近几年中国会议行业发展已取得较大进步，全力发展硬件设备也让中国一线城市有和其他会展城市一样，具备好的条件与资源，但许多外国机构与组织往往遇到沟通障碍和理解问题，以致国际性会议仍未能如预期般地进入中国。
国际性会议进入中国的关键是什么？德国奥斯纳布吕克应用技术大学教授Helmut Schwaegermann表示，国际会展组织者进入中国市场，最重要的是要能建立伙伴关系，找到当地伙伴推进合作。
欣欣翼翔首席执行官刘平也表示，协会组织如果想在中国举办会议，必须先向政府报告，并在投标、审批前制定好预算，等待政府的审批同意，但很多协会自认为够熟悉流程而选择自己筹办，或者协会组织如果想找会议承办商，他们往往更信任国有大企业，但这些大企业并非专门承接国际性会展业务单位，达不到国际化标准。
同样地，在中国，很多投标申请的协会亦不懂会展行业，不请求专业机构的协助，也不了解外国的专业会议组织者，所以在国际会议竞标的场合下，几个目的地一起竞争，他们就比不过那些具有专业会展业、国家大力支持的目的地。
许多中国的会议举办方都清楚，需要积累更多的国际经验，但为何一些国际会议依然未能在中国举办？
Hay Group市场经理 Bruna Migliazza 指出，一方面，国外的一流专业会议组织者不知道如何与中国的专业会议组织者进行有效的合作，他们没有与国内协会建立牢固的关系，也不了解国内协会如何运作。举例来说，中华医学会（ChinaMedical Association）不一定得走卫生行政这条路，也可以以学术机构的身份发展，但很多国外组织方不知道这一点，而避免和中华医学会打交道。
此外，在大型会议类型中，又属政府部门或医院对举办大型会议的需求最多，然而他们作为组织者可能并不专业，但是却办过很多次会议。所以最好要有当地的合作伙伴，因为他们掌握政府拨款的信息，如心脏医学相关的协会知道政府在心脏疾病领域的投资和拨款，这个信息很重要。然而，这当中最主要的问题还在于协会往往不信任会议组织者，双方缺少了解与互动平台。
德国奥斯纳布吕克应用技术大学教授Helmut Schwaegermann亦指出，展会行业中，会议这一领域尤为复杂、抽象。举例来说，很多学科词汇还没有现成的译名，或是翻译的不恰当，像Event Management一词目前并没有合适相对应的中文，暂时翻译为会展管理，包括会议和展览;其次，在上海很难找到会议组织方面的合作伙伴，在上海举办的展览很多，因此展览方面的专家、公司也相对较多，但举办会议的却很少;且会展行业没有形成清晰的结构、区分不同的会议主办方，如非政府组织、公司、政府部门等其他实体，为政府及为NGO举办活动是不同的。
因此，国际性会议如欲到中国举办有哪些情况需注意？
对此，博悦咨询（北京）有限公司总经理姚红提出几点建议：
1. 让国际市场更了解中国现况。随着改革开放深入，很多中国人成为国际机构或组织内的重要成员，当中不少亦担当总干事职务，他们拥有投票表决权，可以决定在中国召开会议，但要提醒这些具备发言权的中国代表是否能有效传递中国办会的原则，比如哪些会议能得到中国政府的许可和支持，如果没有，那么这类国际会议想在中国召开恐会困难重重; 且须在专业会议组织者、合作伙伴的帮助下尽早获得目的地政府的许可，同时还要确保各国与会者都能顺利在会议召开前取得中国签证。
2. 在中国举办会议一定要慎重选择演讲嘉宾。许多国外举办的大型会议的演讲者虽然有丰富内容与信息可以分享，但当中有些内容并不适合在中国举办的会议上发表。
3. 在中国举办会议，要了解中国文化，学会与政府官员打交道，并寻求当地伙伴的合作；重要的是要选择国际化的、合格的专业会议组织者（PCO），在国内很多公司声称自己是PCO，但实际上只是目的地管理公司（DMC），专业会议组织者与目的地管理公司工作类型与内容截然不同。
欣欣翼翔首席执行官刘平也表示相同看法，在中国真正好的专业会议组织者除了要能提供优质服务，另一方面还要善于和政府打交道，有极广的人脉。举例来说，在北京人民大会堂举办活动，就必须要和政府官员打交道，而不是简单通过签协议就可以办到。
4. 要为国际协会举办大型会议，专业会议组织者必须找赞助商。没有赞助商，即便是大型的奥运会也无法成功召开。
5. 要建立中文网站为会议做宣传，更好地鼓励中国嘉宾的参与。
勿对中国场馆抱错误期待
姚红还指出，许多国际会议主办方并不了解中国的会场，而抱有错误预期。在国内，大多数会议场馆只提供场地租借，不提供专业的服务，如会议服务。目前中国几个活跃发达的一、二线城市都在积极新建场馆，但事先没有做可行性调查，也没有整体规划提供会展一条龙服务，这是非常盲目的建设。
这也是为何必须不断向国际会议主办方重申，要找当地指定的专业会议组织者，中国会场方面不提供服务，可是也有许多国外会议组织者无法因地制宜，依然执意认为会议场馆租借方应提供展览管理及相关活动服务。如何引导国际会议主办方适应中国的会展市场、熟悉当地情况相当重要。
以目前市场运作来看，欧洲会议主办方可能比北美的主办方更加包容、更精通中国市场情况，但对中国而言，北美协会能带来更大的利益回报，也是中国专业会议组织者的商业合作伙伴。
行业整体水平仍有待提升
刘平则表示，在中国会议行业仍属于一新兴行业，不能要求短期内就必须和发展了30、40年会展业的国家一样具备高水平的专业领域。近几年中国会议行业发展已取得较大进步，但还有很大的发展空间，需要再接再厉，尤其是提高整个行业的从业人员素质。目前国内的专业会议组织者水平依然参差不齐，整个行业都需加强培训，建立行业标准，提高服务质量，从而树立专业会议组织者的名望，体现其重要性。
比如，目前上海、北京及成都等城市都设有会议大使项目，大使向国外组织方介绍中国的会议需求，也将很多国际会议带到中国来，这方面中国做的比许多国家要好，展现中国会展业的优势。
此外，近几年一些国内专业会议组织公司开始招纳很多年轻海归留学生，他们接受新事物、有新思想，将他们培养成这个行业的专业人士，给公司队伍增添活力，期望能开拓出国内会议行业的新蓝海。
总的来说，西方的会议主办者要尊重当地法规，适应国情。此外，协会和组织者应该共享信息，以实现合作共赢。
