今年5月，法国迎来了欧洲历史上单团人数最多的旅游团。今年天狮集团迎来20周年，北京众信国际旅行社为天狮集团组织50多个国家和地区的优秀事业伙伴共计6,400余人赴法国尼斯、巴黎等地开展高端旅游，此次活动将是中法建交50多年以来最大规模的一次，是中法经济文化交流的盛事。
事实上，天狮集团过去仅在2014年组织过数千人规模的俄罗斯大型商旅活动，不像其他几大直销或保险业公司已有多次组织出境大型会奖团队的经验。天狮最初选择法国主要也是国内从未有大型会奖团前往欧洲，与众信国旅充分讨论后，双方皆有共识希望将本次活动的高度与质量，拉升到国际层面。
在今年初决定法国作为出行目的地之后，还有一段小插曲；年初法国因枪击案、街头游行等社会事件，总体让国际感觉当地情况不太安全，天狮有所担忧，也计划退而求其次想改为其他目的地，但法国大使馆和法国旅游局相当重视天狮集团大团的到来，联合出具一封安全声名书，涵盖目的地安保、团员出行人身安全、法国政府的重视与支持等，也承诺协助天狮集团在目的地行程活动的各种支持，高度诚意促使天狮集团决定继续前行。
北京众信国际旅行社公务会展公司总经理喻慧进一步说到，实际上过去从国内出境旅游超过5000人甚至万人的大型会奖团队也不胜枚举，但这次天狮集团6千多人的会奖团活动不仅在国内行业内引起注目，甚至引起法国当地和全球关注，同时大多数的关注都是正面褒义的报导，至少以直销行业的会奖旅游团来说，天狮集团的法国行相当具有亮点，也是迄今为止知名度最好、多数正面报导的一大型中国会奖团；单从这点，无论是对天狮集团、还是对国内会奖行业和旅游行业来说，都相当具标竿作用。不仅如此，对一大型企业来说亦是别具意义，因为天狮集团的造访，法国外交部长法比尤斯先生特别接见天狮集团董事长李金元先生，赞扬感谢选择法国作为天狮集团成立20周年庆典活动的地点，并邀请李金元董事长进一步加深与法国的商务合作，以便在法国进行投资与项目开展。
操作难度远胜以往
喻慧也表示，本次团队规模之大，操作难度和复杂程度之大，在中国出境商务奖励旅游团中，实属罕见。为了本次接待的顺利进行，众信旅游上下动用全部资源管道，与法国大使馆、航空公司、酒店、境外铁路、地接服务等各合作方，进行深入沟通协调及特别安排，确保6,400人团队在法国的商务和旅行活动能顺利进行。例如，在众信原有大型赴欧航班资源基础上，又特别增加2架次赴欧专机；巴黎老佛爷商场特别为本团延长晚间营业时间；法国铁路管理部门专门增开两列连接巴黎到尼斯的高铁，并组成专属服务团队；团队入住的140家法国酒店全力配合；交通方面，除了巴黎本地车辆，还调动了周边国家的许多车辆，保证团队出行。
客户希望除了所有成员聚集在巴黎的二天活动，之后分批前往其他法国城市的行程也要高端、大器、上档次，比如可有飞机、火车或乘船等多元交通方式安排，并在当地能掀起一波有声势且耀眼的纪念活动，但法国仅有南部城市尼斯能符合此条件，可实际上在筹备过程当中还有许多当地接待条件必须克服，因为尼斯当地常驻人口也仅几十万人，周围半小时内可供餐饮的餐厅和车程半小时内可安排住宿的承载量最多也就两千多人，因此在当时住宿和餐食的协调安排上须花较多时间、心力策划，包含无法容纳的人数必须如何安置，交通和行程的安排上又必须如何调整，确保每个团员在最重要的大型聚会时间，可以同步抵达。
另外，这次天狮集团活动还特别策划了一个突破吉尼斯纪录的大型创举。5月8日天狮集团在法国尼斯的蔚蓝海岸，创造了一项最大规模人体主题创意组字的吉尼斯世界纪录，法国尼斯市副市长吕迪·萨勒和20余家法国及欧洲媒体共同见证这一时刻。
当天下午，6,400多名天狮事业伙伴利用人体队形创意拼写出意为天狮梦想尼斯绽放的英文字样「TIENS’DREAM IS NICE IN THE COTE D’AZUR」。
也因为当天这个大型活动以及第二天的天狮集团总结大会，必须让6千多人大团在同时间抵达蔚蓝海岸，包括从不同城市、转机或其他交通方式在同一时间抵达，故在前期安排上做了许多协调，法国当地政府也相当友好地协助当天大团所需的交通出行指挥限道，在某些时段实行了出行限制，井井有条却不打扰当地居民生活。此外，因为6千多人的活动势必涉及用餐问题，众信动用尼斯周边60多家餐馆同步制作两天的外带餐盒，同时也特别加强团队用餐秩序和餐后的环境清洁维持，包括自发收拾垃圾，特别在自然景色著称的蔚蓝海岸，要让当地居民看到中国人文明出游的一面，不要造成当地环境的困扰。6千多人的活动结束后，现场没有垃圾、没有破坏，没有留下一丝一毫的痕迹，这可以说为国内大型会奖团海外出行，竖立一正向典范。
极大化企业活动曝光
再者，为拉升本次活动的能见度，众信也为客户从会奖团前期筹备、到出发法国当地活动到最后圆满完成，策划了一系列有计划性的曝光，以吸引国内外媒体乃至全球各界的关注。
比如，从今年1月最终确定赴法国6000余人的大团后，众信就策划了1月23日于北京华尔道夫酒店召开新闻发布会，本次活动是中法建交50多年以来最大规模的一次，法兰西共和国驻华大使顾山阁下、法兰西共和国驻华警务参赞白松先生、法国旅游局中国大区总经理马琛先生、中国国家旅游局中国旅行社协会秘书长蒋齐康先生等都应邀出席本次新闻发布会，并首次吸引数百家媒体报导。
后续到天狮大团正式出发前，众信市场部还专门成立对外新闻宣传小组，并邀请摄影媒体一同随团同行报导，也请法国的旅行社协助安排当地媒体报导，包括当地主要华文媒体和法文媒体都陆续对本次活动细节先后进行报导，使天狮大团访法国的新闻迅速扩散，甚至当下还有媒体主动联系、希望采访天狮集团老板，从旅游、社会新闻和国际消息等面向，都获得了曝光。
众信甚至特别成立媒体新闻小组，有人写稿、有人发稿，有人与媒体联系跟踪采访报导等，前期酝酿阶段有法国外长接见天狮集团董事长的新闻，而后在团队抵达尼斯当地，也安排一场新闻发布会，让本次活动无论在法国、中国和国际视角都获得高度关注。
把握细节 做到极致
另一方面，在此次大规模活动的准备期间，众信旅游专门制定了《2015天狮集团法国活动领队手册》，并要求145名领队必须全程出席为期10天的行前培训讲座，从活动背景、岗位职责、带团信息、维护中国人形象、文明出游、安全防护等方面对领队做了全方位的教育，以确保每位众信领队准确、标准的熟悉团队情况，充分保障整个行程的执行。精细全面的准备，换来了全程无一客人受伤，平安返回。
喻慧指出，实际上操作大型会奖团队出游的本质与标准流程都雷同，最重要的是把握所有细节，做到极致。
众信在做所有目的地资源的采购都不通过地接社，所有酒店、餐厅、交通都由众信自行采购，除了大会晚宴由另一合作伙伴会展公司筹划外，其余全由众信领队和随队工作人员完成，即便在最不可能获得收益的情况下，也踏实地由公司亲自把关掌握。
SUCCESS FACTORS
成功关键
本次活动可以成功落幕，最初工作基调的定调相当重要，众信确认接手活动后，先花了整整三天开会，包含如何布局、如何分工等大框架的制定，因为这决定了一场活动所需的人力与时间成本。
定调后就必须有缜密的筹划、分工与培训，而不是人海战术，派出更多工作人员随队并不见得能够让活动推进更加顺利。在天狮大团出行期间，整个工作小组也仅10个核心决策层随队参与，主要陪同天狮集团VIP和法国当地政要的活动交流，其余就是活动分工成员和领队；以少胜多、并且有条理地将所有繁琐事务简单化，出错的机会也会减少。
在天狮的活动中，分工协作起到很重要的作用。客户服务的指挥部和工作小组必须成立，明确分工，包括负责订房、领队培训、签证、大型活动、新闻媒体、航班协调等方方面面，以10人组成的决策层为首，往下分工17个工作小组和组长，每组最多12个组员共同处理分组内业务，同时构建在微信群。
在完善工作小组组织架构后，充分授权亦是相当重要的原则。每个小组分工按阶段性计划，有序完成各自负责的领域事务，定期碰头开会报告进度，中间如遇任何困难或无法解决的事情，才向上决策层反映汇报，探讨其他解决方案与帮助。
除了妥善分工外，如何科学地做好每件繁琐的事务并且条理化，也是关键。科学的做事必须要依靠现代化的各项利器，比如互联网和计算机系统。
另外，建立工作小组讨论群、实时通过通讯软件交流，可以实时零时差沟通所有事情，也是必须掌握的重点，这在大型团队操作上起到相当重要的作用。
在整个活动筹备过程中，重要的还有奖励制度的建立，这也是对工作人员工作绩效的激励；让小组工作人员和组长有机会因优异表现而获得另一现金奖励制度，除了是对员工的肯定，更是对活动成果的一层保障。
