（钟韵/ 采访报道）会议组织者总是追求在预算内取得良好的活动成果，以让客户满意。Bishop-McCann活动公司高级项目经理Wendy Phillips建议，会议组织者可以通过几种策略在不影响参会者体验的情况下，减少成本的同时，也达到活动目标。
首先是善用合作伙伴的力量。项目领导应让采购团队了解大局，项目的过往情况和总体目标。采购团队了解得越透彻，就能争取越好的合作条件。比如，假如组织者团队正于2024年做2027年会议的合同谈判，那么便可根据当前的价格来锁定活动定价。餐饮方面，需求量若是达到了一定的门槛，可协商统一的折扣率，从而节省大量成本。网络方面，可协商每位用户而不是每一台设备的价格，或者免费的活动专用网络或是专用带宽。此外，免费提供办公空间钥匙等看似无关紧要的细节，累积起来也有可能为活动节省不少成本。最终，应了解客户重视的点为何，再由采购团队根据潜在选项的当前成本趋势，尽可能争取折扣和优惠。
其次，聚焦于投资报酬。组织者应思考，活动的哪些元素有必要特别惊艳？哪些会让参会和留下深刻印象、哪些会被忽略？比如，装饰方面，人人都喜欢走进令人惊叹的空间，但精致装饰的投资回报率是多少？部分材料是否可以价格较低的产品替代？是否可少用几盏灯？知名「大牌」演讲者效果是否真的会更好？餐饮方面，自助餐虽然显得较为随性，但在参会人数较高的情况下，成本效益更高、浪费的食物也较少，因为用餐者只会去拿自己想吃的东西。若是提供酒饮，一旦开瓶就得付费，所以应评估实际需求，避免浪费。
组织者应从两个角度来审视活动的各个方面，即：是否能打动这场活动的特定群体？是否有助于实现会议目标？
再次，重复审视合同。「细节决定成败」，因此团队的每位成员都应查看合同中的每个条目，尽可能找出可以削减预算和节约潜在成本的地方。比如，无论是活动、场地还是娱乐节目的合同，都要仔细阅读其取消政策，包括截止日期、退款、额外费用等。费用可能就隐藏在复杂或技术性的措辞当中，因此应重复检查。另外，还可再从合同与议程来看是否能重复使用视听设备和舞台等，使设备的使用率最大化。组织者可以大胆而礼貌地向供应商提出需求，因为最坏的情况也不过就是被拒绝而已。
最后，活动组织者应重视与客户、采购团队以及酒店和场地联系人的关系，并从一开始就分享对于项目的期望与局限性，因为从自身团队到供应方的团队，都可以为节省成本提供经验建议或创新意见。
