国际协会会议近期趋势为何?事实上,4大趋势将推动全球产业进一步有效发展。其中,科技对会议的影响越来越大。
迪拜会奖局总监Steen Jakobsen介绍,依区域来看,欧洲是国际协会会议举办数量最多的地区,亚洲紧接其后。据ICCA 2014年统计资料,美国是国际协会会议举办最多的国家,巴黎则是举办最多的城市;中国是排名第八的国家,其中,北京、上海分别是排名第14和29的城市。
从2004年的7,000场成长至2014年的12,000场,全球国际协会会议市场过去十年经历了长足的发展;由2004年的1,200场增至去年逾2,000场,亚洲的成长也不容忽视。两相对比,可以看出亚洲与全球国际协会会议的正向发展步伐是一致的。
若把范围缩小到中国,2004年约有250场国际协会会议在中国举行,2013年的数量则逾350场;这些是每届于不同目的地举行、吸引来自3个国家以上的超过50名参会者的、严格意义的「国际」会议。规模来看,超过50%在中国举行的国际协会会议为50~250人的小型会议,大型会议是少数。内容方面,科技、科学和医学是协会会议讨论最多的主题。
会议关键要素
据一项国际会议组织者近期合作完成的调查报告,受访的国际会议组织者中,69%认为2015年策划的会议数量会与前一年持平,但20%表示今年会比去年更多;合计37%表示今年的预算较去年微涨或大幅提高。
会前,组织者对目的地、酒店、服务供货商等的首要调查工具是网站,其次是会议策划指南。最终会议落于哪一个目的地,决策者通常是董事会;执委会、选址委员会也有可能扮演关键角色。
不令人意外的,75%的受访者认为Wi-Fi是成功会议最重要关键的要素,不过会议的成功还取决于参会、学习、社交、谈生意和目的地体验的综合成果。此外,协会参会者越来越重视会议对可持续性发展措施的实践,以及组织者提供的「生活方式」选择 (lifestyle choices),比如健康餐饮和运动的机会。
会议产业趋势
这块由四个部分组成:参会者、会议组织者、目的地和活动本身。
1. 参会者最希望达到的是使时间和会议价值最大化。全球协会会议参会者数量虽在增加,但他们参会的时间正在缩短,预定的规律有所变化,会前、会中、会后移动科技的使用度都在上升;随着年轻一代加入协会会议市场,新、老世代需求的平衡将成为会议组织者的重大挑战,但无论年龄,参会者对会议最主要的期望都围绕学习、社交和潜在商机。
2. 随着组织会议的挑战与日剧增,会议组织者的教育程度和专业水平越来越受到要求。相应的,会议组织作为「职业」的认可度也不断提升。和过去相比,会议的计划周期正在缩短,复杂度却正在上升,也因此,科技的介入越来越普遍。有的国际协会因机构内部缺乏相关资源和技能,会选择将会议管理外包,但无论会议由自身或第三方管理,协会都要求每一笔交易100%透明、场地和目的地能助其提高会议价值、目的地安全且为可信任的合作伙伴。
3. 放眼国际,最成功的会议目的地都是能与会议组织者建立良好关系的目的地。全球会议场地都在扩增——中国可谓此趋势之龙头——这也意谓想吸引国际协会会议的国家及城市之间的竞争愈演愈烈。很多城市因此会提供会议支持或资金补助,说明会议组织者抵消部分成本,但这财务支持并不足以成为想在会议后留下永恒资产的协会,选择目的地的唯一原因。
4. 会议活动正变得更加复杂而全面。为节省成本并接触到更广泛的参会者,越来越多会议会在同一个地点与另一场会议背靠背或者同步进行;此外,不同产业、主题融合的会议也渐成趋势。为满足参会者需求,会议组织者对商机的提供、社会责任和可持续性措施的实践也变得更加注重。
当今参会者想要参加高效且体验性高的会议,而这建立在他们希望学习及与其他参会者互动的目标上。会议组织者要策划出符合参会者动机和目标的活动,餐饮也是提高参会满意度的重要因素。
科技对会议策划的影响也越来越大。科技不仅可以提升会议效率,还能让会议在正式开幕前就借在线信息分享进入起跑状态,并借会议结束后留下的珍贵数据保持会议的活力和影响力。
当然,会议App也能让现场和「现场外」的参会者随时跟踪会议状态,社交媒体更是增加参会者互动、扩大。











