，要将SMMP与公司目标对齐，并投资于政策发展。以名称来说，要减少对于负面公众意见的曝光，并致力打造双赢的谈判。市场方面，要重视客户满意度，关注品牌和营销，同时，进行竞争分析。信息科技方面，启动终端至终端的生意流程和系统整合，而且运用如PII等，使信息牢固。
根据高级别的调查结果发现，51%的策划者和43%的领导者不相信他们组织有将风险适当减轻。68%的领导者认为，所有数据的透明性是首要任务，不过，85%的策划者使用Excel档案来处理预算。超过三分之一的领导者与策划者都认为，组织没有适当的风险管理流程，以备不时之需。
主要的差距，分为四大部分，也就是ROI、信用、追踪参与者，以及合约。其中，投资回报率ROI方面，75%的领导者期望投资回报率，但37%的策划者不会纳入计算。就信用而言，65%的领导者在使用方面有指导方针或要求，但36%的策划者极不可能会使用或对使用保持中立态度。追踪参与者的部分，69%的领导者期望策划者了解这些参与者位于哪些位置，但51%的策划者根本没有在追踪参与者。以合约来看，88%的领导者认为，签定合约的人应该不是策划者，但现实中，23%的策划者自己签合约。
金融风险曝光方面，52%的策划者在会议策划初期都没有拿到预算，公司如果要改变此情况，应该提供在线工具，使会议请求者可以创造出预估的预算。此行动的好处是，主动积极的帮助会议请求者提前有预算，并能计划未来的会议。
就生意风险例子而言，在一个组织里所有都会议都被要求要在一个科技系统上登记，不过，当发生危机时，危机小组发现一组参与者在撤离的过程中没有被通知到。结果，团队很快的发现，那一组会议与其参与者没有被登记在会议管理科技系统中，也因此当初没有被列在撤离通知的名单上。
策略风险曝光方面，51%的策划者和43%的领导者不相信他们组织有将风险适当减轻。公司可以如何改善此情况? 答案是，进行风险评估，以及针对七大领域分别计算其影响和概率。这样运作的好处是路线图将显示处理与解决问题的优先级。
